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10 tips para mejorar el uso de Microsoft Teams

Aitana Soluciones ERP y CRM Tutoriales 10 Comments

Microsoft Teams tiene muchas funcionalidades, algunas de las cuales ya te hemos explicado en este blog como es el caso del tutorial sobre las reuniones en Teams.  Algunas características, sin embargo, no son tan conocidas, pero lo convierten en una herramienta sencilla y efectiva de trabajo en equipo.

En este artículo te damos diez consejos para mejorar las habilidades de tu equipo y destacar entre tus compañeros de trabajo con un buen uso de Microsoft Teams:

  1. Ordena tus Equipos y tus Canales
  2. Utiliza los filtros
  3. Publica en varios canales
  4. Anuncios
  5. Administración de canales
  6. Notificaciones de canal
  7. Emojis en los nombres de los canales
  8. Barra de búsqueda y comandos
  9. Chat en vivo
  10. Canales de correo

Eso sí, si todavía no sabes qué son los canales, los equipos o cómo funciona esta aplicación de Microsoft, te recomendamos que antes leas el completo Tutorial básico de Microsoft Teams que redactó uno de nuestros compañeros.

1. Ordena tus Equipos y tus Canales

En la parte izquierda de tu Teams tienes ordenados alfabéticamente todos tus Equipos. Puede ser que te ocurra que, si eres miembro de muchos Equipos, te veas desbordado por la cantidad de opciones que se te ofrece. Así, lo que te recomendamos es que trabajes con Equipos y con Equipos ocultos.

Esconde aquellos Equipos en los que no estés trabajando o en los que no trabajes de forma habitual. ¿Cómo puedes hacer esto? Sólo tienes que ir a los tres puntos del Equipo correspondiente, hacer clic y seleccionar ocultar.

Tips Microsoft-Teams-ocultar-Teams-y-canales

Tras esto, el Equipo que has ocultado te aparecerá en la última posición, debajo de la columna de Equipos ocultos. Si por cualquier motivo, empiezas a usar de nuevo este Equipo, puedes volver a mostrarlo en la parte superior haciendo clic en los tres botones y seleccionando la opción Mostrar. Y recuerda que, cuando se te muestren los Equipos, puedes arrastrarlos y soltarlos en el orden que prefieras.

Tips Microsoft Teams - Ordenar Teams y Canales

Lo mismo sucede con los Canales de los Equipos. En este caso, no puedes arrastrarlos porque están ordenados alfabéticamente, pero puedes ocultar los que no utilices (haces clic en los tres puntos y seleccionas Ocultar).

Hay que destacar que tanto la organización de los Equipos como de los Canales no afecta al resto de los usuarios o integrantes de un Equipo. Es una opción totalmente personal.

2. Utiliza los filtros

Esta es una característica bastante nueva. En las pestañas de Equipos, Chat y Actividad que encontrarás en la parte izquierda de tu Teams tienes disponible el icono Filtro.

  • Si haces clic en él cuando estás en la pestaña Equipos, puedes filtrar por Equipo o Canal para encontrar rápidamente lo que buscas.

Tips Microsoft Teams - Filtrar

  • Si vas a la pestaña del Chat también tienes disponible el icono Filtro para filtrar tus conversaciones, pero en este caso las opciones son mucho mayores ya que puedes filtrar un chat por mensajes no leídos, por reuniones o si lo tienes silenciado.
  • En la pestaña de Actividad también puedes filtrar atendiendo a:

Tips Microsoft-Teams-Filtro-por-actividad

3. Publica en varios canales

Otra de las nuevas funcionalidades de Teams consiste en la posibilidad de escribir un mensaje en múltiples canales a la vez. Antes, para escribir un mensaje en varios Canales debías de hacerlo varias veces. Ahora basta con hacerlo una única vez.

¿Cómo? Sólo tienes que ir al Canal y hacer clic en el botón de formato del texto. ¡Ojo! Si no usas el botón de formato, comienza a usarlo, ya que puedes añadir un asunto a tu mensaje, puedes añadir enlaces, puedes incluir listados, etc.

Tips Microsoft-Teams-Posteo-multiple

Si haces clic aquí en el botón ‘Publicar en múltiples canales’, se te abrirá una ventaja emergente donde podrás seleccionar los canales a los que quieres enviar tu mensaje. Una vez hayas seleccionado todos, haces clic en Actualizar y podrás ver los Canales en el mensaje que vayas a enviar.

Tips Microsoft-Teams-Posteo-multiple-canales

4. Anuncios

El cuarto tip de este artículo es la creación de Anuncios. Es una funcionalidad un tanto desconocida de Teams, pero que puede ayudar mucho a hacer llegar nuestro mensaje de forma correcta.

¿Cómo podemos crear un Anuncio? Vamos a un Canal y hacemos clic de nuevo en el botón de formato de texto. Arriba a la izquierda tenemos un desplegable que, por defecto, pondrá Nueva Conversación. Hacemos clic y cambiamos a la opción Anuncio.

Tips Microsoft-Teams-Anuncio

En esta opción tienes la posibilidad de añadir un color de fondo, un titular y un subtítulo. También puedes poner subir una imagen que sea característica para tu anuncio.

Si el mensaje que es un anuncio, además de por el formato, tu equipo lo sabrá porque irá señalado con un pequeño icono de un altavoz en la parte superior derecha.

También podrás ver en la parte superior un icono de dos cuadrados entrelazados. Esto significa que ha sido un mensaje de canal cruzado. Y cuando vayas a uno de estos mensajes cruzados e intentes borrarlos, te preguntará si quieres borrar este único mensaje o todos los mensajes que has enviado a la vez.

Tips Microsoft-Teams-Anuncio-icono

5. Administración de canales

Nuestro quinto consejo tiene que ver con la administración de los Canales en Microsoft Teams. Con esta opción podrás restringir a los miembros de un equipo para que publiquen un mensaje en un determinado Canal. Cabe destacar que esta funcionalidad solo está disponible para los Canales Generales.

Para administrar un Canal simplemente deberás hacer clic en los tres puntos de un determinado Canal y seleccionar la opción Administrar Canal. Se te abrirán entonces una ventana emergente como la siguiente:

Tips Microsoft-Teams-Administracion de canales generales

 

Si, por el contrario, vas a cualquier otro canal, y haces clic en administrar el canal verás como el mensaje ha cambiado. Ahora verás que la administración está desactivada y que puedes elegir entre que todo el mundo pueda empezar a publicar o que lo hagan todos, excepto los invitados.

Tips Microsoft-Teams-Administracion de canales

Pero ¿qué sucede si activas la administración del Canal? Entonces verás que los propietarios de los Equipos son siempre moderadores por defecto. Afortunadamente puedes cambiar esto y añadir a otra persona como moderador.

Tips Microsoft-Teams-Administracion de canales permisos

En este caso, sólo los propietarios podrán iniciar una publicación nueva en el Canal. Sin embargo, el resto de las opciones las gestionará el/los moderador/es:

  • Permitir a los miembros responder a los mensajes del canal. Esta es una buena opción si se quiere hacer algún anuncio y recibir el Feedback del resto de compañeros.
  • Dejar a los robots enviar mensajes del canal.
  • Permitir a los conectores publicar en este canal. Si, por ejemplo, tienes un canal para Twitter o para redes sociales en el que ves lo que publicas diariamente, no querrás que los demás miembros entren ahí y desordenen ese canal. Puedes usar este botón para eso.

 

 

6. Notificaciones de canal

Es frecuente escuchar diferentes opiniones acerca de las notificaciones. Para unos, trabajamos con demasiada información a nuestro alrededor. Para otros, nunca hay demasiada información.

Uno de los aspectos clave de Microsoft Teams es que permite configurar las notificaciones de cada uno de nuestros Canales a nuestro antojo. ¿Cómo? Ves a un determinado Canal, haz clic en los tres puntos y selecciona Notificaciones del Canal.

Tips Microsoft-Teams-Notificaciones-del-canal

Por defecto ambas opciones estarán desactivadas. Por lo que cuando alguien publique un mensaje en este canal, no se te notificará. Si lo activas te aparecerán las siguientes opciones para seleccionar:

  • Banner y fuente
  • Solamente fuente

Además, también puedes incluir o excluir respuestas. Imagina, por ejemplo, que formas parte de un Equipo muy grande con muchos miembros. En un principio, te gustaría que te llegasen alertas, pero luego empiezas a recibir todas las respuestas de todos los miembros que interactúan con una determinada publicación. En este caso, deberías desactivar la opción ‘Incluir todas las respuestas’.

Nuestro consejo es que valores el tamaño de cada uno de tus Canales y elijas bien en cuáles quieres ser avisado.

7. Emojis en los nombres de los canales

Esta funcionalidad es más para divertirse que el valor empresarial que posee. Sin embargo, puede hacer que tu Teams sea un poco más entretenido. Consiste en agregar un icono a cada uno de tus Canales.

Haz clic en el botón de Windows + la tecla de punto de tu teclado. ¡Voilà! Te aparecerán los iconos disponibles para que alegres los nombres de tus canales.

Tips Microsoft-Teams-Emojis-en-canales

8. Barra de búsqueda y comandos

Esta funcionalidad ha existido desde hace bastante tiempo, pero los usuarios no la suelen utilizar. Hablamos de la barra de búsqueda y comandos de Microsoft Teams. En ella podemos filtrar por mensajes, personas y documentos.

Tips Microsoft-Teams-Menu-busqueda-y-comandos

  • Documento: podemos filtrar más detalladamente para buscar, por ejemplo, un documento en un determinado Equipo, un tipo de archivo específico o un documento modificado por una persona en concreto.

Tips Microsoft-Teams-Menu-busqueda-y-comandos-2

  • Mensajes: podemos filtrar más detalladamente por tema, rango de fechas, Equipo, Canal, persona que envía el mensaje, etc.

Tips Microsoft-Teams-Menu-busqueda-y-comandos-mensajes

Además de estos tres tipos de filtros (mensajes, personas y archivos) también podemos utilizar el menú de comandos. Esta es una opción muy útil y rápida para realizar determinadas acciones como configurar tu estado en no molestar (/dnd), encontrar tus archivos recientes (/archivos), ir a ayuda (/help), conocer los atajos de teclado (/Keys).

Tips Microsoft-Teams-Menu-busqueda-y-comandos-3

9. Chat en vivo

¿Cuántas veces has querido enviar un mensaje a un compañero sin salir del documento del Teams en el que estabas trabajando? Ahora desde la barra de búsqueda y comando es posible. Escribe el nombre de la persona con el @ delante, escribe el mensaje que desees enviar y aprieta Enter. ¡Así de fácil!

Tips Microsoft Teams - Enviar mensaje por chat

Por otra parte, en tu pestaña de Chat encontrarás todos los mensajes que hayas enviado recientemente. Y decimos recientemente porque aquellas conversaciones que tengan más de 30 días desaparecerán de tu pestaña.

Si hay algún chat que suele ser recurrente, te recomendamos que lo fijes para que lo tengas visible y no pierdas tiempo en buscarlo. Esto puedes hacerlo, haciendo clic en los tres puntos de un determinado chat y seleccionando la opción Anclar. Además de esta opción, Microsoft Teams también te permite: marcar como no leído, agregar a los contactos favoritos, silenciar, ocultar, notificar cuando esté disponible, etc.

Tips Microsoft-Teams-Menu-chat

10. Canales de correo

¿Sabías que cada Canal de Microsoft Teams tiene su propia dirección de correo electrónico? De esta forma, puedes enviar un correo electrónico a un determinado canal cuando así lo consideres.

Haz clic una vez más en los tres puntos y selecciona Obtener dirección de correo. Seguramente el mail que te aparecerá no será una dirección “bonita”, pero hay maneras de crear un contacto en Azure y hacer que sea tu dirección de dominio. Pero también puedes entrar en configuración avanzada y, por ejemplo, decidir quién puede enviar correo a este canal: sólo los miembros del equipo, cualquier persona, o sólo los miembros de este dominio.

Tips Microsoft-Teams-canales-de-correo

Si, por ejemplo, tienes un proveedor o un cliente, que no utiliza Teams, pero que te envía diaria o semanalmente un informe, puedes facilitarle esta dirección que va destinada a todos los miembros del equipo.

El correo recibido se guardará en una carpeta en la pestaña de Archivos llamada Mensajes de correo electrónico. Aquí encontrarás tanto el correo electrónico completo como el o los archivos que se hubieran incluido en el mismo.

 

Y hasta aquí los 10 consejos de los que queríamos hablaros en este artículo. Microsoft Teams es una herramienta de Office 365 que te permite exprimir al máximo el potencial del trabajo en equipo. De hecho, es la aplicación de Office con mayor aceptación de la historia. Más de 500 mil empresas de todo el mundo incluyendo 91 organizaciones de la lista Fortune 500, ya la utilizan. ¿Te la vas a perder?

 

Folleto-Continuidad-de-Negocio-Teletrabajo-Teams

 

Comments 10

    1. Hola,

      No entendemos muy bien a qué te refieres. Puedes navegar entre canales y equipos siempre que lo necesites. Un equipo puede estar formado por muchos canales y puedes ir de uno a otro. (En la imagen el Equipo está marcado en rojo y los canales en amarillo)

      Equipos y canales en Microsoft Teams

      Un saludo.

  1. Buenas tardes,
    ¿Existe algún modo de trasladar toda la información de un canal ya existente en un equipo a otro distinto? Si no es posible, ¿hay alguna manera de copiar las publicaciones de un canal a otro? Los archivos sí los puedo copiar o mover, pero no encuentro opción para recoger toda la información publicada en un canal y hacerla visible en otro. Muchas gracias por la información.

    1. Hola Laura,

      Como te hemos comentado en otra entrada, se pueden mover carpetas y ficheros. Incluso por SharePoint puedes mover el canal, pero las publicaciones no se copian.

      Un saludo.

  2. Muchas gracias por la información! Mi duda es, ¿se puede trasladar un canal ya existente de un equipo a otro? Es decir, puedo copiar o mover los archivos de un canal a otro, pero ¿existe alguna forma de mover también las publicaciones? Un saludo.

    1. Hola Laura,

      Se pueden mover carpetas y ficheros. Incluso por SharePoint puedes mover el canal, pero las publicaciones no se copian.

      Un saludo.

  3. Desde que comencé a trabajar en la casa por culpa de la pandemia, Teams ha sido una herramienta que nos ha ayudado como equipo. Especialmente porque Teams se convirtió en la puerta de entrada para que compañeros de trabajos se dieran cuenta que se puede hacer trabajo colaborativo gracias a Sharepoint, compartir archivos en la nube y terminar con las múltiples versión de un archivo que se traspasa miles de veces por email.
    Muy bueno el tip para escribir anuncios para un equipo específico en Teams¡¡¡¡¡¡

    1. Hola Percy,

      Nos alegra que el artículo te haya parecido interesante. 🙂

      ¡Gracias por tu comentario!

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