Mejoras conseguidas con el Suministro Inmediato de Información

Mejoras conseguidas con el Suministro Inmediato de Información

Juan Díaz Sage Comentar

Se han cumplido ya los 4 meses desde la obligatoriedad de presentar los datos de facturación vía SII (Suministro Inmediato Información). Tiempo suficiente para hacer un recuento de sus logros y mejoras.

Desde el inicio caótico por falta de información debido, tanto a la peculiaridad de este nuevo sistema como al gran cambio que supone para este sistema tributario de más de 40 años, hasta una aceptación y convivencia con el nuevo método. Todo ello sumado a la reducción de obligaciones formales (se elimina la necesidad de presentar los modelos 347, 340 y 390).

En Aitana hemos visto como nuestros clientes han ido viendo los beneficios de este sistema al que “si o sií” se han tenido que adherir, pese al esfuerzo y/o dedicación que los departamentos de administración/contabilidad han sufrido.

Mejoras en Sage X3

1. Control visual en pantalla de inicio de X3

Además, existe una pestaña dentro de la misma pantalla donde se detallan las facturas con errores informando de código de error y su descripción.La funcionalidad de X3 permite tener controladas tanto las facturas pendientes de envío como aceptadas o rechazadas por la AEAT.

Mejoras conseguidas con el Suministro Inmediato de Información

Gráfico de aceptadas/rechazadas/Aceptadas con error

2. Facturas registradas con mínimo de error

Al tener más campos que informar a la Agencia Tributaria, la posibilidad de incurrir en un error es menor ya que muchos campos (sobre todo los relativos a importes) están condicionados a comprobaciones antes del envío.

3. Posibilidad de consultar registros de los diferentes libros (Recibidas/Emitidas/…)

Las empresas que han elegido Sage X3 como solución para poder cumplir con los requisitos que exige el SII, tienen la ventaja de poder consultar los diferentes libros (Recibidas, Emitidas, Inmovilizado…) presentados telemáticamente a la AEAT y permanentemente disponibles.

4. Consulta y exportación de >10.000 registros

Debido a requerimientos de nuestros clientes y gracias a la funcionalidad del módulo SII de X3 desarrollado por Sage España, nuestros clientes con un alto volumen de facturación pueden consultar sus registros de facturación de más de 35.000 facturas mensuales sin necesidad de acudir a la web de la AEAT donde sólo podrían hacer consultas online hasta 10.000 registros.

Mejoras conseguidas con el Suministro Inmediato de Información

5. Posibilidad de automatizar la importación mediante tareas programadas

Sage X3 incorpora la función de programar la tarea de importación de los ficheros de facturación desde otro ERP gracias a determinados modelos de importación. Así, esta tarea se puede llegar a programar en modo y tiempo para que el usuario final o cliente no se tenga que preocupar de este proceso.

6. Automatización del envío masivo a la AEAT en horario no laboral

Al igual que la importación, esta tarea también se puede programar de forma sencilla a través de la funcionalidad de X3. Además, se genera un registro de los diferentes envíos en una traza que nos permite comprobar posibles errores devueltos por AEAT. Esto es sumamente importante en los casos de alto volumen de facturación, donde se suele programar dicho proceso en horario no laboral para evitar el consumo de recursos de la máquina.

7. Borrado selectivo de facturas registradas o importadas con error en X3

Aparte de la función que incluía el módulo SII de Sage X3, Aitana ha desarrollado una función de borrado selectivo/masivo para aquellos casos en los que se desee eliminar facturas debido a errores en la introducción de datos, errores devueltos por la Agencia Tributaria o simple duplicidad de facturas.

Mejoras conseguidas con el Suministro Inmediato de Información

8. Posibilidad de exportación de los registros de la AEAT a hoja de cálculo para comprobación de importes de IVA

Para aquellos casos en los que se requiera visualizar la información existente en los diferentes libros de facturación de la AEAT, X3 les da la posibilidad de exportar en formato csv o Excel todos los campos disponibles.

9. Aceptación de facturas para casos de NIF no censados por la AEAT con un simple botón

Dada la necesidad de contrastar en la base de datos de la AEAT todos los NIF españoles implicados en cualquier factura presentada y debido a la reiteración de este error de “NIF no censado”, Sage X3 lo soluciona con una función que automáticamente, permite cambiar el tipo de identificación de los registros que han generado dicho error. De esta manera la AEAT acepta los registros como correctos.

Mejoras en la AEAT

Por otra parte, la AEAT también ha realizado mejoras desde la puesta en marcha de este sistema de Suministro Inmediato de la Información. Algunas de ellas son:

1. Modificación de facturas ya presentadas en la AEAT desde X3

Para los casos en los que se quieran modificar campos específicos de facturas ya presentadas y aceptadas, la AEAT interpreta que un registro enviado de nuevo con un mismo número de factura actualiza la información de la anterior factura presentada y la acepta como modificación.

2. Actualización del documento de “Preguntas Frecuentes”

Desde las primeras pruebas piloto de este nuevo sistema se ha ido alimentando el documento de preguntas frecuentes hasta la actualización de la versión 1.0 del 3 de agosto. Lo puedes consultar aquí.

3. Portal dedicado para el servicio de comprobación de NIF

A través de la Url: https://www1.agenciatributaria.gob.es/wlpl/BUGC-JDIT/Cnec y con certificado digital, se pueden consultar los datos censales que figuran en la AEAT. Además, desde el 22 de septiembre, si los datos identificativos son similares a los existentes, se devuelven los datos reales como figuran en el censo de la AEAT.  Esto es útil para, por ejemplo, casos en los que hay errores tipográficos en nombres de clientes, abreviaturas…

 

Como conclusión de estos 4 meses, más el periodo previo de preparación, podemos decir que el Módulo destinado al SII de Sage X3 es una de las mejores opciones para dar solución al cumplimiento del envío de información a la AEAT.

La experiencia de haber implantado en nuestros clientes una herramienta que consigue su propósito y, además, haberlo realizado con éxito, nos ha demostrado que, en el proceso de implantación, la etapa más difícil es la de configurar los procesos de exportación entre ERP’s. En este proceso, es de vital importancia entender las necesidades específicas de cada cliente en cada tipo de factura que pueda tener para evitar problemas futuros en sus declaraciones a Hacienda. No sirven las condiciones matemáticas absolutas (si P -> Q) sino más bien el análisis de cada situación. Por ello nuestro trato personal a cada cliente hasta semanas después de la puesta en marcha.

Juan-Diaz

 

Juan Díaz
Sage

 

 

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