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7 beneficios de la firma digital de documentos

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A pesar de los reiterados mensajes sobre transformación digital que inundan el discurso de las tecnológicas desde hace años, la pandemia de la COVID-19 ha evidenciado una brecha de adopción tecnológica en muchas pymes españolas.

Por otro lado, quienes han sido capaces de emplear la tecnología para adaptarse a los cambios se han podido beneficiar de multitud de herramientas capaces de sobreponerse al reto, por ejemplo, del factor presencial, afectando tanto al entorno del trabajo como a las relaciones con las administraciones.

La firma digital de documentos, si bien pareció postularse en su día como una alternativa para «los más modernos», ha adquirido una gran importancia en los últimos tiempos gracias a sus ventajas, las cuales vamos a analizar en este texto. También vamos a ver cómo firmar un documento de forma digital.

¿Qué es la firma digital?

La idea de la firma digital es la de emplear un sistema criptográfico que certifique tanto la identidad del firmante como la integridad del documento, y que cuente con la misma validez jurídica que la de la tradicional firma manuscrita.

No obstante, este concepto suscita cierta confusión. Puede que aún haya quien piense que este elemento es un autógrafo digitalizado que se inserta en documentos electrónicos. Es decir, que la firma digital de documentos PDF consista, por ejemplo, en agregar una imagen que recoja la firma del signatario.

Por lo tanto, conviene aclarar que la firma digital no tiene nada que ver con la digitalización de firmas manuscritas. Hablamos de un sistema apoyado en software, que permite firmar documentos y comprobar si estos han sufrido cambios posteriores a la rúbrica. La firma obtenida cuenta con dos claves: una privada y otra pública, que se incorporan a los documentos como un cifrado adicional de seguridad.

La obtención de la firma digital para empresas se hace a través de entidades prestadoras de servicios de certificación, donde destaca la FNMT (Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre). No obstante, y aunque todavía mucha gente no lo sabe, hemos de reseñar que los DNI electrónicos ya cuentan con una firma digital, válida para la persona física titular del documento.

¿Y cómo se puede firmar un documento de manera digital? Es necesario contar con un software de firma digital que, por un lado, permita al signatario insertar su firma y, por otro lado, permita desencriptarla al receptor del documento.

Tipos de firma digital

Firma digital avanzada

  • Está vinculada unívocamente a la identidad y a los datos del signatario.
  • Permite que el firmante sea identificado por ella.
  • Los datos que contiene han sido incorporados solo por el signatario.

Si se han producido cambios en algún momento después de que la firma haya sido estampada, el sistema los detecta y emite un aviso. Además, su elevado grado de seguridad garantiza por completo que la identidad del firmante se corresponde con la firma, por lo que actúa como método de prevención ante suplantaciones de identidad.

Esta garantía de consistencia permite a los documentos firmados con firma digital avanzada ser utilizados como pruebas en procesos legales. Dentro de este grupo encontramos la firma biométrica y la firma con OTP certificada.

Firma digital cualificada

La firma digital cualificada dispone de un protocolo adicional de seguridad, que consiste en un certificado cualificado de firma electrónica (certificado digital o DNI electrónico) y en un dispositivo seguro cualificado (como un token USB o una Smartcard), que debe cumplir con las especificaciones de la directiva europea UE 210/2014.

Esta firma aprovecha la seguridad adicional que otorgan los certificados digitales y los DNIe para dar total seguridad a la validación de la identidad del signatario. Estas son las más utilizadas para relacionarse con la Administración Pública.

Beneficios de la firma digital para las empresas

  1. Ahorro de tiempo. Los trámites burocráticos suelen requerir de bastante tiempo, y lo que se consigue al firmar documentos digitalmente es reducir tiempos de espera, y agilizar el tránsito de documentación.
  2. Garantía de integridad. Las validaciones que incluye la firma electrónica consiguen garantizar la integridad de los documentos, protegiéndolos de modificaciones indeseadas por parte de cualquier persona o entidad.
  3. Aceleración de la transformación digital. Si el personal sabe cómo firmar digitalmente documentos, se estará avanzando en la transformación digital de la empresa: puede ser el primer paso hacia la optimización de otros procesos operativos.
  4. Seguridad jurídica. Las firmas digitales no tienen efectos jurídicos distintos a las firmas manuscritas. Cualquier documento firmado digitalmente es igual de válido. Sin embargo, la seguridad conferida por sus sistemas de validación contribuye a securizar los documentos.
  5. Reducción de costes. No solo hablamos de tiempo, sino también de dinero. Al firmar digitalmente documentos estaremos haciendo un uso más racional de recursos tradicionales como tóner / tinta y papel.
  6. Bajo impacto medioambiental. Al reducir drásticamente el volumen de documentación impresa, la empresa reducirá automáticamente su huella medioambiental al mínimo.
  7. Mejora de la reputación corporativa. La imagen de la empresa se verá fortalecida frente a clientes, proveedores y colaboradores.

Actuando bajo la figura de Tercero de Confianza, Docuten eSign proporciona una solución integral de firma digital para empresas, consistente en un entorno completo que garantiza la seguridad en las comunicaciones y validación en todas las etapas. Además, incluye registros, notificaciones y custodia eficaz de los datos. Docuten eSign se puede conectar con Microsoft Dynamics 365 Business Central, incorporando la firma digital de documentos dentro de los procesos de negocio sin salir del ERP.

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