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La factura electrónica: ¿Qué es y cuáles son sus beneficios?

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Muchas empresas se benefician actualmente de las grandes ventajas de la factura digital, pero todavía queda mucho recorrido en nuestro país, sobre todo entre las pymes, que van más retrasadas en la implantación de un sistema de facturación completamente electrónico. El objetivo final de este movimiento es simplificar los trámites entre las empresas y entre estas y las administraciones públicas. Se pretende alcanzar un entorno de relaciones completamente paperless en el que, además de reducir costes económicos y medioambientales, se gane en calidad de gestión. 

Como veremos en este post, existen soluciones digitales que permiten llevar la facturación en un formato digital de forma fácil y sin grandes costes para las empresas. Pero antes, es conveniente saber de qué estamos hablando cuando decimos factura electrónica y cuáles pueden ser los beneficios de implantarla entre las empresas.

¿Qué es la factura electrónica?

La primera aclaración que debemos hacer antes de continuar es que la facturación electrónica y en papel tienen, hoy por hoy, la misma validez legal. Ambas se encuentran reguladas en la misma normativa (el Real decreto 1619/2012, de 30 de noviembre), en la que se establece la obligación de facturar, así como los requisitos que tiene que incluir la factura, sea digital o en papel. 

Así pues, una factura digital no deja de ser una factura. Tiene el mismo contenido y los mismos efectos legales. Una factura es la justificación de que se ha realizado una entrega de bienes o una prestación de servicios. La factura en papel es el documento tradicional impreso que se entrega en mano o se recibe por correo postal, y la factura electrónica se emite y se recibe a través de medios electrónicos. 

Además, la factura electrónica necesita el consentimiento del destinatario. De hecho, es este el que decide si quieres que las facturas le lleguen en papel o de forma electrónica. Pero para el emisor, en muchas ocasiones, no queda esa posibilidad de elegir, puesto que en algunas circunstancias las empresas no tienen más remedio que facturar digitalmente. Esto ocurre, por ejemplo, con las administraciones públicas o con las grandes empresas que solo admiten facturas electrónicas a sus proveedores.

En estos casos, además, la estructura de la factura electrónica tiene que diseñarse con unos formatos específicos de intercambio de datos electrónicos (archivos XML, o EDI). Estos formatos, además de eliminar el papel, permiten una lectura electrónica y automatizada de la información contenida, lo cual simplifica todo el proceso de gestión, contabilización y archivo de documentos. 

Beneficios de la factura electrónica

Los beneficios de la factura electrónica son varios:

  • Se reducen los periodos de tramitación: la recepción, validación, contabilización e incluso el cobro. 
  • En los formatos de intercambio electrónico como los archivos XML, la intervención humana es mínima. Se evitan así posibles errores de mecanización de datos. 
  • Se elimina el coste de impresión y envío de la factura y los tiempos de almacenamiento y gestión del papel.
  • El archivo es más rápido e intuitivo y es mucho más fácil localizar facturas, que solo hay que buscar en una base de datos y no en un archivo de papel. También se ahorra el espacio que hay que destinar a los archivadores de papel en la oficina. 
  • Se contribuye a reducir nuestra huella de carbono. No se consume papel y estamos mejorando nuestro medio ambiente. 
  • La administración tiene más fácil la lucha contra el fraude fiscal. 
  • A nivel contable, se simplifica mucho la tarea, ya que se pueden automatizar los asientos. Gracias a ello, tendremos más al día la información sobre resultados económicos. También se simplifican las obligaciones tributarias. 

Soluciones de facturación electrónica 

Una vez definido qué es una factura electrónica y cuáles son todas sus ventajas, conviene que nos centremos ahora en explicar cómo hacer una factura digital. 

Vamos a verlo en los programas que se integran a la perfección con Dynamics 365 Business Central de Microsoft (antes conocido como Dynamics NAV o Navision). Cabe destacar que Aitana es partner Gold de Microsoft y tiene una amplia experiencia en la implantación y desarrollo de soluciones a medida basadas en este potente software de gestión.  

En el caso de Dynamics, Aitana ofrece dos aplicaciones especiales para España: eInvoice y la suite eSign. La primera es una única solución que dispone de dos módulos y que permite la generación de facturas en XML o en PDF. Es compatible con las versiones de Dynamics NAV 2017 y 2018, y Business Central CU13 y CU14.

Por su parte, la suite eSign, que está considerada como una evolución de eInvoice, está formada por dos soluciones: eSign FacturaeeSign ePDF. Ambas soluciones cumplen con los estándares de facturación electrónica de las administraciones públicas. Son perfectamente compatibles con Facturae y sirven para que los proveedores de ayuntamientos, comunidades autónomas y administración central puedan remitirles sus facturas electrónicas.

Con eSign Facturae se emiten ficheros XML, que contienen toda la información sobre una factura electrónica. Estos ficheros son los que requieren las administraciones públicas y algunas grandes compañías, y pueden ser firmados digitalmente. 

Por su parte, eSign ePDF permite crear facturas electrónicas en formato PDF. Está más orientada a la facturación a pymes o entre pymes. También para facturar a particulares. 

Webinar Simplifica la gestión de facturas

La factura electrónica es una aplicación fundamental para cualquier empresa e imprescindible si tiene negocios con la administración pública. En Aitana ofrecemos a todos los interesados en este tema el vídeo del último webinario gratuito en el que abordamos la facturación electrónica de una forma práctica.

Puedes descargarte el vídeo completo de forma sencilla en nuestra web y obtener de primera mano toda la información que necesitas para implantar la factura electrónica en tu empresa. 

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