El Agente de ventas de Business Central: Automatización inteligente para las pymes 

Con la llegada de la Wave 2 de 2025 de Microsoft Dynamics 365 Business Central, las pequeñas y medianas empresas están a punto de experimentar un salto cualitativo en la gestión comercial gracias al nuevo Agente de ventas (Sales Order Agent).

Esta funcionalidad, impulsada por inteligencia artificial, promete convertir correos electrónicos y documentos en pedidos de venta reales, reduciendo errores, acelerando procesos y liberando tiempo para tareas estratégicas. ¿Quieres conocer este nuevo agente? ¡Sigue leyendo!

Agentes de Business Central

Un Agente es una capacidad avanzada de inteligencia artificial diseñada para automatizar tareas específicas y flujos de trabajo dentro del sistema, realizando acciones de manera autónoma con mínima intervención del usuario. Los Agentes funcionan de la siguiente manera:

• Operación autónoma: los Agentes funcionan de manera independiente, reaccionando a eventos y entradas del sistema sin necesidad de que un usuario los ejecute manualmente.
• Inteligencia artificial: utilizan IA para analizar solicitudes, interpretar datos, razonar sobre el estado de la información y corregir errores.
• Acciones automatizadas: pueden gestionar notificaciones, enviar alertas y ejecutar acciones automáticas basadas en condiciones predefinidas.

Agentes de pedidos de ventas

Es una funcionalidad basada en inteligencia artificial y procesamiento de lenguaje natural, diseñada para interpretar correos electrónicos y archivos adjuntos (como PDFs o imágenes) que contienen solicitudes de clientes, y convertirlos automáticamente en cotizaciones o pedidos de venta dentro de Business Central.

Es decir, no solo va a crear una solicitud o un pedido mediante un correo donde venga especificado un texto, sino que también tiene la habilidad de interpretar documentos adjuntos dentro de esas solicitudes.

Del correo al pedido: ¿Cómo funciona? 

El Agente de ventas automatiza el ciclo completo de gestión de pedidos desde la recepción de una solicitud por correo electrónico hasta la creación del pedido en Business Central. El proceso es el siguiente: 

1. Supervisión del buzón de entrada: El agente monitoriza una cuenta de correo (personal o compartida) configurada en Microsoft 365. 
2. Interpretación del mensaje: Utiliza IA para identificar al cliente, los productos solicitados, cantidades, condiciones y direcciones de envío. 
3. Generación de oferta: Crea automáticamente una propuesta en Business Central, teniendo en cuenta precios, disponibilidad y condiciones comerciales. 
4. Interacción inteligente: Si falta información, el agente puede iniciar un intercambio de correos para aclarar detalles. 
5. Conversión en pedido: Una vez confirmada la oferta, se transforma en un pedido de venta listo para su tramitación. 

Todo esto ocurre con supervisión humana, permitiendo revisar, modificar o aprobar cada paso antes de que se registre en el sistema. 

Requisitos para activar el Agente 

Para implementar el Agente de ventas, es necesario cumplir con ciertos requisitos técnicos y de configuración: 

• Cuenta de correo Microsoft 365: Debe ser una cuenta de usuario o un buzón compartido con permisos de lectura, administración y envío. 
• Permisos en Exchange: Los usuarios que configuren el agente deben tener permisos delegados en el buzón. 
• Versión de Business Central: Requiere entorno actualizado a la versión 26.0 o superior. 

Beneficios clave para las pymes 

• Ahorro de tiempo: Automatiza tareas repetitivas como el procesamiento de correos. Es decir, no depende de un usuario, sino que al hacer la configuración del agente, automáticamente todas las solicitudes serán contestadas.  
• Reducción de errores: Minimiza fallos humanos en la entrada de datos. 
• Mayor capacidad de respuesta: Mejora la experiencia del cliente con respuestas más rápidas. 
• Mayor eficiencia operativa: El Agente trabaja 24 horas los 7 días de la semana. No depende de un trabajador.
• Escalabilidad: Permite gestionar más pedidos sin necesidad de ampliar plantilla. 
• Integración: Permite integrarse con Microsoft 365.
• Compatibilidad: Este Agente es compatible con múltiples direcciones de envío.

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Características y funcionalidades del Agente en la Wave 2 

Además de convertir correos en pedidos, el Agente de ventas incluye nuevas capacidades que lo hacen aún más potente: 

• Procesamiento de adjuntos: El agente procesa archivos adjuntos de correo electrónico, como archivos PDF o imágenes, que contienen solicitudes de presupuesto. Extrae información relevante de estos archivos y genera un presupuesto de venta basado en el contenido. Con esta capacidad, los usuarios pueden manejar consultas enviadas en formatos menos estructurados.
• Multi-ship-to: Soporta pedidos con múltiples direcciones de entrega. Es decir, cuando un cliente tiene varias direcciones de envío registradas, el agente detecta y aplica la dirección correcta si la solicitud de correo electrónico lo especifica. Esta característica mejora la precisión de las cotizaciones y reduce la necesidad de aclaraciones de seguimiento.
• Respuestas con capacidad para prometer: Cuando el agente responde a las solicitudes de disponibilidad de artículos, puede incluir artículos que la empresa puede prometer dentro de un plazo razonable, en una fecha posterior. Este tipo de respuesta usa las herramientas de planeación integradas y la activa con una nueva configuración.
• Email automático: El agente puede comenzar a procesar automáticamente los correos electrónicos de los clientes registrados sin esperar la confirmación manual. Esta característica aumenta la eficiencia en escenarios que involucran clientes recurrentes y de confianza. Una nueva configuración activa esta función.
• Reanudar con la entrada del usuario: Cuando los usuarios modifican manualmente una cotización o ayudan al agente durante un problema de procesamiento, pueden proporcionar instrucciones en lenguaje natural en el panel Agente. Esta entrada ayuda al agente a comprender el contexto y los detalles de los cambios manuales. El agente reanuda la tarea sin reiniciar e incorpora la guía del usuario en el proceso en curso.
• Panel de tareas: Muestra las acciones pendientes del agente para revisión por parte del usuario. 

Configuración del Agente

Primero, se debe tener el Agente de pedido de venta activo dentro de Business Central.

Una vez hemos comprobado que está activo, se tiene que configurar el Agente para que después funcione correctamente. En el apartado de cuenta es importante que se indique la dirección principal donde van a llegar todas las solicitudes de los clientes. Por lo tanto, esta indicación, automáticamente, va a hacer que la cuenta reciba todos los correos electrónicos con las solicitudes de los clientes para iniciar y crear el proceso de pedidos de venta.

También, existen una serie de características donde también se le puede decir que no solo cree una oferta sino que cree directamente un pedido de venta. Además, se puede configurar el agente para que registre todos los remitentes y usuarios y que también pueda buscar todos los productos solicitados por el cliente seleccionando -incluso- los disponibles.

¿Qué significa esto para tu empresa? 

La incorporación del Agente de ventas en Business Central marca un antes y un después en la automatización comercial. Las pymes podrán: 

• Procesar más pedidos en menos tiempo. 
• Mejorar la calidad del servicio al cliente. 
• Integrar IA sin perder el control humano. 
• Adaptarse a picos de demanda sin saturar al equipo. 

En Aitana te ayudamos a configurar, adaptar y sacar el máximo partido a esta funcionalidad. Contacta con nuestro equipo y da el salto a la automatización inteligente. 

David Revesado
Desarrollo de negocio Business Central