Integración de Business Central con Power Platform

¿Y si pudieras automatizar tareas, crear aplicaciones y sacar partido a tus datos sin depender del departamento de IT ni escribir una sola línea de código? Eso es exactamente lo que promete Microsoft Power Platform: poner en manos del negocio herramientas capaces de transformar la forma en la que trabajas.

Pero la verdadera magia ocurre cuando esta plataforma se conecta con tu ERP. En concreto, cuando se integra con Microsoft Dynamics 365 Business Central. En este artículo te contamos cómo funciona esta integración, qué puedes hacer con ella en el día a día y por qué se está convirtiendo en una pieza clave para las empresas que quieren ir un paso más allá. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es Microsoft Power Platform y cuáles son sus herramientas?

Microsoft Power Platform es una suite de cinco herramientas interconectadas, diseñadas para construir aplicaciones y automatizaciones sin escribir código. Estas son sus principales soluciones:

Power Pages: creación de sitios web empresariales sin código

• Power Pages es la herramienta de Power Platform orientada a la rápida creación de sitios web profesionales y portales de negocio sin necesidad de programación. Además, permite que personal no técnico construya portales web seguros para clientes, socios o empleados, integrando datos empresariales como parte del sitio web.

Power Apps: aplicaciones personalizadas para empresas

• Power Apps permite desarrollar aplicaciones móviles o de escritorio personalizadas de forma visual y sin codificación tradicional. Estas apps pueden acceder y gestionar información de la empresa (clientes, inventarios, pedidos, etc.) permitiendo digitalizar procesos específicos, adaptándose a las necesidades concretas de cada negocio.

Power Automate: flujos de trabajo automatizados con IA

• Power Automate (antes conocido como Microsoft Flow) es la solución de automatización de flujos de trabajo. Reconocida por su sencillez de uso, permite crear procesos automatizados (workflows) que conectan distintas aplicaciones y servicios. Además, soporta condiciones y acciones desencadenadas automáticamente, integrando incluso capacidades de inteligencia artificial para tomar decisiones en los flujos.

Power BI: análisis de datos e informes empresariales

• Power BI es la herramienta de análisis de datos y generación de informes de la suite. Permite recopilar, analizar y visualizar la información empresarial a través de paneles interactivos, informes y gráficos. Con Power BI, los responsables de negocio obtienen información en tiempo real para la toma de decisiones, presentando los KPIs y métricas clave de la empresa de forma visual y accesible.

Copilot Studio: agentes de IA conectados a Business Central

• Copilot Studio es una de las incorporaciones más recientes de Power Platform y es la herramienta destinada a la creación de agentes de IA (Copilots). Integrado con Business Central, permite construir agentes virtuales conversacionales que automatizan tareas de forma autónoma y ejecutan flujos de trabajo inteligentes. Dada la creciente importancia de la inteligencia artificial, Copilot Studio se ha convertido en uno de los componentes más interesantes de Power Platform, habilitando experiencias conversacionales avanzadas con los datos y procesos de Business Central.

Integración de Business Central con cada herramienta de Power Platform

Microsoft Dynamics 365 Business Central cuenta con integraciones nativas con todos los componentes de Power Platform, lo que permite a las empresas extender las capacidades de su ERP a nuevos escenarios sin salir del ecosistema Microsoft.

Estas integraciones, diseñadas y soportadas por Microsoft, aseguran un flujo de datos e información continuo entre Business Central y las herramientas de Power Platform, creando así una plataforma unificada de soluciones empresariales.

Integración de Business Central con Power BI: paneles e informes integrados

Business Central incluye un conector estándar para Power BI, que facilita la extracción y visualización de datos empresariales en paneles de Power BI.

Microsoft proporciona aplicaciones de Power BI prediseñadas (actualmente unas 70 plantillas disponibles) específicas para Business Central, descargables desde la tienda de Power BI. Estas aplicaciones permiten incrustar cuadros de mando y gráficos de Power BI directamente dentro de Business Central o consultarlos en la interfaz de Power BI, siempre con datos actualizados del ERP.

De esta manera, los usuarios pueden analizar en tiempo real las métricas de su negocio sin salir del entorno de Business Central, aprovechando las herramientas de inteligencia de negocio de Power BI para profundizar en los datos y tomar decisiones informadas.

Integración de Business Central con Power Apps: conectores y Dataverse

Business Central se integra con Power Apps a través del conector de Business Central (un componente predefinido en Power Platform) o mediante Tablas Virtuales en Dataverse.

Esto significa que los datos de Business Central pueden exponerse en Dataverse, la base de datos central de Power Platform, ya sea sincronizándolos o virtualizándolos en tiempo real (Tablas Virtuales).

Una vez disponibles, los usuarios pueden crear apps personalizadas –para dispositivos móviles u ordenadores– que consuman y modifiquen la información de Business Central de forma segura.

Con esta integración se consigue desarrollar aplicaciones específicas (por ejemplo, para equipos de ventas, de campo o de almacén) que interactúan directamente con los datos del ERP, optimizando procesos de negocio sin necesidad de programar.

Integración de Business Central con Power Pages: portales externos con Tablas Virtuales

Aprovechando la tecnología de Tablas Virtuales de Dataverse (y otras opciones como Data Sync), Business Central puede mostrar sus datos a través de portales web creados con Power Pages. Esto es particularmente útil para portales de autoservicio de tipo B2B (por ejemplo, portales de clientes, portales de proveedores, etc.), donde se quiere dar acceso seguro a datos de Business Central (como inventarios, estados de pedidos, facturas, etc.) a usuarios externos.

Aunque la integración específica con Power Pages aún figura en “versión preliminar” en la documentación de Business Central, ya es totalmente funcional y efectiva para escenarios de portales empresariales. En definitiva, con Power Pages las organizaciones pueden construir sitios web interactivos conectados con su ERP, ampliando su alcance a usuarios externos de forma controlada.

Integración de Business Central con Power Automate: automatización de procesos y aprobaciones

Business Central se sincroniza con Power Automate para habilitar procesos automáticos y aprobaciones integradas dentro del ecosistema del ERP. En estos casos, el flujo de Power Automate ejecuta las acciones definidas y puede incluso activar acciones manuales desde la interfaz de Business Central vinculadas a flujos de Power Automate.

Microsoft ofrece más de 70 plantillas prediseñadas para escenarios comunes de flujo de trabajo entre Business Central y Power Automate, las cuales pueden adaptarse a las necesidades específicas de cada proceso. Además, Power Automate integra capacidades de IA generativa, como la creación de prompts personalizados dentro de los flujos, ampliando las posibilidades de automatización inteligente.

Integración de Business Central con Copilot Studio: agentes autónomos conectados vía APIs

La integración de Business Central con Copilot Studio abre la puerta a la automatización conversacional avanzada. Copilot Studio se conecta a Business Central a través del conector nativo del ERP o mediante el nuevo protocolo moderno MCP (Modern Context Protocol) en vista previa.

Ambos métodos utilizan las APIs de Business Central para acceder de forma segura a todos los datos y funcionalidades expuestas en el ERP. Esto significa que los agentes creados en Copilot Studio pueden consultar y actualizar datos de Business Central en tiempo real, así como interactuar con otras aplicaciones gracias a los más de 1.500 conectores disponibles en la Power Platform.

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Agentes de Business Central y Copilot Studio

Una de las novedades más relevantes en la integración de Business Central con Power Platform es la posibilidad de aprovechar agentes inteligentes para automatizar y asistir en tareas del negocio. Estos agentes basados en IA pueden funcionar tanto dentro de Business Central como externamente a través de Copilot Studio.

Agentes incorporados en Business Central (Sales Order & Payables Agent)

Business Central incluye agentes de IA incorporados de forma nativa, diseñados para ayudar en procesos específicos. Destacan dos agentes predefinidos: el Sales Order Agent (enfocado a ventas, por ejemplo, para ayudar en la creación y procesamiento de pedidos de venta) y el Payables Agent (enfocado a la gestión de pagos y cuentas por pagar).

Estos agentes cuentan con conocimiento del contexto de Business Central para automatizar tareas y ofrecer sugerencias en sus áreas funcionales (ventas y cuentas a pagar). Además, Microsoft está trabajando en añadir más agentes integrados en futuras versiones de Business Central, ampliando así el repertorio de asistentes inteligentes de serie.

Desarrollo de agentes personalizados en Business Central

Además de los agentes estándar, la integración con Power Platform y la evolución de Business Central ofrece un kit de herramientas de IA que permite a desarrolladores o partners crear agentes personalizados que se ejecutan dentro de Business Central.

A partir de la versión 27.4 de Business Central (en entornos sandbox por ahora), es posible diseñar y codificar agentes de IA a medida utilizando AI toolkit. Estos agentes personalizados aprovechan la misma tecnología central que los agentes de ventas y pagos, pero se adaptan a las necesidades particulares de cada empresa, permitiendo automatizar flujos de trabajo específicos del negocio directamente en la interfaz de Business Central.

Agentes externos con Copilot Studio (conectores & protocolo MCP)

Copilot Studio es la plataforma de Power Platform que permite crear agentes de IA que operan fuera de Business Central pero conectados a él. Originalmente concebido como un creador de chatbots, ahora Copilot Studio posibilita desarrollar agentes autónomos muy sofisticados que combinan conocimiento de datos de Business Central con interacciones con sistemas externos.

Gracias a la amplia gama de conectores disponibles (más de 1.500) y al protocolo MCP, los agentes de Copilot Studio pueden conectarse tanto a Business Central como a una variedad de aplicaciones y servicios externos. Por ejemplo, un agente creado en Copilot Studio podría interactuar vía Microsoft Teams, enviar correos electrónicos, procesar mensajes de WhatsApp u operar sobre otras plataformas SaaS, todo ello aprovechando la información centralizada en Business Central. 

Licenciamiento de Copilot Studio

Un aspecto importante de los agentes de Business Central es su modelo de licenciamiento basado en créditos de consumo. Tanto los agentes integrados de Business Central (Sales Order, Payables) como los agentes personalizados o externos creados con Copilot Studio no requieren licencias de usuario adicionales, pero consumen créditos de Copilot cada vez que se ejecutan.

Los Créditos Copilot se adquieren por volumen (paquetes) o bajo demanda (pago por uso), y Microsoft proporciona cierta cantidad de créditos gratuitos para entornos de prueba o demos. Incluso se ha desarrollado un “estimador de consumo de Copilot” que ayuda a calcular los costes aproximados de usar agentes en producción, facilitando la planificación del despliegue.

Principales casos de uso de la integración Business Central + Power Platform

La integración entre Business Central y Power Platform permite abordar múltiples escenarios prácticos de alto valor para las empresas, combinando la potencia del ERP con la flexibilidad de las herramientas low-code. Algunos casos de uso destacados son:

• Automatización de aprobaciones y flujos de trabajo.
• Analítica integrada y business intelligence.
• Aplicaciones móviles y de escritorio a medida.
• Portales de autoservicio para clientes y partners.

Beneficios de integrar Business Central con Power Platform

La conjunción de Business Central con la Power Platform provoca sinergias que aportan numerosos beneficios a la organización. Algunos de los beneficios clave son:

• Desarrollo sin código para usuarios de negocio.
• Mayor eficiencia mediante automatización de procesos.
• Decisiones basadas en datos en tiempo real.

Licencias y costes en la integración de Power Platform con Business Central

La integración de Business Central con Power Platform aprovecha licencias de Dynamics 365 con ciertas capacidades incluidas y, en otros casos, requiere licencias adicionales. Los aspectos clave de licenciamiento a tener en cuenta son:

• Power Apps y Power Automate: todas las suscripciones de Dynamics 365 Business Central (incluyendo Team Member) ya incluyen derechos de uso limitados de Power Apps y Power Automate para soluciones que funcionen dentro del contexto de Business Central. Es decir, no hace falta comprar licencias independientes de Power Apps o Power Automate para construir flujos o aplicaciones que usen los datos de Business Central, siempre que la finalidad de dichas soluciones sea complementar el ERP. En caso contrario (apps sin relación con Business Central), sí se requeriría la licencia autónoma.
• Power Pages: la creación de portales internos utilizando los datos de Business Central no plantea coste de licenciamiento adicional, puesto que se considera dentro del contexto de Dynamics 365. Sin embargo, para portales de acceso externo es necesario adquirir planes de capacidad de Power Pages que contemplen los usuarios externos que se conectarán al portal, ya que su licenciamiento se gestiona por volumen de acceso externo.
• Power BI: la licencia básica de Power BI se incluye generalmente con Microsoft 365 (Office 365). Sin embargo, para usar ciertas funcionalidades integradas con Business Central, como las aplicaciones oficiales de Power BI que muestran informes del ERP, se requiere disponer de una licencia Power BI Pro. Este coste puede estar ya cubierto en algunos planes avanzados de Microsoft 365; de lo contrario, debe adquirirse por separado.
• Copilot Studio: no tiene coste de licencia de usuario, ya que su uso se considera parte de la Power Platform. El modelo de pago se basa únicamente en el consumo de Créditos Copilot.

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