Guía básica para entender qué es Power BI

¿Estás buscando una solución que aumente la productividad y que también ofrezca una visión completa de los datos cruciales de tu empresa? Independientemente del tamaño y del sector en el que te encuentres, ya sabrás que la visualización de información y la analítica web se han vuelto indispensables para cualquier negocio.

Para cubrir esta necesidad, Microsoft pone a disposición de las compañías Power BI, una herramienta diseñada para potenciar los informes de análisis de datos, que va más allá de la mera presentación de información. Se trata de una solución que permite transformar los datos en acciones estratégicas. ¡En este artículo, exploramos en profundidad Power BI y te presentamos una guía básica para que puedas utilizar la solución desde ya!

¿Qué es Power BI?

Microsoft Power BI es una herramienta de Business Intelligence pensada para ayudar a pymes y grandes empresas a tomar decisiones informadas de manera ágil. Esta solución es, principalmente, un servicio analítico basado en la nube que destaca por su capacidad para ofrecer análisis avanzados, impulsando la toma de decisiones estratégicas en tiempo real.

Power BI -solución que forma parte de la Power Platform de Microsoft-, no solo aumenta la productividad de los negocios, sino que también les proporciona una visión completa de sus datos, gracias al uso de cuadros de mando, informes interactivos y visualizaciones atractivas.

¿Para qué sirve?

• Visión holística para toda la organización: Power BI brinda soluciones de análisis empresarial que permiten a los equipos visualizar datos y compartir conocimiento para tomar decisiones rápidas y efectivas. Además, al incorporar a todos los usuarios clave de la organización, asegura un acceso uniforme a la misma información.
• Conexión de los datos: Power BI es la única plataforma donde se pueden ver todos los datos de la empresa. Los cuadros de mando de Power BI muestran visualizaciones y KPIs de datos que se encuentran tanto on-premise como en la nube, proporcionando una visión completa del negocio.
• Gestión del Big Data: esta herramienta sirve para simplificar la gestión y el intercambio de grandes volúmenes de datos. Con aplicaciones como Azure Data Lake, se agiliza la obtención de insights y se mejora la colaboración entre los analistas, ingenieros y científicos de datos.

Características

• Visualización de datos: los cuadros de mando que integra Power BI permiten crear informes visuales e interactivos que transforman grandes volúmenes de datos en información entendible.
• Análisis en tiempo real: con Power BI se actualizan los datos -de manera automática- para disponer siempre de una visión actualizada del negocio.
• Integración completa: Power BI es capaz de unificar todos los datos independientemente de qué fuente -local o en la nube-.
• Facilidad de uso: la capacidad que tiene esta solución de proporcionar análisis e informes intuitivos, así como las herramientas de auto-servicio que incorpora, permite a los usuarios explorar datos sin necesidad de tener conocimientos técnicos.
• Trabajo en equipo: Power BI permite compartir informes y datos con cualquier miembro de la empresa de forma fácil y rápida.

Ventajas de Microsoft Power BI

Microsoft Power BI ofrece una serie de ventajas significativas respecto a otras soluciones de Business Intelligence, que la convierten en una herramienta imprescindible para cualquier organización que busque mejorar su capacidad de análisis y toma de decisiones.

Decisiones más fundamentadas

Con Power BI, las decisiones empresariales se basan en datos sólidos y análisis profundos, en lugar de suposiciones o intuiciones. La plataforma proporciona una amplia gama de herramientas de visualización y análisis que permiten a los usuarios explorar datos de manera intuitiva y descubrir insights valiosos. Al tener acceso a información actualizada en tiempo real, las decisiones se vuelven más fundamentadas y orientadas hacia el éxito.

Accede desde cualquier lugar

Una de las ventajas clave del erp Power BI es su accesibilidad. Los usuarios pueden acceder a sus paneles e informes desde cualquier lugar y en cualquier momento, ya sea desde un navegador web o desde la aplicación móvil. Esta capacidad de acceso remoto permite a los equipos estar siempre conectados con los datos empresariales relevantes, lo que facilita la colaboración y la toma de decisiones colaborativa, incluso cuando están fuera de la oficina.

Paneles y cuadros de mando personalizados

Power BI permite a los usuarios crear paneles y cuadros de mando personalizados según las necesidades específicas de cada negocio. Con una amplia variedad de visualizaciones y opciones de personalización, los usuarios pueden diseñar dashboards que reflejen exactamente los KPIs y métricas clave que son fundamentales para su función y objetivos. Esto asegura que cada miembro del equipo tenga acceso a la información más relevante para su trabajo, lo que aumenta la eficiencia y la efectividad en toda la organización.

Presentación visual y atractiva

Una de las características distintivas de Power BI es su capacidad para crear visualizaciones de datos atractivas y fácilmente comprensibles. Desde gráficos interactivos hasta mapas geoespaciales, los dashboards de Power BI ofrecen una amplia variedad de opciones de visualización que hacen que los datos cobren vida de una manera impactante. Esta presentación visual y atractiva no solo facilita la comprensión de los datos, sino que también hace que sea más fácil para los usuarios identificar tendencias, patrones y oportunidades de mejora.

¿Qué tipos de empresas pueden utilizar Power BI?

Microsoft Power BI es una herramienta versátil que puede adaptarse a una amplia variedad de empresas, independientemente de su tamaño o industria.

Pequeñas empresas

Las empresas pequeñas pueden aprovechar al máximo Power BI debido a su accesibilidad, coste-eficiencia y escalabilidad. Con su modelo de pago por uso y su facilidad de implementación, Power BI permite a las empresas en crecimiento acceder a potentes herramientas de análisis de datos sin una inversión inicial significativa. Además, la capacidad de compartir informes y colaborar en tiempo real facilita la toma de decisiones ágiles y fundamentadas, lo que es clave para el éxito de cualquier empresa.

Medianas empresas

Las empresas medianas -a menudo- se enfrentan al desafío de gestionar grandes volúmenes de datos sin disponer de los recursos necesarios para implementar soluciones de Business Intelligence. En este sentido, Power BI ofrece una solución atractiva para estas empresas al proporcionar capacidades avanzadas de análisis de datos a un coste razonable. Con Power BI, las empresas medianas pueden consolidar datos de múltiples fuentes, crear informes personalizados y tomar decisiones informadas que impulsen su crecimiento y eficiencia operativa.

Grandes empresas

Las grandes corporaciones suelen tener una gran cantidad de datos dispersos en diferentes sistemas y departamentos. Power BI ofrece una solución única para la gestión y visualización de estos datos, lo que permite a las grandes corporaciones obtener una visión completa y unificada de su negocio. Con capacidades avanzadas de análisis predictivo y visualización de datos, Power BI ayuda a las grandes organizaciones a identificar tendencias, patrones y oportunidades de mejora que, en otros casos, podrían pasar desapercibidas. Además, la integración con otras herramientas de Microsoft, como Azure y Microsoft 365, permite una colaboración fluida y una experiencia de usuario optimizada en toda la organización.

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Cuadros de mando de Power BI

Como hemos dicho, los cuadros de mando de Power BI son una herramienta que permite a los usuarios visualizar y analizar datos de manera intuitiva y efectiva. Estos paneles o dashboards ofrecen una vista consolidada de los principales indicadores de rendimiento (KPIs) y métricas clave de una organización, lo que facilita la toma de decisiones informadas y la identificación de tendencias y patrones importantes.

Es común que las empresas cuenten con cuadros de mando de Power BI específicos para cada uno de sus departamentos con el objetivo de responder de manera positiva a sus necesidades. Por eso, en Aitana ofrecemos soluciones como Finance BI y Sales BI, dos herramientas esenciales para optimizar las operaciones y estrategias en las áreas de administración y finanzas, y en el área comercial de la compañía.

Finance BI

Los cuadros de mando de Power BI en el ámbito financiero, también conocidos como Finance BI, son herramientas diseñadas específicamente para ayudar a las empresas a gestionar y optimizar sus operaciones financieras.

Estos paneles incluyen métricas financieras clave, como ingresos, gastos, margen de beneficio, flujo de efectivo y retorno sobre la inversión (ROI), entre otros.

Con Finance BI, los responsables financieros pueden supervisar de cerca el rendimiento financiero de la empresa, identificar áreas de mejora y tomar decisiones estratégicas que impulsen el crecimiento y la rentabilidad.

Sales BI

Los cuadros de mando de Power BI en el ámbito de ventas, o Sales BI, son herramientas diseñadas para proporcionar una visión completa del rendimiento de las ventas de una empresa.

Estos paneles incorporan métricas como ingresos de ventas, unidades vendidas, tasas de conversión, análisis de pipeline y seguimiento de objetivos de ventas, entre otros.

Gracias a Sales BI, los equipos de ventas pueden identificar oportunidades de crecimiento, analizar el rendimiento de los vendedores individuales y de los equipos, y tomar medidas proactivas para mejorar la eficiencia y la efectividad de las ventas.

Formación y cursos de Power BI

Ante el gran número de funciones que esta herramienta de Microsoft ofrece, tener una adecuada formación en Power BI puede ser un factor diferenciador respecto a los competidores. Tener profesionales en el equipo que hayan adquirido conocimientos ya sea en cursos de Power BI o parecidos, permite que las empresas puedan aprovechar al máximo las capacidades del software.

Desde Aitana entendemos la importancia de esta formación y, por eso, ofrecemos dos completos cursos de Power BI. Uno de iniciación para todos aquellos que todavía están empezando en este mundo y quieren conocer más.

Y otro llamado ‘Curso avanzado de Power BI’, para aquellos que ya tienen una base de formación o experiencia y quieren profundizar en cuestiones más complejas.

Cómo implementar Power BI

Aunque la implementación de Microsoft Power BI puede parecer sencilla debido a su interfaz intuitiva y la amplia integración con otras herramientas de Microsoft, es crucial seguir una serie de pasos estructurados para garantizar un despliegue exitoso:

1. Evaluar las necesidades y objetivos: identificar los desafíos específicos que Power BI puede ayudar a resolver y establecer objetivos claros para la implementación, como mejorar la toma de decisiones, optimizar procesos o aumentar la eficiencia operativa.
2. Formar un equipo de implementación: designa a un equipo interno responsable de liderar la puesta en marcha de Power BI e incluye a diferentes departamentos y personas responsables para garantizar una implementación integral.
3. Adquirir licencias y recursos necesarios: evalúa las necesidades de licenciamiento de Power BI según el tamaño y los requisitos de la empresa, asegurando tener los recursos necesarios, como hardware y software compatibles, para ejecutar Power BI de manera efectiva.
4. Preparar los datos: identifica y prepara las fuentes de datos relevantes para la empresa.
5. Instala y configura Power BI: descarga e instala Power BI Desktop en los equipos de los usuarios designados, y configura las conexiones a las fuentes de datos y personaliza las configuraciones según las necesidades de la empresa.
6. Desarrolla informes y paneles: utiliza Power BI Desktop para crear informes y paneles que reflejen las métricas y KPIs clave de la empresa.
7. Publica y comparte en Power BI Service: publica los informes y paneles creados en Power BI Desktop en el servicio de Power BI en la nube.
8. Capacita a los usuarios: proporciona recursos de aprendizaje a los usuarios para familiarizarse con Power BI y sus funcionalidades.
9. Revisa y actualiza: establece un proceso de revisión continuo para evaluar el rendimiento y la eficacia de Power BI en la empresa. Además, realiza actualizaciones y mejoras según sea necesario para garantizar que Power BI siga cumpliendo con los objetivos marcados.

Integraciones con Power BI

Las integraciones de Power BI con diversas herramientas y plataformas amplían -enormemente- sus capacidades analíticas y de visualización de datos.

Desafíos de llevar a cabo una integración

Integrar Power BI con sistemas y herramientas externas puede presentar varios desafíos que las organizaciones deben abordar para garantizar una implementación exitosa y eficaz.

• Compatibilidad de datos y sistemas: la integración requiere que Power BI sea compatible con los formatos de datos y las plataformas de las otras herramientas involucradas.
• Gestión de grandes volúmenes de datos: al integrar Power BI con otras herramientas, especialmente, con bases de datos empresariales o aplicaciones de big data, la gestión eficiente de grandes volúmenes de datos se convierte en un desafío crítico. El rendimiento de Power BI puede verse afectado negativamente si no se optimizan las consultas de datos para manejar grandes cargas.
• Seguridad y gobernanza de datos: asegurar que los datos permanezcan seguros durante y después de la integración es esencial. Esto incluye la gestión de permisos de acceso, la auditoría de actividades y la conformidad con normativas de privacidad de datos.
• Complejidad en el mantenimiento: las actualizaciones que se llevan a cabo en una determinada plataforma pueden requerir cambios en otras para mantener la compatibilidad y funcionalidad.
• Capacitación y adopción por los usuarios: la integración de nuevas herramientas, a menudo, requiere que los usuarios se capaciten para utilizar nuevas funcionalidades. La falta de capacitación puede limitar el uso efectivo de las soluciones integradas.
• Coordinación entre diferentes equipos: la integración de Power BI requiere la colaboración entre diversos departamentos dentro de una organización, como TI, análisis de datos y operaciones.

Integración Power BI con diferentes herramientas

• Power Automate y Excel: estas herramientas mejoran el flujo de trabajo y la manipulación de datos en Power BI. Por un lado, Power Automate permite la automatización de procesos, facilitando la actualización automática de informes y la generación de alertas, mejorando la eficiencia operativa y la respuesta en tiempo real a cambios importantes en los datos. Por otro, Excel se integra de manera fluida con Power BI, permitiendo importar datos y realizar análisis más complejos en una plataforma familiar para muchos usuarios.
• Power Apps: Power BI se integra con Power Apps para facilitar la creación de aplicaciones personalizadas que puedan interactuar directamente con los datos analizados. Estas aplicaciones pueden ser especialmente útiles en escenarios donde se requiere una acción rápida basada en los insights generados por Power BI.
• Azure y SQL Server: la integración de Power BI con Azure y SQL Server potencia las capacidades de extracción, transformación y carga (ETL) de datos. Azure, con su amplia oferta de servicios en la nube, permite almacenar y procesar grandes volúmenes de datos de forma escalable y segura. SQL Server, por su parte, es una solución para la gestión de bases de datos que, al integrarse con Power BI, proporciona un flujo continuo de datos actualizados para análisis en tiempo real.
• Integración con Business Central: la integración de Business Central con Power BI transforma la visualización y manipulación de datos operativos y financieros. Business Central actúa como una fuente de ERP que, al combinarse con Power BI, permite a las empresas crear dashboards personalizados que reflejan el rendimiento financiero y operativo en tiempo real. Esta integración ofrece una visión completa del estado de la empresa.
• Integración con Sage X3: la integración de Power BI con Sage X3 permite a las empresas que utilizan este ERP analizar sus datos financieros y operativos de manera eficiente. Sage X3 proporciona información detallada sobre la gestión de recursos empresariales y, al integrarse con Power BI, los usuarios pueden convertir estos datos en visualizaciones intuitivas e informes interactivos. Esto no solo mejora la comprensión de los datos, sino que también ayuda a identificar tendencias y oportunidades de mejora en diferentes áreas de la empresa.

Estrategias para una integración correcta

Para garantizar una integración exitosa de Power BI con otras herramientas, es esencial definir claramente los objetivos de la integración, seleccionar adecuadamente las fuentes de datos, y diseñar los modelos de datos de tal forma que reflejen de manera óptima los fines perseguidos. Además, es crucial definir correctamente los permisos de acceso y monitorizar continuamente el rendimiento de las integraciones para asegurarse de que se alinean con los objetivos de la empresa.

La planificación meticulosa y el entendimiento de las herramientas involucradas también son fundamentales para maximizar los beneficios de las integraciones de Power BI, permitiendo a las empresas aprovechar al máximo sus capacidades de análisis de datos.

Casos de éxito con Power BI

Desde Aitana, implementamos soluciones tecnológicas como Power BI para conseguir transformar los procesos de toma de decisiones y análisis de datos de nuestros clientes, logrando resultados significativos y tangibles. Los casos de éxito siguientes destacan cómo, a través de la integración personalizada de Power BI, nuestros clientes no solo han mejorado su eficiencia operativa, sino que también han ganado insights estratégicos que impulsan su crecimiento y competitividad en el mercado.

La Corberana

Con la implementación de Power BI, y su integración con Microsoft Dynamics 365 Business Central, La Corberana, empresa dedicada al diseño, fabricación y comercialización de productos de limpieza, desinfección y tratamiento de aguas ha experimentado un cambio transformador.

Y es que esta integración les ha permitido optimizar sus operaciones de producción al proporcionar un acceso rápido y eficiente a datos críticos y actualizados sobre sus procesos. Con paneles personalizados y reportes detallados, han logrado una visibilidad completa sobre su cadena de suministro, lo que ha mejorado la toma de decisiones y ha aumentado la precisión en la planificación y gestión de inventarios.

Como afirma su CEO, Enrique Torres, “Power BI es la mejor herramienta visual que existe. Nos facilita la vida porque lo ves todo a golpe de ojo sin tener que perder el tiempo creando informes. Hemos conseguido disminuir el tiempo de recopilar información en un 25%.”

Anticimex

Anticimex, una empresa global del sector de control de plagas, también experimentó mejoras significativas en la gestión y análisis de datos tras la implementación de Power BI.

La capacidad de integrar y visualizar datos de múltiples fuentes les está permitiendo mejorar su eficiencia operativa y, también, enriquecer la interacción con los clientes y optimizar las estrategias de servicio.

Los dashboards interactivos y los informes analíticos proporcionados por Power BI han jugado un papel crucial en el análisis de tendencias de mercado y en la respuesta proactiva a las necesidades del cliente. Según Josep Valls, CEO de la compañía, “con Power BI somos capaces de medir datos en tiempo real, de diferentes fuentes y con eficacia. Hemos conseguido reducir en un 20% el tiempo de creación de nuestros informes.”

¿Estás pensando en implantar Power BI y aprovecharte de todos sus beneficios? Si está guía no ha sido suficiente, ¡nosotros te ayudamos! ¡Déjanos tus datos y nos pondremos en contacto contigo!