Integración de Microsoft Dynamics CRM y Outlook

Aitana Soluciones ERP y CRM CRM Leave a Comment

En nuestro sector (el del software de gestión empresarial), es común oír muy a menudo la palabra Productividad, pues es sinónimo de eficiencia, de dar al usuario una herramienta moderna, y que ha tenido en cuenta las necesidades cotidianas de su día a día. El problema reside en que es fácil pregonar y difícil aplicar la Productividad.

En esta entrada quiero escribir acerca de mi experiencia personal como usuario “raso” de Microsoft Dynamics CRM, y cómo éste me ha ayudado a hacer una tarea importante de manera mucho más ágil. Coincidiremos en que un CRM tiene sentido sin en él hay información que nos pueda ayudar como empresa a ser más eficaces en las tareas comerciales (entre otros aspectos), y hoy en día escribimos/recibimos muchos e-mails que deberían estar en el CRM.

Microsoft Dynamics CRM incorpora un conector que le permite enviar mails usando nuestra cuenta de correo, pero eso tiene el “inconveniente” de requerir escribir el correo desde el propio CRM, lo que a priori sin ser un engorro, no es algo que sea “súper-cómodo” de usar. Eso sí, si queremos dejar traza de ese correo pues quizás en él haya algo importante (por ejemplo, un presupuesto), o de algo que requiera dejar “rastro” comercial (p.ej. No van a hacer inversiones hasta el año próximo), no nos queda más remedio que claudicar y usar su gestor de correo. Hasta aquí la productividad es poca, por no decir nula.

Con el conector que Microsoft facilita gratuitamente para su programa de Correo, Outlook, la eficiencia se alcanza de inmediato, pues al enviar/recibir un Mail, sólo deberemos hacer click en el icono “Seguimiento” en CRM, y automáticamente el conector de encargará de dejar rastro de ese correo en la ficha de nuestro contacto dentro de CRM. Esto tiene además una importante ventaja : mi empresa conoce en todo momento que estoy comentando por correo con esa persona, de modo que aunque yo no esté, o borre ese correo, dentro de CRM quedará como una actividad tipo correo Cerrada. Además si esa persona (el destinatario) nos responde ese correo, Dynamics CRM también lo registrará, y así (y siempre que no varíe el asunto del Mail) quedará toda la conversación almacenada.

Otra característica destacable es la capacidad de disponer de mi “trozo” de CRM dentro de Outlook, de modo que puedo trabajar Offline cuando estoy fuera de la oficina y no dispongo de conexión a la red. Trabajando así, cuando el conector detecta que vuelve a haber conexión se encarga de sincronizar la información de manera bidireccional.

No mencionaré en esta entrada las muchas APP que existen para trabajar con Dynamics CRM desde Smartphones o Tablets, pero eso también es Productividad.

Más información : Microsoft Dynamics CRM

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