Por qué una empresa debería usar un software de gestión documental

Por qué una empresa debería usar un software de gestión documental

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La profusión de documentos creados, consultados, copiados, eliminados, enviados, recibidos y almacenados a diario por las empresas hace necesaria una óptima gestión documental para que toda esa información sea correctamente tratada. De este modo, las empresas logran tener un mayor control sobre toda la información que manejan y, además, consiguen ahorrar tiempo y costes. Sin embargo, en lo que respecta a la gestión documental, no todas las medidas adoptadas dan los mismos resultados, pues contar con un potente software de gestión documental siempre dotará a la empresa de la mejor herramienta para dicha gestión.

¿Qué se entiende por software de gestión documental?

Tal y como se ha avanzado, una adecuada gestión de documentos puede traducirse en el ahorro de tiempo y costes para la empresa. Por lo tanto, invertir en un software de gestión documental repercutirá de forma positiva en la productividad de la compañía.

Así pues, un software de gestión documental puede ser definido como aquel programa específico que ayuda a optimizar el tratamiento de todos los documentos electrónicos o manuales de una empresa, sean del tipo que sean –documentos escritos, imágenes, vídeos o sonidos-, desde su recepción o creación hasta su eliminación.

Ventajas y beneficios de contar con un software para la gestión documental de una empresa

Ya se ha hecho alusión al ahorro de tiempo y costes que se puede conseguir gracias un software de gestión documental, pero se hace necesario explicar más en profundidad lo que un programa de estas características puede aportar a una empresa.

  • Efectivamente, se ahorra tiempo. Se ahorra mucho tiempo. Esto se consigue gracias a múltiples factores. Por un lado, la automatización de numerosas tareas, como la emisión de documentos y su clasificación; por otro, la rapidez y la facilidad para encontrar todos los documentos e información que se necesiten, gracias a una correcta organización centralizada de los mismos, garantizan una mayor agilidad en su gestión.
  • Como consecuencia de lo anterior, un software de gestión documental como Document Capture para Microsoft Dynamics NAV propicia un mejor flujo de trabajo. El hecho de que el personal de los distintos departamentos pueda acceder a toda la información de una forma rápida y eficaz se traduce en una mayor eficiencia a todos los niveles: se dan respuestas más rápidas y adecuadas a los clientes, evita las distracciones en los equipos de trabajo, evita los conflictos entre departamentos y permite dedicar el tiempo ahorrado en otras actividades más productivas.
  • También se ahorra en costes y no solo porque “el tiempo es dinero”, sino porque pueden evitarse, sin ir más lejos, recargos a la hora de emitir pagos de préstamos a los bancos. Por su parte, la automatización de la emisión de facturas también propicia el cobro temprano de las mismas, así como un control cercano de pagos y cobros. Además, el ahorro en material físico gracias al predominio de lo digital también contribuye a la disminución del gasto.
  • Los recursos físicos son optimizados como consecuencia del protagonismo digital. Así, el escaneo de los documentos físicos hace posible una reducción del tamaño de las instalaciones reservadas al archivo y custodia de todos los documentos de la compañía.
  • Centralización de la información, gracias a la cual se potencia tanto el flujo de trabajo como la colaboración entre distintos departamentos y, algo muy importante, entre distintas sedes o lugares de trabajo separados entre sí.
  • Mayor grado de personalización de los diferentes documentos gracias a la creación de plantillas en función de las distintas necesidades que se tengan.
  • Mayor seguridad, pues las copias de seguridad evitarán la destrucción de los documentos, así como también se puede llevar un control sobre quién accede a los distintos documentos, por lo que la sustracción de información sensible puede ser fácilmente rastreable.

Integración del software de gestión documental con el ERP

Mención especial merece la posibilidad de la integración de los programas de gestión documental como el Document Capture NAV y el Zetadocs con otros programas, como pueden ser el ERP y CRM de Microsoft Dynamics que implementa Aitana como partner de Microsoft Dynamics.

Con esta integración, la compañía tendrá en su poder una potente herramienta de gestión a todos los niveles, pues no solo tendrá la capacidad de gestionar sus documentos, sino que también podrá enfocar el tratamiento de los mismos en función de toda la información que su ERP y su CRM le proporcionen sobre sus clientes, y viceversa.

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Principales programas de gestión documental

Tal y como se apuntaba anteriormente, dos son los programas de gestión documental que destacan por encima del resto: Zetadocs para Microsoft Dynamics NAV y, sobre todo, Document Capture para Microsoft Dynamics NAV.

Ambos programas se caracterizan por cumplir con todos los puntos enumerados más arriba, incidiendo en la facilidad de capturar de forma automática documentos electrónicos y en la capacidad de guardarlos también automáticamente para su posterior recuperación. Al estar desarrollados para Dynamics NAV, ambos programas tienen la capacidad de nutrirse de los datos insertados en el ERP de Microsoft, por lo que las posibilidades que presentan estos programas de gestión documental son inconmensurables.

Asimismo, Document Capture sobresale por su facilidad a la hora de personalizar el proceso automático de escaneado de documentos en papel, destacando el uso de la tecnología OCR, gracias a la cual Document Capture puede monitorizar el email de las facturas recibidas para registrarlas automáticamente, entre otras ventajas..

¿En quién se debe confiar para implementar un software de esta complejidad?

Después de conocer la importancia de los programas de gestión documental, parece evidente que la implantación del mismo ha de ser llevada a cabo por empresas como Aitana. Más de 30 años implementando soluciones de tecnología avanzada para la gestión de empresas son un buen aval, pero el hecho de ser partner destacado de Microsoft Dynamics le otorga la capacidad y la autoridad para postularse como la mejor opción para la implementación de programas tan sofisticados.

De esta forma, como partner de Microsoft Dynamics, desde Aitana se ofrecen a las empresas de diferentes sectores potentes herramientas de gestión a todos los niveles, gracias a las cuales estas mejoran su eficiencia e índice de beneficios.

 

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