«El móvil es sólo una moda». «La nube es demasiado arriesgada. Nos quedamos con el cliente-servidor puro». Aunque estas frases parecen sacadas de otra época, seguro que alguna vez has escuchado alguna de ellas. Nosotros también, lo confesamos.
Sin embargo, seguir utilizando sistemas obsoletos habiendo en el mercado soluciones modernas, productivas y 100% efectivas no deja de ser paradójico. Y esto es lo que pensó la empresa Tejidos Royo, que comenzó a valorar hace unos meses una actualización tecnológica de su entorno Lotus Domino en fase de obsolescencia.
El objetivo de esta compañía líder en el sector textil en Europa era disponer de la última tecnología como la que ofrece Microsoft con soluciones en la nube en modo SaaS (Software as a Service) con Microsoft 365 (antes Office 365).
Tras un estudio exhaustivo del entorno Lotus Domino de Tejidos Royo, se estableció que existían, por un lado, 40 aplicaciones cuya migración habría que valorar; y, por otro, 200 cuentas de correo electrónico activas con un total de 315 GB de capacidad.
Beneficios de migrar Lotus Domino a Microsoft 365
Aunque Lotus Domino fue en su día la solución líder de correo electrónico y colaboración, su evolución ha sido complicada en los últimos años y no puede competir con una plataforma integral como Microsoft 365, que potencia la productividad personal ofreciendo correo electrónico, colaboración, gestión documental y comunicaciones unificadas y extendiendo la funcionalidad de otras soluciones como ERP, CRM o BI.
Por esta razón, desde Aitana recomendamos la migración de Lotus Domino a Microsoft 365, ya que encontramos importantes beneficios:
- Transformación de la empresa. La transición tecnológica de Lotus Domino a SharePoint representa una oportunidad para transformar el negocio de las compañías que quieren ser más ágiles y productivas. De hecho, con Lotus Domino las unidades de negocio estaban encerradas en aplicaciones separadas y aisladas las unas de las otras. Sin embargo, ahora las empresas disponen de una completa y universal plataforma informática como es Microsoft 365.
- Reducción de costes. Ahorrar dinero es una muy buena razón para migrar. Y, en este sentido, la migración de Domino a Microsoft 365 ofrece una reducción de costes en dos áreas:
- Reducción de la formación de los usuarios. Dado que la mayoría de los usuarios ya están familiarizados con los productos de Microsoft, necesitan poca formación para aprovechar las funcionalidades de SharePoint. Este no es el caso de Lotus Domino y las aplicaciones creadas sobre él. De hecho, muchas organizaciones deben proporcionar formación adicional en Domino más allá de la que proporcionan para Microsoft 365.
- Mejora de la productividad. El aspecto uniforme de las aplicaciones de Microsoft mejora la productividad de los empleados. Por el contrario, Lotus Domino requiere que los usuarios se ajusten al pasar de una plataforma a otra en el mismo PC. Cuando los usuarios deben preguntarse continuamente si están en el mundo de Notes o en el de Microsoft, esto les resta productividad. A todo ello hay que sumar que, en el mundo Lotus, las variaciones permitidas en la interfaz de usuario pueden causar aún más confusión, con una colocación incoherente de los botones, las etiquetas y la navegación.
- Licencias. El coste de las licencias de Lotus Domino depende de diversos factores y su estimación resulta complicada. Por el contrario, el coste de las licencias de Microsoft 365 está publicado en su web.
- Mejora la gestión. A medida que aumentan las organizaciones que reconocen que SharePoint representa el futuro y Lotus Domino el pasado, la brecha de funcionalidad entre ambos se hace más amplia y profunda, especialmente en tres áreas:
- Búsqueda: la capacidad de encontrar información en Lotus Domino se ajustaba a las necesidades y expectativas de los usuarios de la empresa hace una década. Ahora, los usuarios de dentro y fuera de la empresa dan por sentadas funciones de búsqueda como la intuición, la relevancia y las clasificaciones, que incluye SharePoint. Cuando la información es tan valiosa como la capacidad de encontrarla, la búsqueda se convierte en la principal preocupación de las organizaciones que contemplan la migración.
- Integración entre aplicaciones: Dado el dominio de Microsoft 365 en las empresas actuales, la estrecha integración entre las aplicaciones de Microsoft y SharePoint es un argumento de peso a favor de la migración. Así, cuando existe una colaboración de varios usuarios en un documento de Microsoft Word o una hoja de cálculo de Excel, la integración entre SharePoint y Microsoft 365 supera con creces la integración entre Lotus Domino y Microsoft 365.
- Flujos de trabajo: los procesos empresariales de éxito dependen en gran medida de los flujos de trabajo automatizados, como la asignación de tareas, las revisiones y las aprobaciones. Sin su propio motor de flujos de trabajo, Lotus Domino está mal equipado para impulsar estos procesos. Por el contrario, el motor de flujos de trabajo de SharePoint está a disposición de los desarrolladores, que pueden integrar fácilmente los flujos de trabajo en todos los productos de Microsoft.
- Importancia del cloud. Poco después de la compara de IBM Notes por HCL, se anunció que se detenía la versión cloud de Lotus. Esto supone que utilizar Lotus Domino implica mantener una plataforma de servidores on premise.
- Facilita la movilidad. En plena explosión del teletrabajo, los empleados deben de poder conectarse de manera sencilla a las aplicaciones empresariales, desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo. Ni el modelo clásico cliente (Notes) ni el modelo servidor (Domino) facilitan la movilidad de los empleados. Sin embargo, Microsoft 365 está diseña exprofeso para eso.
Tejidos Royo, una década en el sector textil
Fundada en 1903, Tejidos Royo es una empresa española cuya amplia vocación internacional les ha permitido exportar sus productos a más de 30 países diferentes. Actualmente cuentan con un equipo de profesionales de más de 350 personas centrados en la búsqueda de soluciones textiles para sus clientes.
Se trata de una compañía sostenible 360º, con amplia variedad de tejidos, con una fábrica dotada de la última tecnología y con un alto valor añadido.
Si todavía sigues trabajando con Lotus y quieres que te asesoremos en la migración a Microsoft 365, ¡rellena el formulario y nos pondremos en contacto contigo!