Cuando tomas una decisión en la empresa, ¿te basas en información o en intuición? Está claro que no podemos esperar que sea el software de gestión quien vaya a tomar decisiones por ti. Las decisiones las hemos de tomar las personas en base a nuestra experiencia y conocimiento, pero eso sí, basándonos en datos, en información. Y eso sí que lo debe dar nuestro software de gestión.
Os pido que reflexionemos unos minutos:
| Pregunta | Observaciones | Solución | Comentarios |
| ¿La información que disponemos es correcta, el dato es correcto? | ¿Cómo podemos estar seguros de la calidad de nuestra información? Si un dato lo tenemos en dos sitios lo más probable es que no sean idénticos. ¿Cuál es el bueno?: problemas. | Trabajar con dato único. El dato debe entrar una única vez al sistema con los filtros de seguridad y calidad adecuados | ¡Mucho cuidado con las Excel! |
| ¿La información que disponemos es adecuada? | No confundamos calidad con cantidad. Si tenemos muchos datos y no los tenemos organizados, va a ser difícil que las conclusiones que obtengamos para tomar decisiones sean correctas | 1. Distingamos cada proceso de nuestra empresa 2. Determinemos la información que cada usuario precisa para gestionar su proceso y tomar decisiones 3. Dispongamos una información agregada, pocos datos acumulados desde los que podamos navegar al detalle cuando sea preciso. | Que los árboles no eviten que veamos el bosque |
| ¿La información la podemos obtener de una forma rápida o nos cuesta mucho tiempo obtenerla? | Cada día hemos de tomar más decisiones y más rápidamente. Luego la información debemos poder obtenerla muy rápidamente. | Los indicadores de gestión y los cuadros de mando son críticos y deben estar actualizados constantemente | La información de ayer no nos vale para tomar las decisiones de hoy |
| ¿La información la podemos obtener nosotros o nos la tiene que facilitar otra persona? | Si tenemos que tomar una decisión que nos compete y precisamos de otras personas para que nos la proporcionen, estamos siendo muy poco productivos pues hacemos perder tiempo a otras personas | Todo responsable en una empresa debe ser capaz, por sí mismo, de extraer adecuada y fácilmente la información que precisa en cada momento | Lo contrario implica costes indirectos completamente improductivos. La productividad en los procesos administrativos se consigue: 1. Automatizando procesos 2. Eliminando tareas de los procesos que no aportan valor 3. Dotando de la información adecuada para su trabajo a cada componente de cada proceso de la empresa |
Trabajemos en lo que es el negocio de la empresa y no destinemos recursos a tareas que no son propias del negocio, como es la infraestructura de hardware (vayamos a la nube) o desarrollar software (externalicemos ese servicio, pues no es el objetivo de la empresa). Si quieres ampliar y conocer herramientas para la toma de decisiones, ponte en contacto con nosotros.
Luis de Bona
Director oficina Zaragoza