¿Tu plan contable crece cada año con nuevas cuentas para proyectos, departamentos, delegaciones o líneas de negocio? Muchas empresas creen que la única forma de obtener más detalle financiero es añadir más y más cuentas contables, pero esta práctica suele tener el efecto contrario: complica la gestión, dificulta el mantenimiento y hace que los informes sean cada vez más complejos. Sin embargo, existe una forma mucho más inteligente de analizar la información sin sobrecargar la contabilidad.
En Microsoft Dynamics 365 Business Central, las dimensiones permiten clasificar y analizar cada movimiento desde múltiples perspectivas sin necesidad de modificar continuamente el plan de cuentas. Gracias a esta funcionalidad, las organizaciones pueden obtener una visión más profunda de su negocio, mejorar la toma de decisiones y mantener una estructura contable sencilla, escalable y fácil de administrar. En este artículo veremos por qué, en muchos casos, no necesitas más cuentas contables, sino una estrategia adecuada de dimensiones. ¡Sigue leyendo!
Cuando una empresa comienza un proyecto de implantación de Microsoft Dynamics 365 Business Central, es habitual que surja una misma necesidad: obtener información más detallada del negocio.
El departamento financiero quiere conocer los gastos por centro de coste, la dirección necesita analizar la rentabilidad de cada proyecto y el equipo comercial quiere comparar las ventas por delegación o línea de negocio.
Ante este escenario, una de las primeras preguntas suele ser: ¿tenemos que crear nuevas cuentas contables para poder obtener esa información?
La respuesta, en la mayoría de los casos, es no.
Business Central incorpora una funcionalidad estándar que permite enriquecer cada movimiento contable sin complicar el plan de cuentas: las dimensiones.
Utilizadas correctamente, las dimensiones permiten obtener información mucho más útil para la toma de decisiones y, además, mantener una estructura contable sencilla y fácil de administrar.
Business Central permite definir dimensiones que posteriormente podrán utilizarse en distintos procesos y documentos.
¿Qué son las dimensiones?
Las dimensiones son atributos que se asignan a los movimientos registrados en Business Central para clasificarlos según distintos criterios de análisis.
En lugar de crear una cuenta contable diferente para cada departamento, proyecto o delegación, es posible registrar todos los movimientos en una misma cuenta e identificar posteriormente a qué área pertenecen mediante una dimensión.
Algunos ejemplos habituales son:
- Departamento.
- Proyecto.
- Centro de coste.
- Delegación.
- Comercial o vendedor.
- Línea de negocio.
- Unidad de negocio.
Esta flexibilidad permite que una misma información pueda analizarse desde diferentes perspectivas sin modificar la estructura del plan contable.
Un ejemplo que suele repetirse en muchas implantaciones
Imaginemos una empresa dedicada a la instalación de sistemas de climatización.
Cada mes registra gastos de desplazamiento, compras de material, horas del personal y servicios subcontratados para varios proyectos que se están ejecutando de forma simultánea.
Una primera solución podría consistir en crear cuentas específicas para cada proyecto.
Aunque inicialmente parece una solución sencilla, con el tiempo el plan contable empieza a crecer, se vuelve más complejo y dificulta tanto el mantenimiento como la elaboración de informes.
Una alternativa mucho más eficiente consiste en mantener una única cuenta de gastos y utilizar una dimensión denominada Proyecto.
Cada movimiento queda asociado al proyecto correspondiente y, al finalizar el mes, la empresa puede consultar la rentabilidad de cada uno sin haber modificado el plan contable.
Las dimensiones pueden asignarse directamente al registrar documentos, permitiendo clasificar cada movimiento sin modificar el plan contable.
Pensar primero en la información y después en la configuración
Uno de los errores más habituales durante una implantación es comenzar definiendo dimensiones sin haber analizado previamente qué información necesita realmente la empresa.
Una buena práctica consiste en invertir el proceso.
Antes de crear dimensiones conviene responder preguntas como:
- ¿Qué indicadores consulta habitualmente la dirección?
- ¿Qué información necesita el departamento financiero?
- ¿Cómo se evalúa la rentabilidad del negocio?
- ¿Qué informes serán necesarios dentro de seis meses o un año?
Las respuestas ayudarán a diseñar una estructura de dimensiones útil y fácil de mantener.
Menos dimensiones, mejores resultados
Es frecuente pensar que cuantas más dimensiones existan, mayor será la capacidad de análisis.
Sin embargo, la experiencia demuestra que ocurre justo lo contrario.
Cada dimensión adicional implica que los usuarios deban introducir más información al registrar documentos. Si esa información no aporta valor posteriormente, el proceso se vuelve más lento y aumenta la probabilidad de errores.
Por este motivo, durante una implantación es recomendable definir únicamente aquellas dimensiones que realmente se utilizarán para analizar el negocio.
En muchos casos, cuatro o cinco dimensiones bien diseñadas ofrecen mejores resultados que una estructura excesivamente compleja.
Garantizar la calidad de la información
De poco sirve disponer de una buena estrategia de dimensiones si los usuarios olvidan cumplimentarlas.
Business Central permite configurar Dimensiones predeterminadas para cuentas contables, clientes, proveedores, artículos o incluso proyectos.
Gracias a esta funcionalidad, el sistema valida automáticamente que la información necesaria se haya introducido antes de contabilizar un documento.
Esta sencilla configuración mejora considerablemente la calidad de los datos y evita tener que corregir información una vez contabilizada.
Las dimensiones predeterminadas ayudan a garantizar que la información se registre de forma consistente en todos los documentos.
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El complemento perfecto: las vistas de análisis
Una vez definida correctamente la estructura de dimensiones, muchas empresas quieren responder una nueva pregunta: ¿cómo obtener informes de forma rápida sin afectar al rendimiento del sistema?
Aquí entran en juego las Vistas de análisis.
Las Vistas de análisis permiten crear estructuras optimizadas para consultar información financiera basada en cuentas contables y dimensiones. En lugar de recalcular los datos cada vez que se ejecuta un informe, Business Central mantiene estas vistas preparadas para agilizar las consultas.
Por ejemplo, una empresa puede crear una Vista de análisis que combine las dimensiones Departamento y Proyecto. Así, el director financiero puede analizar la rentabilidad de cada proyecto, comparar gastos entre departamentos o detectar desviaciones de forma mucho más ágil.
Durante una implantación, conviene identificar qué informes utilizan con mayor frecuencia los distintos departamentos para definir las Vistas de análisis que realmente aportarán valor.
Las Vistas de análisis permiten preparar la información para obtener informes financieros de forma más rápida. Gracias a las Dimensiones y las Vistas de análisis es posible obtener información financiera desde distintas perspectivas sin modificar el plan contable.
Conclusión
Las dimensiones son mucho más que un elemento de configuración dentro de Business Central. Bien planteadas, permiten transformar datos contables en información útil para la toma de decisiones, sin complicar el plan de cuentas ni incrementar el trabajo diario de los usuarios.
Si además se complementan con las Vistas de análisis, la empresa dispone de una herramienta potente para consultar la información de forma rápida, flexible y adaptada a las necesidades de cada área.
En definitiva, dedicar tiempo al diseño de las dimensiones durante una implantación no solo facilita el trabajo del equipo financiero y de los consultores, sino que sienta las bases para que la organización pueda analizar su negocio con mayor precisión y aprovechar todo el potencial que ofrece Business Central.
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Francis Chacón
Operaciones Business Application