¿Te ha pasado que Business Central funciona bien hasta que aparece ese proceso que no encaja por ningún lado? Una operativa muy específica, datos que llegan desde otras aplicaciones, empleados que necesitan trabajar desde planta o en movilidad, tareas que siguen haciéndose a mano… Y entonces surge la tentación: ¿Y si personalizamos el ERP para que haga exactamente lo que necesitamos?
Adaptar Business Central no significa necesariamente llenarlo de desarrollos. A veces basta con aprovechar mejor el estándar; otras, tiene sentido crear una extensión; y hay procesos que funcionan mucho mejor fuera del ERP, con una solución a medida perfectamente integrada. La clave está en saber qué debe vivir dentro de Business Central y qué es mejor construir a su alrededor. ¡En este artículo vamos a ayudarte a identificarlo!
Tabla de contenidos
- ¿Qué significa realmente personalizar Business Central?
- Estándar, personalización o solución a medida: principales diferencias
- Criterios para decidir si conviene personalizar Business Central
3.1. ¿El proceso puede adaptarse al estándar?
3.2. ¿El proceso es realmente diferencial?
3.3. ¿Dónde debe ejecutarse la lógica?
3.4. ¿Quién va a utilizar la solución?
3.5. ¿Cuántos sistemas deben comunicarse?
3.6. ¿Qué mantenimiento requerirá? - Escenarios en los que el estándar de Business Central puede quedarse corto
- ¿Qué beneficios puede aportar una solución a medida bien justificada?
¿Qué significa realmente personalizar Business Central?
Desde un punto de vista práctico, podemos distinguir tres niveles.
- Configuración y personalización del estándar
Es la primera alternativa que debería evaluarse. Incluye la parametrización funcional del ERP, la definición de roles, la reorganización del espacio de trabajo o la utilización de funcionalidades ya disponibles.
Este enfoque suele ser suficiente cuando el proceso es común, no representa una ventaja competitiva para la empresa y puede adaptarse razonablemente a la lógica estándar de Business Central.
No se trata de obligar a la organización a trabajar de una forma que no le sirve, sino de evitar desarrollar algo que el producto ya resuelve.
- Extensión de Business Central
Microsoft define las extensiones como un modelo de programación que permite añadir funcionalidad a objetos existentes o modificar determinados comportamientos de la solución. El modelo de Business Central está basado en objetos: tablas, páginas, informes y unidades de código, entre otros, que pueden ampliarse mediante el lenguaje AL.
Una extensión puede ser adecuada para: añadir campos o validaciones, crear nuevas páginas o informes, incorporar reglas de negocio, automatizar operaciones dentro del ERP, ampliar un área funcional y adaptar la experiencia de determinados perfiles.
También existen aplicaciones de Microsoft y de otros proveedores que se pueden instalar para incorporar nuevas capacidades. Estas aplicaciones agregan funcionalidades, cambian comportamientos o permiten acceder a servicios externos.
Antes de desarrollar, por tanto, conviene comprobar si ya existe una aplicación contrastada que cubra la necesidad.
- Solución a medida complementaria
En este modelo, el ERP continúa siendo el núcleo transaccional y financiero, mientras que la solución complementaria aporta una interfaz, una lógica o una experiencia especialmente diseñada para el proceso.
Puede tratarse de una aplicación web, una herramienta móvil, un portal para clientes o proveedores, una plataforma de control de planta, un eCommerce o una capa de integración entre varios sistemas.
Business Central está preparado para este tipo de escenarios. Microsoft indica que la mayoría de las integraciones, salvo algunas ya incorporadas, se realizan mediante servicios web y recomienda utilizar API REST para conectar aplicaciones externas, ya sea mediante API estándar o personalizadas.
Estándar, personalización o solución a medida: principales diferencias
| Alternativa | Cuándo puede encajar mejor | Qué conviene vigilar |
| Estándar y configuración | Procesos habituales que Business Central ya cubre y que pueden adaptarse con parametrización. | Evitar mantener prácticas antiguas que ya no aportan valor. |
| Extensión de Business Central | Cambios ligados a los datos, documentos, reglas o pantallas del ERP. | Pruebas, documentación, mantenimiento y compatibilidad con nuevas versiones. |
| Solución a medida complementaria | Procesos singulares, movilidad, usuarios externos, interfaces específicas o integración de varios sistemas. | Arquitectura, seguridad, gobierno del dato, integración y coste total. |
Criterios para decidir si conviene personalizar Business Central
¿El proceso puede adaptarse al estándar?
La primera pregunta debe ser siempre si la necesidad ya se puede resolver mediante configuración, una funcionalidad existente o una extensión disponible.
Un desarrollo puede parecer la forma más rápida de replicar la manera actual de trabajar, pero también puede trasladar al nuevo ERP procesos heredados que deberían revisarse.
Siempre que el estándar cubra lo necesario sin introducir ineficiencias importantes, suele ser el punto de partida más sencillo de mantener.
¿El proceso es realmente diferencial?
No tiene el mismo peso modificar un flujo administrativo habitual que digitalizar un proceso propio que determina cómo compite la empresa.
Cuando la necesidad responde a una característica singular del negocio -por ejemplo, una operativa logística específica, una forma propia de prestar servicios o un sistema particular de producción-, una personalización o una solución a medida puede estar más justificada.
La presentación del webinar incluye precisamente los procesos de negocio únicos entre los principales escenarios en los que puede tener sentido ampliar Business Central.
¿Dónde debe ejecutarse la lógica?
Si la lógica está estrechamente unida a los documentos, registros y operaciones del ERP, una extensión puede ser la alternativa más coherente.
Si el proceso necesita funcionar en planta, en movilidad, desde una web o para usuarios que no trabajan habitualmente dentro del ERP, puede ser preferible situar la experiencia fuera de Business Central y sincronizar únicamente la información necesaria.
¿Quién va a utilizar la solución?
No todos los usuarios necesitan la misma interfaz.
Un responsable financiero acostumbrado a trabajar con el ERP puede utilizar páginas completas y flujos detallados. Un operario de fábrica, un transportista, un proveedor o un cliente probablemente necesiten una experiencia mucho más sencilla, centrada en unas pocas acciones.
El webinar plantea una solución a medida cuando intervienen distintos tipos de usuario, se necesitan validaciones antes de enviar la información al ERP o se requiere movilidad. Entre los beneficios señalados aparecen la facilidad de uso y una captura más fiable del dato desde su origen.
¿Cuántos sistemas deben comunicarse?
Una integración puntual entre Business Central y otra aplicación puede resolverse mediante un conector o una API.
Cuando intervienen muchos sistemas, países o procesos, las conexiones directas punto a punto pueden volverse difíciles de gobernar. En ese caso puede ser más adecuado diseñar una arquitectura de integración común que permita supervisar los intercambios y simplificar su mantenimiento.
¿Qué mantenimiento requerirá?
Una personalización no termina cuando entra en producción. Debe desarrollarse, probarse, desplegarse, monitorizarse y evolucionar.
Microsoft describe el ciclo de vida de una extensión como un proceso continuo de planificación, desarrollo, construcción y pruebas, despliegue, operación, monitorización y aprendizaje.
Por eso, el análisis no debería limitarse al coste inicial. También debe considerar actualizaciones, incidencias, seguridad, escalabilidad, documentación y dependencia tecnológica.
Artículos recomendados:
- Novedades Business Central 29 (wave 2)
- Cuando una migración de ERP se convierte en una oportunidad para transformar la empresa
- Agentes de IA en Business Central: qué son, cómo diseñarlos y cuánto cuestan
- Acaba el soporte extendido de Dynamics NAV 2016. ¡Actualiza a Business Central!
Escenarios en los que el estándar de Business Central puede quedarse corto
- Procesos de negocio únicos
Cuando una empresa cuenta con una operativa muy específica, forzar todo dentro del ERP puede acabar generando pantallas complejas, desarrollos difíciles de mantener o una experiencia poco práctica.
En este tipo de escenario, la solución a medida puede resultar razonable cuando el proceso es complejo, estratégico y claramente distinto de las funciones habituales de un ERP.
- Control de planta y movilidad
La planta es otro entorno en el que una interfaz tradicional puede no ser la más adecuada.
Los operarios pueden necesitar registrar tiempos, materiales, consumos o incidencias desde distintos dispositivos y en el momento en que se produce la actividad. Si primero se anota la información en papel y después se introduce en el ERP, aparecen demoras, duplicidades y retrabajo.
- Integración de aplicaciones, datos y procesos
Business Central rara vez opera de forma aislada. Puede tener que comunicarse con CRM, eCommerce, aplicaciones de fabricación, plataformas logísticas, sistemas heredados o servicios en la nube.
Microsoft recomienda utilizar API REST para conectar Business Central con aplicaciones externas. También contempla integraciones con Azure, Microsoft 365, Dataverse y Power Platform.
Cuando hay muchas aplicaciones, sin embargo, no basta con crear conexiones independientes. Es necesario valorar la fiabilidad, la monitorización, la seguridad y el gobierno global de las integraciones.
- Experiencias de usuario específicas
En ocasiones, el problema no está en la capacidad del ERP, sino en quién debe utilizarla.
Un portal de proveedores, una web de consulta para clientes, una aplicación móvil o un catálogo con miles de referencias requieren una experiencia distinta de la interfaz habitual de Business Central.
- Extensiones funcionales del ERP
Si la necesidad debe ejecutarse dentro de Business Central y afecta directamente a sus datos o documentos, una extensión puede ser suficiente.
Por ejemplo, podría tener sentido para introducir una regla de validación, añadir información a una ficha, desarrollar un informe o incorporar una funcionalidad sectorial.
La clave es mantener el alcance controlado. Microsoft advierte de que las aplicaciones instaladas pueden influir en el rendimiento, la experiencia del usuario, el tratamiento de datos o los requisitos de cumplimiento, por lo que conviene revisar cada extensión antes de incorporarla.
- Automatización de tareas y flujos de trabajo
No toda automatización exige modificar el código del ERP.
Business Central se integra con Power Automate mediante su conector para Power Platform. Esto permite combinar tareas realizadas por usuarios con acciones del sistema, como aprobaciones o determinadas operaciones automáticas.
Por tanto, antes de desarrollar una automatización en AL, conviene valorar si puede resolverse con los flujos estándar de Business Central, Power Automate o una extensión ya disponible.
- Informes y analítica personalizada
Cuando la necesidad consiste en analizar datos, no siempre es necesario añadir más lógica al ERP.
Microsoft permite conectar Power BI con Business Central para leer información e insertar informes u objetos visuales dentro de sus páginas.
Si el análisis combina Business Central con CRM, producción, logística u otras fuentes, puede ser más adecuado construir el modelo analítico fuera del ERP y presentar a cada perfil los indicadores que necesita.
¿Qué beneficios puede aportar una solución a medida bien justificada?
De acuerdo con los casos presentados en el webinar, una solución complementaria puede contribuir a:
- Digitalizar procesos que todavía dependen del papel.
- Unificar formas de trabajo.
- Reducir duplicidades y retrabajo.
- Automatizar tareas con lógica compleja.
- Mejorar la fiabilidad y la visibilidad de la información.
- Capturar el dato en el lugar donde se genera.
- Facilitar el trabajo en movilidad.
- Conectar plantas, aplicaciones y equipos.
- Centralizar la supervisión de integraciones.
- Simplificar determinados esfuerzos de mantenimiento.
Estos beneficios no aparecen automáticamente por desarrollar una aplicación. Dependen de que exista una necesidad clara, una arquitectura adecuada y una relación coste/beneficio favorable.
¿Tienes un proceso que Business Central no termina de cubrir? Contacta con nuestro equipo y estudiemos juntos qué opción encaja mejor con tus necesidades, tu arquitectura y tus objetivos de negocio.