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Impacto económico de implantar Microsoft 365

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Siempre hemos afirmado que el uso de herramientas de productividad ofimática redunda en el beneficio de todo tipo de negocios. Cuando la pandemia de la COVID-19 obligó a las organizaciones a adoptar medidas para propiciar el teletrabajo de sus empleados, se constató una importante brecha tecnológica. Sobre todo, entre quienes adoptaron las soluciones correctas a tiempo y quienes, por el contrario, tuvieron que hacerlo a marchas forzadas.

Ahondando en esta dicotomía sobre el nivel de adopción tecnológica, creemos que es necesario respaldar con datos las ventajas de Microsoft 365 para las organizaciones en cuanto a impacto económico se refiere, y por qué las características de Microsoft Office 365 le convierten en la mejor solución de productividad.

Según un estudio de Forrester, una organización típica experimenta unos beneficios de más de 3.000 dólares por usuario en tres años frente a unos costes de poco más de 1.000 dólares. Esto supone un valor actual neto (VAN) de 1.948 dólares por usuario y un retorno de la inversión (ROI) del 163%. Por otra parte, para una empresa de 70 empleados, implantar Microsoft 365 supondrá un beneficio de 136,4K dólares en tres años. ¡Sigue leyendo y descubre más datos!

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Métodos de trabajo con baja productividad

El entorno en el que se desplegaban y utilizaban las herramientas previas a Microsoft 365 no era el más propicio para la productividad. Y es que, se utilizaban métodos de trabajo antiguos basados en:

  • Silos de información. Cada empleado almacenaba sus documentos en su propio ordenador, existiendo en ocasiones múltiples “nuevas versiones” de archivos que no siempre estaban en manos de quienes realmente los necesitaban.
  • Seguridad débil. No había forma de comprobar si algún empleado había suprimido indebidamente algún fichero, bien eliminándolo por error o bien creando una copia y llevándosela a su casa en un pendrive.
  • Ineficiencia del departamento de TI. Compuesto tradicionalmente por un puñado de personas que, esencialmente, invertían la mayoría de su jornada laboral en tareas de poco valor. Este es el caso de encontrar documentos perdidos, reconfigurar el acceso al correo de cada usuario, o concediendo credenciales de acceso a aplicaciones de negocio.
  • Presencialidad obligatoria tanto en el puesto de trabajo como en viajes de negocios y reuniones cara a cara con socios, clientes, proveedores o empleados. En consecuencia, se disparaban los gastos que tanto la empresa como los trabajadores tenían que asumir.

Beneficios económicos de Microsoft 365

El primer punto en el que destaca Microsoft 365 es en su capacidad de automatización de los procesos de negocio y de los flujos de trabajo individuales. Las organizaciones pueden almacenar sus documentos en la nube y garantizar un acceso compartido a los miembros de la organización que los necesitan. El impacto económico, en este aspecto, es superior al 18 % de la cifra anual de negocio.

Además, se facilita la labor de los responsables de TI, que ven cómo su tiempo se optimiza y puede dedicarse a dar valor añadido, en lugar de resolver incidencias del día a día que son fácilmente evitables. En este punto, el impacto económico se aproxima al 17 % de la cifra anual de negocio de una pyme.

En tercer lugar, las pymes se benefician de un ahorro en costes de desplazamiento, incluyendo gastos directos de representación (viajes y dietas), además de otros costes no cuantificables directamente, como los que tienen que afrontar los empleados que, sistemáticamente, acuden al centro de trabajo en lugar de teletrabajar. El impacto económico de las videoconferencias y la mensajería instantánea en la pyme se estima también en un 17 % de la cifra anual de negocio.

Por último, existe otro factor que influye positivamente en el saneamiento financiero de la organización: el coste de las licencias de software. Lejos quedan los tiempos en los que se utilizaban multitud de herramientas informáticas distintas. Cada una con su modelo de licencia y su estructura de precios. Adoptar Microsoft 365 simplifica el proceso y supone un claro ahorro que se traduce en casi un 19 % de la cifra de anual de negocio de la empresa, ya que se incluye un modelo de licenciamiento por usuario y mes, de modo que es mucho más fácil predecir el gasto de cara al futuro.

Análisis de costes de implantación

La proyección del coste de las suscripciones de Microsoft 365 sigue una tendencia análoga al del crecimiento que hemos analizado previamente: en torno a un 18 % con respecto al coste de implantación de los modelos tradicionales.

Por otra parte, si se cuantifican los costes asociados al aprendizaje de las herramientas de administración de Microsoft 365, también vemos una tendencia similar que se manifiesta en un incremento cercano al 17 % de los costes anteriores, incluyendo los gastos de formar al personal especializado.

Por último, el coste de formar a los usuarios finales (empleados) apenas es significativo. De hecho, cuesta un 3 % menos respecto al coste de la formación que los mismos empleados necesitaron en el manejo de las herramientas anteriores.

Como hemos visto, se puede constatar una sensible mejoría tras implantar Microsoft 365 en empresas de cualquier tamaño y sector de actividad. Hay evidencias más que de sobra para confiar en esta solución ofimática basada en la nube. Incluso hablando de la cantidad de tiempo y dinero que se ahorran las empresas al utilizarla. Desde Aitana, somos conocedores de las ventajas de Microsoft en todos sus productos, y en especial de Microsoft Office 365 para pymes. ¿Te ayudamos a ponerlo en marcha? ¡Rellena el formulario!

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