Actualización septiembre Office 365

Actualización septiembre Office 365 en Teams, SharePoint y Seguridad

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Bienvenidos a la actualización de Office 365 lanzada por Microsoft durante el mes de septiembre de 2018. En este artículo te hacemos un resumen de las últimas actualizaciones de la herramienta colaborativa de Microsoft con el objetivo de ayudarte a sacarle el máximo provecho y hacer a tus empleados mucho más productivos.

En esta ocasión vamos a hablarte de PowerPoint, Access, Microsoft Teams, Power BI, SharePoint y Seguridad. ¿Te lo vas a perder?

Fuentes en PowerPoint

¿Qué pasa si hago una presentación en PowerPoint con unas fuentes determinadas y la comparto con un compañero que no tiene dichas fuentes? Simplemente que la presentación se ve diferente. En Aitana estamos seguro de que esto te ha pasado alguna vez.

Sin embargo, ahora (no solo en los ordenadores con Windows, sino también en los Mac) puedes asegurarte de que las fuentes se muestren de la forma adecuada. ¿Cómo? Incrustando las fuentes en el documento de PowerPoint cuando las guardes.

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Simplemente haz clic en ‘Guardar como’, luego haz clic en ‘Examinar’ para abrir el cuadro de diálogo ‘Guardar como’ y, a continuación, haz clic en ‘Guardar opciones’ en el menú desplegable ‘Herramientas’ junto al botón Guardar. Al hacer clic en la casilla de verificación ‘Incrustar fuentes en el archivo’ te asegurarás de que las fuentes que has utilizado en tus diseños sean las fuentes que tus compañeros verán cuando les compartas tu presentación de PowerPoint.

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Nuevos gráficos en Access

El papel que desempeñan los informes de Access es clave para las empresas, ya que permite a sus responsables la toma de mejores decisiones a partir de un conocimiento más exhaustivo de los datos de su negocio.

Recientemente, el equipo de Access ha introducido un nuevo conjunto de gráficos más fáciles de crear y que proporcionan diferentes formas de visualizar los datos de las empresas y presentarlos de una manera más moderna.

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La lista de informes disponibles incluye tanto gráfico de columnas como de barras, líneas y sectores. Además, los nuevos informes se pueden personalizar para que se ajusten a tus necesidades específicas utilizando un nuevo panel llamado ‘Configuración del gráfico’. ¡Te animamos a que entres en la plataforma y comiences a utilizar las novedades!

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Novedades en Microsoft Teams

Hay un par de características que en los últimos meses están siendo implementadas y mejoradas por el equipo de Microsoft Teams. Una de ellas es, por ejemplo, el estado de No Molestar.

Seguro que muchas veces deseas ponerte en este Estado, sin embargo, quieres que ciertas personas como tu jefe puedan ponerse en contacto contigo. Ahora, ya puedes establecer excepciones a tu estado.

Sólo tienes que hacer clic en tu avatar, hacer clic en Configuración, luego en Privacidad, y puedes dar acceso prioritario a determinadas personas. Esto significa que recibirás notificaciones de chats, llamadas y @menciones de las personas que elijas, incluso cuando tu estado esté configurado en No molestar.

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Otra nueva característica de Teams es la nueva aplicación Wiki, que te permite mantener tus propias notas privadas en la pestaña ‘Personal’, ver todas las páginas de la wiki de las que formas parte en la pestaña ‘Todos’, o volver a las que has usado recientemente en la pestaña ‘Recientes’.

También es interesante saber que hay un práctico comando wiki de barra oblicua para cuando quieras escribir una nota mientras estás en un área diferente de Teams. En el cuadro de comandos en la parte superior de la pantalla, simplemente escribe /wiki, luego presiona Enter y escribe una nota. Presiona Enter de nuevo cuando termines, y la nota irá directamente a la pestaña Personal de la aplicación Wiki.

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Nuevas funcionalidades 

Por último, Microsoft anunció hace unas semanas que había completado su hoja de ruta para traspasar las características y la funcionalidad de Skype para empresas a Microsoft Teams. Esta nueva funcionalidad incluye muchas características nuevas, incluyendo:

  • Funciones de mensajería como chat o capacidades de traducción en línea, que permiten a los miembros del equipo conversar en su idioma nativo.
  • La capacidad de alojar y grabar reuniones en la nube con hasta 250 participantes.
  • Funciones de llamadas que incluyen soporte, colas de llamadas, asistente automático, transferencia de consultas y soporte fuera de la oficina.

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Exportar a PDF un informe en Power BI

Mientras que los informes y cuadros de mando de Power BI se ven muy bien en línea, el equipo de Power BI se ha hecho eco de la necesidad de imprimir y enviar por correo electrónico copias de los informes de trabajo a otras personas, tanto dentro como fuera de la organización.

Con la última actualización de Power BI Desktop, encontrarás un nuevo comando ‘Exportar a PDF’ en el menú ‘Archivo’. Sólo tienes que hacer clic y generarás una representación perfecta de cada página de tu informe de Power BI, abriéndola automáticamente en su visor de PDF predeterminado. Desde allí, puedes guardarlo donde quieras, enviarlo por correo electrónico como archivo adjunto o imprimirlo.

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Ten en cuenta que la opción ‘Exportar a PDF’ sólo está disponible en la versión de escritorio de Power BI.

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Administradores de SharePoint

A partir de finales de julio de 2018, el equipo de SharePoint comenzó a implementar varias mejoras en la experiencia de creación de sitios de SharePoint Online, con el objetivo de capacitar a los usuarios y, al mismo tiempo, proporcionar los controles adecuados a los administradores.

Hasta hace poco, si la creación de Grupos de Office 365 estaba desactivada para un grupo de usuarios, estos sólo podían crear sitios de equipo ‘clásicos’ de SharePoint. Ahora, esos mismos usuarios están capacitados para crear tanto sitios de equipo como sitios de comunicación de SharePoint. Los administradores de SharePoint y los administradores globales de Office 365 pueden activar o desactivar la capacidad de los usuarios para crear estos sitios de equipo de SharePoint. También pueden especificar qué tipo de sitios pueden crear los usuarios.

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Desde el punto de vista administrativo, el departamento de TI establece quién puede crear Grupos Office 365 y quién puede crear sitios SharePoint. Con este cambio, los administradores ahora pueden permitir que más usuarios creen sitios de equipo, incluso si esos usuarios no están habilitados para crear Grupos Office 365.

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Microsoft aumenta la seguridad

Somos conscientes de que el paso a la nube aumenta la flexibilidad de tus empleados y reduce tus costes de TI, pero también introduce nuevos retos y complejidades para mantener la seguridad de tu organización. Para poder obtener el máximo beneficio de las aplicaciones en la nube, un equipo de TI debe encontrar el equilibrio adecuado entre el soporte de acceso y el mantenimiento del control. Todo ello con el objetivo de proteger sus datos.

Según una investigación de Microsoft más del 30% de las aplicaciones utilizadas en las organizaciones pueden clasificarse como, por utilizar un término técnico, arriesgadas. Teniendo en cuenta más de 70 factores, Microsoft Cloud App Security evalúa cada aplicación en función de las certificaciones reglamentarias, el cumplimiento y los estándares específicos del sector, para proporcionar a los clientes información valiosa que les ayude a tomar decisiones sobre cómo gestionar las aplicaciones en la nube en su organización.

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Además, con las ciberamenazas en aumento, en Microsoft siguen invirtiendo en nuevas capacidades de detección de amenazas y aprovechan los análisis de comportamiento de los usuarios finales para minimizar el impacto en su organización. Microsoft Cloud App Security está disponible como parte de Enterprise Mobility + Security E5 o como servicio independiente. ¿Te interesa?

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Éstas son todas las novedades que Microsoft ha puesto en marcha en este mes de septiembre. Como siempre, en Aitana os mantenemos informados de todas las novedades no solamente a través de este blog, sino también a través de la sección específica de Office 365. ¡Ponte al día con Aitana y si tienes cualquier duda, no te pierdas el vídeo de nuestro último webinar sobre Office 365!

 

 

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