Son muchas las veces que los clientes nos han preguntado acerca de las posibilidades de la licencia Team Member para su suscripción a Business Central y es normal el interés, pues como sabemos, la diferencia de precios con los otros tipos de licencia Essential o Premium es significativa. En este artículo, basado a partir de la documentación de Microsoft publicada en julio de 2019, tratamos de describir las posibilidades de este tipo de licencias y cómo trabajan los usuarios en Business Central.
Las posibilidades que ofrece Business Central
Como se describe en la guía de licencias, los usuarios Team Members de Dynamics 365 Business Central tienen las siguientes posibilidades:
- Leer cualquier registro dentro de Dynamics 365 Business Central
- Modificar los registros de clientes, proveedores y artículos que ya están creados.
- Modificar movimientos cuando esta modificación está permitida desde una perspectiva contable, como por ejemplo la fecha de vencimiento en los movimientos de cliente.
- Aprobar o rechazar tareas en todos los flujos de trabajo asignados al usuario.
- Crear, editar o eliminar una oferta.
- Crear, editar o eliminar información personal.
- Completar Partes de horas.
- Utilizar PowerApps para Dynamics 365.
- Los módulos de aplicación para Team Members no se pueden personalizar con más de 15 entidades. Además, la personalización sólo está permitida si los cambios no afectan a tablas estándar del producto.
Business Central dispone de un conjuntos de permisos específicos para la configuración de estos usuarios:
| Conjunto de Permisos | Descripción |
| D365 Read | Proporciona acceso de lectura a todas las tablas |
| D365 Team Members | Da acceso de escritura, eliminación y modificación a un subconjunto de tablas, es decir, da acceso a crear una oferta de venta, a modificar un pedido de venta, modificar una ficha de proveedor, etc. Básicamente define lo que el usuario de Team Members puede hacer |
| Local | Brinda acceso de escritura, eliminación y modificación a todas las funciones locales. |
| D365 Seguridad | Brinda acceso para administrar usuarios. No está asignado a Team Members por defecto, pero pueden ser asignados si es necesario |
| D365 TROUBLESHOOT | Da acceso a herramientas para solución de problemas. |
Además, el plan Team Members, también incluye permisos para el rango completo de objetos para extensiones y personalizaciones, así como a PowerBI, PowerApps y Microsoft Flow.
Comprobar la viabilidad del plan Team Members antes de comprarlo
Puede configurar un usuario con los mismos privilegios de acceso (permisos) que un usuario Team Members incluso cuando solo se ha registrado con un plan de evaluación, es decir, si se acaba de registrar para probar el producto y no ha comprado un plan todavía.
Nota: Si ya tiene usuarios con Team Members asignados, puede realizar estas pruebas en un Sandbox.
Para preparar un usuario Team Members de prueba, debe realizar estos pasos:
- Vaya a la lista de Usuarios.
- Seleccione el usuario (o seleccione Editar) para editar el usuario.
- Elimine todos los grupos de usuarios y todos los conjuntos de permisos del usuario.
- Asigne el grupo de usuarios D365 TEAM MEMBERS al usuario.
La configuración del usuario ahora debería verse como la configuración de usuario predeterminada de los Team Members que se muestra en la sección anterior
El Centro de funciones predeterminado para un nuevo usuario es Business Manager, pero para los usuarios Team Members, el valor predeterminado es el rol center Team Members. Por lo tanto, debe cerrar sesión y entrar y seleccionar manualmente el Centro de roles correcto.
- Inicia sesión como usuario de los miembros del equipo.
- Elija Mi configuración.
- En el campo Rol, seleccione Team Member
Trabajar con extensiones
Un usuario del plan Team Members puede trabajar con extensiones, tanto propias como de terceros que encuentre en el Marketplace de extensiones. También podrá trabajar con las extensiones propias que cree al personalizar su tenant.
Tanto en extensiones de terceros como extensiones por tenant, solo se permite que los Team Members utilicen 15 entidades personalizadas (objetos de tipo tabla) por sesión de usuario.
Los usuarios de Team Members no pueden instalar extensiones. Un usuario completo (ya sea usuario Essential o Premium) o un usuario administrador delegado debe encargarse de la instalación de las extensiones en el tenant.
Trabajar con PowerBI, PowerApps y Microsoft Flow
Un usuario puede usar PowerBI, PowerApps y Microsoft Flow como usuario del plan Team Members.
Los datos que recupere y el uso de los datos en estos productos estarán restringidos por el propio plan Team Members, es decir, si está usando un PowerApps para gestionar pedidos de venta, puede leer todos los pedidos de venta, pero solo modificar los existentes. No se pueden crear nuevos pedidos de venta ya que esto no está permitido por las restricciones del propio plan.
Otras consideraciones a tener en cuenta en el plan Team Members
- El primer usuario que accede a Business Central no puede ser un usuario de Team Members. Porque al menos se requiere un usuario Essential o Premium antes de que un usuario de Team Members pueda unirse, se requiere que un usuario completo inicie sesión primero. El primer inicio de sesión del usuario obtiene el permiso SUPER, y eso probablemente no sea lo que debería tener el usuario del plan Team Members.
- Los usuarios de Team Members no pueden crear nuevas empresas. Esta es una tarea que cae fuera de su alcance de trabajo.
- Cuando cambia la configuración de un usuario al plan de Team Members a través del Portal de Office, el usuario “administrador” debe añadir el usuario a la lista de usuarios y elegir la acción “Actualizar todos los grupos de usuarios” para actualizar los cambios en Business Central.
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Juan Miguel Cerezo
Business Applications