La inteligencia artificial ya no es una promesa de futuro para los usuarios de Microsoft Dynamics 365 Business Central. Ya está integrada en el ERP y puede utilizarse para analizar información, agilizar tareas y automatizar procesos que hasta ahora requerían una intervención mucho más manual. Pero no toda la IA de Business Central funciona de la misma manera.
Una cosa es que Copilot te ayude mientras trabajas en una página. Otra, que puedas preguntarle directamente por tus datos. Y otra muy distinta es que un agente reciba una tarea y avance por ella prácticamente de principio a fin.
Tabla de contenidos
- De Copilot a un agente: ¿qué cambia realmente?
- Copilot integrado en Business Central: IA mientras trabajas
- Chat de Copilot: pregunta a tu ERP como preguntarías a un compañero
- Agentes de IA en Business Central: cuando la IA empieza a trabajar por ti
- IA con control: permisos, seguridad y supervisión humana
- ¿Copilot está incluido? Licencias y costes de la IA en Business Central
- Business Central 29 acelera el salto hacia los agentes
De Copilot a un agente: ¿qué cambia realmente?
Copilot funciona como un asistente y los agentes van un paso más allá. En lugar de esperar a que una persona les pida algo en cada momento, pueden encargarse de procesos completos de varios pasos. Por ejemplo, recibir una factura de proveedor, extraer sus datos y dejar preparado el documento de compra para que alguien lo revise.
La evolución podría resumirse así:
| Copilot en las páginas | Chat de Copilot | Agentes | |
| Qué hace | Sugiere y completa | Responde y orienta | Ejecuta procesos |
| Quién inicia | El usuario | El usuario | Una tarea o evento |
| Alcance | Una actividad concreta | Una consulta | Un proceso de varios pasos |
| Resultado | Sugerencia o borrador | Respuesta o información | Trabajo preparado |
| Control | Tú aceptas | Tú contrastas | Tú supervisas y apruebas |
Es decir, cuanta más autonomía tiene la IA, más importante resulta definir correctamente los permisos, las reglas y los puntos de supervisión.
Copilot integrado en Business Central: IA mientras trabajas
La primera forma de aprovechar la inteligencia artificial es probablemente también la más sencilla: utilizar Copilot dentro de las propias páginas de Business Central.
No tienes que abandonar el ERP ni abrir una herramienta independiente. La IA aparece en determinados procesos para ayudarte justo en el momento en el que estás trabajando.
- Conciliación bancaria con Copilot
En lugar de revisar manualmente cada movimiento para determinar con qué apunte contable coincide, Copilot puede proponer correspondencias entre las transacciones del banco y los movimientos registrados en Business Central.
La clave está en la palabra proponer.
Copilot analiza la información y ofrece una sugerencia, pero es el usuario quien revisa el resultado y decide si lo acepta.
Esto permite reducir parte del trabajo repetitivo sin perder el control sobre un proceso financiero sensible.
- Analizar listas utilizando lenguaje natural
Otra posibilidad especialmente interesante es el análisis de datos.
Business Central contiene una enorme cantidad de información sobre clientes, ventas, compras, productos o proveedores. El problema es que obtener exactamente la vista que necesitamos puede requerir filtros, agrupaciones o configuraciones.
Con Copilot podemos expresar lo que queremos analizar utilizando lenguaje natural.
Por ejemplo:
- “Agrupa las ventas por cliente y mes”.
- “Muéstrame los artículos con menor rotación”.
- “Compara los pedidos pendientes por vendedor”.
La IA ayuda a construir el análisis sin que el usuario tenga que configurar manualmente cada elemento.
Para perfiles de negocio que trabajan continuamente con información del ERP, esto puede hacer que consultar y explorar los datos sea mucho más accesible.
- Resumir información y completar tareas
Copilot también puede intervenir en otras actividades habituales de Business Central.
Entre ellas encontramos funcionalidades para:
- resumir información de clientes, proveedores o documentos;
- rellenar determinados campos automáticamente;
- generar textos de marketing para productos;
- sugerir líneas en documentos de venta;
- ayudar en la correspondencia de documentos electrónicos.
La ventaja es que no necesitas cambiar tu forma de trabajar para empezar a aprovechar la IA. Copilot se incorpora a tareas que ya realizas dentro de Business Central y te ayuda a hacerlas más rápido.
Chat de Copilot: pregunta a tu ERP como preguntarías a un compañero
Ya no se trata únicamente de recibir una sugerencia dentro de una página. Ahora puedes hacer preguntas directamente a Copilot utilizando lenguaje natural.
Por ejemplo:
“¿Cuáles son mis pedidos de venta más urgentes?”
“¿Quiénes son mis principales clientes por ingresos?”
“¿A qué proveedores debemos más importe vencido?”
“¿Cómo lanzo un pedido de venta?”
Copilot busca la información necesaria y devuelve una respuesta basada en los datos a los que el usuario tiene acceso.
- De buscar pantallas a preguntar directamente
Esta forma de trabajar puede resultar especialmente útil cuando sabemos qué información necesitamos, pero no exactamente dónde encontrarla.
Tradicionalmente, consultar un dato en un ERP implica conocer bastante bien su estructura: qué página abrir, qué filtros aplicar o qué campos revisar.
El chat introduce otra lógica.
- Primero haces la pregunta y después Business Central localiza la información necesaria para responderla.
Además, las respuestas pueden incluir referencias a los registros utilizados, de manera que el usuario pueda abrirlos y comprobar de dónde procede la información.
Esto es importante porque la IA no elimina la necesidad de revisar los datos. Al contrario: facilita llegar hasta ellos.
- ¿Puede el chat modificar información?
Aquí encontramos una diferencia fundamental respecto a los agentes.
El chat de Copilot está pensado principalmente para consultar, localizar y explicar información, no para modificar registros de Business Central. Es decir, el chat encuentra y explica; el agente actúa.
Esta separación ayuda también a mantener un mayor control sobre las operaciones realizadas dentro del ERP.
- ¿Qué cambia con Business Central 29?
Business Central 29 da un paso importante en esta experiencia con el nuevo Microsoft Copilot integrado.
El chat permite consultar información de Business Central y elegir diferentes formas de razonamiento según la experiencia disponible.
Además, si la organización dispone de Microsoft 365 Copilot, puede incorporar mediante Work IQ contexto procedente de Microsoft 365, como correos, reuniones, chats o archivos.
Hay un matiz importante: no necesitas Microsoft 365 Copilot para utilizar las capacidades de Copilot sobre los datos de Business Central.
La licencia adicional entra en juego cuando quieres ampliar ese contexto con información de Microsoft 365.
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Agentes de IA en Business Central: cuando la IA empieza a trabajar por ti
Aquí la IA deja de limitarse a sugerir o responder y empieza a ejecutar procesos completos.
Un agente puede recibir una tarea, analizar información, realizar diferentes pasos y dejar el resultado preparado para que una persona lo revise.
- Agente de pedidos de venta: del correo a la oferta
Pensemos en un proceso habitual.
Un cliente envía un correo solicitando varios productos. Una persona tiene que leerlo, identificar al cliente, localizar los artículos, comprobar disponibilidad y preparar la oferta o el pedido.
El Sales Order Agent puede asumir buena parte de ese recorrido.
El agente puede:
- recibir la solicitud;
- identificar al cliente;
- localizar los productos;
- comprobar disponibilidad;
- preparar la oferta;
- solicitar información adicional si es necesaria.
Cuando llega un punto que requiere supervisión, interviene una persona. Así, el objetivo no es eliminar el control comercial, sino reducir el trabajo administrativo que existe antes de tomar una decisión.
- Agente de cuentas a pagar: de la factura PDF al borrador
El Payables Agent puede vigilar un buzón en el que llegan facturas en PDF, leerlas, extraer la información, identificar al proveedor y preparar el documento correspondiente en Business Central.
Puede incluso ayudar a relacionar la factura con un pedido de compra existente, pero hay un límite importante: el agente no contabiliza la factura automáticamente.
La deja preparada para que una persona pueda revisar los datos y continuar con el proceso.
Es un buen ejemplo de cómo Microsoft está planteando los agentes: automatizar la parte repetitiva sin eliminar los controles financieros.
- Agente de gastos: del ticket al informe
El Expense Agent puede recibir tickets desde diferentes canales, extraer información como comercio, fecha o importe, clasificar el gasto y añadirlo al informe correspondiente.
También puede comprobar determinadas políticas de gasto y señalar situaciones que requieren atención. Después, el informe sigue su circuito de revisión y aprobación.
Para empresas con un volumen elevado de tickets, dietas, desplazamientos o gastos comerciales, este tipo de automatización puede reducir considerablemente la introducción manual de información.
IA con control: permisos, seguridad y supervisión humana
Hablar de agentes que leen correos, procesan facturas o preparan pedidos plantea inevitablemente una pregunta: ¿qué ocurre si la IA se equivoca?
Por eso, uno de los conceptos más importantes de la IA en Business Central es la supervisión humana.
Los agentes trabajan con permisos definidos y sus acciones pueden revisarse. Además, Business Central permite establecer puntos en los que una persona debe intervenir antes de continuar.
Copilot tampoco obtiene acceso ilimitado a la información. Respeta los permisos del usuario, por lo que no debería mostrar datos a los que esa persona no tenga acceso dentro de Business Central. La idea, por tanto, no es entregar el ERP a la IA.
Es decidir qué puede hacer, qué información puede consultar y en qué momentos debe detenerse para pedir aprobación.
¿Copilot está incluido? Licencias y costes de la IA en Business Central
Las capacidades de Copilot integradas en Business Central están incluidas actualmente con la licencia de Business Central online, sin un coste adicional específico.
Microsoft 365 Copilot es opcional y resulta necesario cuando queremos incorporar al nuevo chat contexto procedente de Microsoft 365 mediante Work IQ.
Los agentes funcionan de otra manera. Su utilización puede consumir Copilot Credits, por lo que el coste depende del agente y del volumen de trabajo que procese.
Por eso, antes de desplegar agentes a gran escala, tiene sentido empezar con un proceso concreto, medir su utilización y valorar el retorno obtenido.
Business Central 29 acelera el salto hacia los agentes
Business Central 29 refuerza especialmente esta evolución de Copilot hacia experiencias más autónomas.
Entre las novedades relacionadas con IA encontramos:
- el nuevo chat de Microsoft Copilot;
- un panel común para consultar las tareas de los agentes;
- avisos cuando un agente necesita nuestra atención;
- revisión de los cambios directamente desde el documento;
- mejoras en la gestión de permisos;
- nuevas capacidades para los agentes existentes.
El cambio importante no es únicamente que haya “más IA”.
Es que la IA empieza a integrarse en los procesos operativos del ERP, con mecanismos específicos para supervisar qué está haciendo y cuándo necesita intervención.
En Aitana podemos ayudarte a revisar las funcionalidades de IA disponibles en tu Business Central, identificar los casos de uso con mayor sentido para tu empresa y plantear una adopción progresiva, teniendo en cuenta permisos, supervisión y consumo.