Agente de gastos en Business Central: qué es, cómo funciona y cómo se configura

El lanzamiento del Agente de gastos (Expense Agent) en Microsoft Dynamics 365 Business Central marca un paso importante en la evolución de la gestión de gastos dentro del ecosistema Microsoft. Actualmente, este nuevo Agente está disponible en Estados Unidos en fase de preview lista para producción, siendo una de las grandes innovaciones en Business Central cuando llegue a otros mercados como España en los próximos meses.

Este nuevo Agente, impulsado por inteligencia artificial y dentro del entorno de Copilot, responde a una necesidad muy clara en las organizaciones: simplificar y automatizar un proceso tradicionalmente manual, repetitivo y propenso a errores como es la gestión de gastos. Desde la captura de recibos hasta la aprobación final, el Agente de gastos promete reducir significativamente la carga administrativa tanto para empleados como para departamentos financieros.

¿Qué es el Agente de pagos?

El Agente de pagos es un agente inteligente integrado en Business Central que utiliza inteligencia artificial para automatizar de extremo a extremo la gestión de gastos empresariales. Su objetivo es eliminar gran parte del trabajo manual asociado a este proceso, encargándose de tareas como la captura de recibos, la extracción de datos, la categorización automática, la creación de líneas de gasto y la generación de informes listos para su aprobación.

A diferencia de los enfoques tradicionales, donde el usuario introduce la información manualmente, el Agente de pagos actúa de forma proactiva: interpreta documentos (incluso no estructurados), identifica datos clave como importe, fecha o comerciante, y aplica las reglas y políticas configuradas en Business Central. Todo esto ocurre de forma automatizada, manteniendo la lógica financiera, los controles y los flujos de trabajo dentro del propio ERP, lo que garantiza consistencia y cumplimiento normativo.

En cuanto a su disponibilidad, actualmente el Agente de pagos se encuentra en una fase de preview lista para producción, disponible únicamente en entornos de Estados Unidos. Además, por el momento solo está validado oficialmente en inglés, lo que implica que su uso en otros idiomas puede no ofrecer la misma precisión. Aun así, su lanzamiento marca el inicio de una nueva forma de gestionar gastos en Business Central, y anticipa su futura expansión a otros países como España.

Características clave y beneficios del Agente de pagos

El Agente de pagos destaca por ofrecer una combinación de automatización avanzada e integración total con Business Central, cubriendo todo el proceso de gestión de gastos de principio a fin.

Automatización inteligente con IA

El verdadero valor diferencial está en su capacidad de automatización basada en inteligencia artificial. El agente es capaz de:

• Extraer datos clave de los recibos (importe, fecha, comerciante, divisa, etc.), incluso en documentos no estructurados.
• Categorizar automáticamente los gastos según las reglas y políticas configuradas.
• Crear líneas de gasto completas, incluyendo desgloses, participantes o detalles adicionales cuando es necesario.
• Agrupar los gastos en informes de forma automática, normalmente por periodos como el mensual.

Además, aplica validaciones en tiempo real y detecta posibles errores o incumplimientos, lo que permite corregirlos antes de que lleguen al proceso de aprobación.

Beneficios clave para la organización

Todo esto se traduce en beneficios muy claros para las empresas:

• Reducción de errores: al minimizar la introducción manual de datos y aplicar validaciones automáticas.
• Mayor cumplimiento normativo: gracias a la aplicación automática de reglas, políticas y controles internos.
• Ahorro de tiempo y eficiencia operativa: tanto para empleados (menos tareas administrativas) como para equipos financieros (menos revisiones manuales).

Canales de captura

Uno de los puntos diferenciales del Agente de gastos es la flexibilidad en la captura de gastos, adaptándose a la forma en la que los usuarios realmente trabajan en su día a día. El objetivo es claro: eliminar fricciones en el envío de recibos y facilitar al máximo la entrada de información en el sistema.

App web y envío por correo electrónico

Actualmente, el Agente permite capturar gastos a través de dos canales principales. Por un lado, una aplicación web específica, donde los usuarios pueden subir recibos fácilmente (arrastrando archivos o desde su dispositivo), revisar los datos extraídos y gestionar sus informes de gastos en un entorno sencillo e intuitivo. Este acceso no requiere licencia de Business Central, lo que facilita su adopción dentro de la organización.

Por otro lado, destaca la opción de reenviar recibos por correo electrónico a un buzón compartido. El Agente supervisa este buzón y procesa automáticamente los correos entrantes, extrayendo la información relevante de los adjuntos o incluso del contenido del propio email. Esta funcionalidad resulta especialmente útil para centralizar gastos enviados desde el móvil o facturas digitales recibidas por correo, simplificando aún más el proceso para el usuario.

Evolución futura: hacia una experiencia más integrada

Más allá de los canales actuales, todo apunta a que el Agente de gastos evolucionará hacia una experiencia aún más integrada dentro del ecosistema Microsoft. Ya se anticipan escenarios donde los usuarios podrán interactuar con el agente a través de Copilot Chat, Outlook o Microsoft Teams, enviando recibos o consultando el estado de sus gastos sin salir de las herramientas que utilizan a diario.

Este enfoque encaja con la estrategia general de Microsoft: llevar la inteligencia artificial directamente al flujo de trabajo del usuario. En la práctica, esto supondrá una gestión de gastos aún más natural, donde capturar, consultar o validar información será tan sencillo como enviar un mensaje o adjuntar un archivo en las aplicaciones habituales.

Cómo funciona el Agente de pagos

Ciclo completo del proceso de correos electrónicos y requisitos

El Agente de pagos en Business Central automatiza partes del proceso de administración de gastos mediante la supervisión del buzón de correo electrónico. Puede detectar correos electrónicos relacionados con los gastos, crear gastos automáticamente y enviar recordatorios sobre los informes de gastos abiertos.

Todo comienza con la captura de recibos, que puede hacerse desde una aplicación web o mediante el envío por correo electrónico.

Cuando el Agente encuentra un correo electrónico relevante, extrae detalles clave como la fecha, la cantidad, el comerciante y la categoría. A continuación, crea un registro de gastos para el usuario de gastos correspondiente.

El Agente también agrupa los gastos en informes en función del período de informe configurado. Después, el Agente envía un correo electrónico de confirmación al usuario. La confirmación incluye un resumen de los gastos creados, el importe total y un vínculo para revisar el informe de gastos directamente en la aplicación web.

A partir de ahí, pasa por el flujo de revisión, aprobación y contabilización dentro de Business Central.

Este enfoque integral garantiza que los datos financieros, la trazabilidad y los controles se mantengan siempre dentro del ERP, respetando las reglas y permisos ya definidos.

Sin embargo, para que todo esto funcione un usuario tiene que:

• Habilita el Agente en la página Configuración del Agente de Gastos.
• Configurar una cuenta de buzón que supervisa el Agente.
• Activar la funcionalidad Agente de gastos en la página Capacidades de Copilot y agente.
• Aceptar el aviso de privacidad.
• Agregar usuarios a la lista Agent Access Control para especificar quién puede trabajar el agente en nombre de.

De esta manera, el Agente funcionará dentro de los permisos asignados. Los administradores controlarán para qué usuarios puede actuar el Agente y qué usuarios pueden configurarlo. Estas configuraciones están disponibles en la pestaña rápida Control de Acceso del Agente de la página de Configuración del Agente de Gastos. Además, el Agente solo envía correos electrónicos a los usuarios registrados como usuarios de gastos.

Carga de un recibo en la aplicación web

1. Abra El Agente de gastos y vaya a Informes de gastos.
2. Arrastre y coloque el archivo de recibo en el área Cargar recibo (o colocar aquí) o selecciónelo para buscar un archivo en el dispositivo. También puede quitar una carpeta completa de recibos para cargar varios archivos a la vez.
3. Espere a que se complete la carga.

Expense Agent admite archivos JPEG, PNG y PDF de hasta 10 MB, incluidas facturas impresas, archivos PDF digitales y recibos manuscritos, como los recibos de taxi.

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Estados de los gastos y dónde aparecen

En la tabla siguiente se describen los estados que puede tener un gasto individual.

Estados del informe de gastos

Donde aparecen los estados

Varias páginas muestran distintivos de estado.

Flujo de procesamiento: resumen

El Agente de pagos ejecuta un flujo de procesamiento completo y automatizado, combinando tecnologías de OCR e inteligencia artificial para transformar recibos en información financiera estructurada y lista para su validación.

Primero, se ingesta los recibos, ya sea desde la app web o a través del correo electrónico. En el momento en que el documento entra en el sistema, el agente activa su motor de IA para analizar el contenido.

A partir de ahí, se produce la extracción automática de datos mediante OCR e inteligencia artificial. El sistema identifica elementos clave como el comerciante, la fecha, el importe, la divisa o el método de pago, incluso cuando se trata de documentos no estructurados o con diferentes formatos.

Una vez extraída la información, el Agente realiza la categorización automática del gasto, asignándolo a las categorías y subcategorías configuradas en Business Central. En este punto también se aplican reglas empresariales, se detectan posibles incidencias (como monedas no configuradas o datos incompletos) y se preparan los datos para su uso contable.

Con los gastos ya procesados, el Agente se encarga de su agrupación automática en informes, normalmente organizados por periodos como el mensual y por empleado. Este paso elimina la necesidad de que el usuario cree informes manualmente.

Durante esta fase, el sistema también realiza una detección de anomalías y validaciones, identificando posibles incumplimientos de políticas, importes fuera de límites o información obligatoria faltante. Estas alertas pueden ser advertencias (permiten continuar con justificación) o bloqueos que deben resolverse antes de avanzar.

Finalmente, los informes pasan al flujo de revisión y aprobación, donde los usuarios validan la información y los responsables aprueban o devuelven los gastos. Una vez aprobados, los datos se contabilizan automáticamente en Business Central, cerrando así un proceso completamente integrado, trazable y optimizado.

Activación en Business Central

La activación del Agente de gastos se realiza directamente desde Business Central, a través de una configuración asistida que guía paso a paso al administrador.

Este asistente permite definir aspectos como los canales de envío (app web y/o correo electrónico), los valores contables por defecto y las reglas de gestión de gastos.

A nivel técnico, es necesario contar con los permisos adecuados (como roles de administración de agente y gestión de gastos) para poder configurar y operar la solución. Además, uno de los elementos clave es la configuración de un buzón compartido de Microsoft 365, que será el encargado de recibir los recibos enviados por los empleados y servir como canal de comunicación automática del agente.

Durante este proceso también se definen aspectos como:

• Quién puede interactuar con el agente o configurarlo.
• Las políticas y reglas de gasto.
• Frecuencia de notificaciones y recordatorios.
• Configuración de kilometraje y dietas.

Una vez completada la configuración y validados los requisitos, el Agente puede activarse y empezar a procesar gastos de forma automática en segundo plano.

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