A medida que la estructura organizativa de la empresa crece por la diversificación de líneas de negocio, ampliación de centros venta, ampliación de departamentos internos, etc. se hace más complicada la toma de decisiones estratégicas debido a la falta de información concreta y precisa.
La contabilidad financiera es el mejor instrumento con que cuenta una empresa para determinar sus resultados económicos, pero no es capaz de precisar el origen, ni qué, ni cómo se han generado. La contabilidad analítica permite medir el coste que supone cada cliente, cada línea de producto, cada departamento, cada zona geográfica, para saber de forma exacta los beneficios o pérdidas que aporta cada una de las unidades de negocio al resultado global de la organización. Esa información es vital a la hora de tomar decisiones estratégicas en la empresa.
Una buena definición de coste es la dada por Richard Wilson: “…todo lo que hace un directivo, así como muchas de las cosas que no llega a hacer, tienen su correspondiente coste. El coste se caracteriza por la palabra sacrificio y, como tal, tiene un gran interés para la dirección controlar y reducir, siempre que sea posible, los sacrificios que implica la obtención de los resultados deseados.”
Sage X3: contabilidad
El sistema de gestión Sage X3 permite tener una contabilidad analítica diferenciada de la financiera que a su vez se alimenta de ella sin la necesidad de duplicar trabajos.
La parametrización de la contabilidad analítica en el sistema Sage X3 se realiza en los siguientes pasos:
1. Definición del plan contable analítico.
La empresa puede optar por dos alternativas:
- Que el plan social ó financiero definido por la empresa a su vez sea utilizado como plan analítico.
- Definición de un plan contable particular de uso único y exclusivo analítico.
En este caso será necesario definir la relación existente entre las cuentas contables del plan social y las cuentas contables del plan analítico para que la contabilidad financiera alimente automáticamente la contabilidad analítica.
2. Definición de los ejes analíticos.
Cada empresa en función de sus características y necesidades debe decidir bajo qué criterios quiere romper su cuenta de resultados financiera (áreas de negocio, centros de trabajo, departamentos, zonas geográficas, líneas de productos, etc.). Cada criterio definido será representado por su correspondiente eje analítico. En Sage X3 se pueden analizar conjuntamente hasta 9 ejes analíticos.
3. Dar de alta las secciones analíticas.
Las secciones son los diferentes valores que pueden asignar a cada uno de los ejes creados (para el eje departamento los posibles valores son ventas, compras, producción, personal, etc. Para el eje zona geográfica los posibles valores son norte, sur, este…).
Los diferentes reportes de cada sección/eje permitirán conocer el resultado que cada cliente, línea de producto, departamento, zona geográfica, etc.
4. Asignación de secciones analíticas a datos maestros.
Hay procesos de negocio (venta, distribución, compra, almacén, etc.) donde se conoce de antemano el valor analítico (sección) que corresponde para alguno de los criterios (ejes) creados. Esto depende de los datos maestros que intervengan en el proceso.
Ej.: en un proceso de venta interviene siempre la figura del cliente. Si uno de los ejes creados fuera la zona geográfica, en el momento que se crea el cliente es muy posible conocer la zona geográfica a la que pertenece, por lo tanto, es posible darle un valor por defecto a ese cliente para el eje zona geográfica.
Hay muchos datos maestros en los que es posible definir valores por defecto para determinados ejes, clientes, proveedores, transportistas, artículos, elementos de facturación, cuentas contables, etc. Esos valores por defecto, se trasladarán a todos los procesos en los que intervengan esos datos maestros.
5. Posibilidad de definición de criterios de reparto de costes a priori.
Todas las empresas cuentan con una serie de costes, ya sean fijos o variables, que por su naturaleza es posible conocer de antemano, dónde y en que cuantía deben ser imputados.
La definición de criterios de reparto a priori en Sage X3, permite definir una estructura de reparto de costes fija, bien por importe o en porcentaje para cada uno de los ejes creados. Las estructuras creadas podrán ser utilizadas en los procesos contables, consiguiendo así repartir el coste de la operación según los criterios establecidos en la estructura.
6. Posibilidad de definir criterios de reparto a posteriori.
Hay determinadas operaciones empresariales que en el momento de su registro contable no es posible conocer cuál debe ser su imputación analítica, pero pasado un tiempo sí. Para este tipo de operaciones, en Sage X3 es posible definir estructuras de reparto de costes a posteriori, que permitirán la distribución de estos costes una vez que se tenga una certeza absoluta de cómo debe su reparto.
A medida que se registran las operaciones contables en el sistema, tendrán tambien su reflejo analítico en cada uno de los ejes que se hayan definido.
En el area de reporting, Sage X3 cuenta con toda una serie de consultas y listados que permiten conocer el resultado de cada uno de los ejes y secciones analíticos definidos en tiempo real.
Otro concepto muy importante en Sage X3 es el de pirámides analíticas. Permite realizar informes analíticos a varios niveles agrupando las diferentes secciones analíticas de los ejes a nuestro gusto. A su vez, se puede obtener acumulados intermedios y reorganizar de una forma ágil y gráfica la composición de la pirámide. Podemos mantener múltiples pirámides por eje analítico, los que permitirá analizar la información desde diferentes puntos de vista.
Si estás interesado en este tema y te ha quedado alguna duda por resolver, ¡ponte en contacto con nosotros! Estaremos encantados de ayudarte a mejorar tu gestión con Sage X3.
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