¿Te has visto alguna vez buscando una aguja en un pajar de configuraciones de productos? Si tu empresa ofrece soluciones a medida, seguro que sabes de qué hablamos: toneladas de detalles, variables que no parecen acabar nunca… Pero, ¿y si pudieras gestionar todo eso sin perderte entre las opciones y sin complicarte?
En este post, vamos a desmenuzar cómo crear, gestionar y entregar productos a medida como todo un experto, además de compartirte las ventajas de usar un configurador que te hará preguntarte cómo has vivido sin él hasta ahora. ¡Sigue leyendo y descubre cómo simplificar todo este proceso con Sage X3!
Tabla de contenidos
El configurador de productos en Sage X3
¿Qué es y para qué sirve?
El configurador de productos de Sage X3 es una funcionalidad avanzada integrada en este ERP, diseñada para facilitar a las empresas la creación y gestión de productos personalizados de forma ágil, precisa y sin errores.
Es una herramienta clave para aquellas organizaciones que no trabajan con catálogos cerrados, sino que ofrecen soluciones a medida adaptadas a las necesidades específicas de cada cliente.
Su principal valor reside en permitir a los equipos comerciales, técnicos y de producción generar artículos únicos en tiempo real, calculando automáticamente su coste, precio de venta, estructura de materiales (BOM), rutas de fabricación y toda la documentación necesaria para su fabricación o suministro.
- Visión general de la herramienta
El configurador actúa como una guía interactiva y parametrizable, que responde a las decisiones del usuario en tiempo real. A través de una interfaz sencilla e intuitiva, plantea una serie de preguntas dinámicas que definen las características del producto final: dimensiones, materiales, colores, componentes, potencia, acabados, etc.
Además, el sistema evalúa las respuestas dadas, aplica reglas y restricciones predefinidas y genera el artículo completo, con un código único, estructura técnica, costes, precios, y su trazabilidad asociada. Todo este proceso se realiza sin intervención del departamento técnico y sin necesidad de desarrollos específicos.
- Aplicaciones prácticas
El configurador de Sage X3 permite trabajar en tres grandes líneas:
- Creación de artículos nuevos: generar productos completamente a medida con combinaciones únicas que no existen en el sistema.
- Búsqueda inteligente: localizar artículos previamente configurados que se asemejan a la petición actual del cliente para evitar duplicidades y aprovechar configuraciones anteriores.
- Configuración automática: parametrizar reglas para que, ante ciertas condiciones, el sistema genere automáticamente productos y estructuras sin intervención manual.
Esto convierte al configurador en una herramienta imprescindible para empresas que trabajan bajo modelos make-to-order, assemble-to-order, engineer-to-order o distribución personalizada.
Escenarios de configuración
En Sage X3 los escenarios de configuración son los modelos predefinidos que representan los distintos tipos de productos configurables que una empresa comercializa o fabrica. Cada escenario define:
- Las preguntas que se van a realizar al usuario.
- Las respuestas posibles (listas desplegables, campos de texto, valores numéricos).
- Las reglas de negocio que deben cumplirse (restricciones, condiciones, dependencias).
- Las fórmulas de cálculo para coste, precio, cantidades, medidas, etc.
- Los componentes y operaciones que se deben asignar en función de las elecciones realizadas.
Por ejemplo, una empresa que fabrique mobiliario puede tener un escenario para mesas, otro para sillas y otro para armarios. Cada uno de ellos incluirá parámetros distintos según las particularidades de ese tipo de producto.
Lo más relevante es que estos escenarios son 100% parametrizables y no requieren desarrollo personalizado. De esta manera, el propio cliente puede mantener y ampliar sus escenarios conforme su catálogo o modelo de negocio evoluciona, sin depender del proveedor del ERP.
Parámetros personalizables del configurador
- Preguntas y respuestas condicionadas.
- Reglas de visibilidad o bloqueo según elecciones previas.
- Valores predeterminados.
- Cálculo dinámico de costes y precios.
- Restricciones técnicas para garantizar la viabilidad del producto.
- Asociaciones automáticas con estructuras, rutas y precios.
Métodos de inicio de configuración
Sage X3 ofrece máxima flexibilidad en el punto de partida del proceso de configuración. Existen tres formas principales de iniciar una configuración de producto:
a) Desde un presupuesto de venta
Ideal para fases tempranas del proceso comercial. El configurador se activa directamente al preparar una oferta a un cliente. Permite:
- Mostrar precios personalizados en tiempo real.
- Guardar la configuración, aunque no se confirme el pedido.
- Generar avisos al equipo técnico para su validación.
b) Desde un pedido de venta
En empresas que trabajan sin fase previa de presupuesto, es posible lanzar el configurador directamente desde el pedido. Esto permite:
- Configurar y generar el artículo mientras se tramita el pedido.
- Incluir múltiples configuraciones distintas en una misma orden.
- Asignar automáticamente precios, cantidades y condiciones comerciales.
c) Desde entrada autónoma en el sistema
En entornos internos o de preproducción también se puede utilizar el configurador de forma independiente, sin necesidad de estar vinculado a una operación comercial concreta. Es útil para:
- Simular configuraciones.
- Preparar artículos base.
- Generar estructuras para futuros pedidos.
Cada una de estas vías permite adaptar el uso del configurador a la operativa real de la empresa, integrándolo de forma natural en el flujo de trabajo de ventas, producción o ingeniería.
Paso a paso: cómo configurar un producto a medida en Sage X3
| Paso | Acción realizada en Sage X3 | Descripción del proceso | Resultado obtenido |
| 1 | Acceder al módulo comercial | El usuario entra en Sage X3 y se dirige al área desde donde quiere iniciar la configuración: presupuesto, pedido o acceso autónomo. | Preparación del entorno para comenzar a configurar. |
| 2 | Seleccionar punto de partida | Se decide desde dónde se va a lanzar el configurador: presupuesto de venta, pedido de venta o configuración independiente. | Definición del contexto de trabajo. |
| 3 | Elegir el escenario de configuración | Se selecciona el escenario correspondiente al tipo de producto. | Se activan las reglas y preguntas asociadas a ese tipo de producto. |
| 4 | Inicio del asistente de configuración | Sage X3 comienza a mostrar una serie de preguntas dinámicas al usuario. | Se inicia el flujo guiado de personalización. |
| 5 | Responder a las preguntas del configurador | El sistema solicita datos como: línea de producto, tamaño, color, opciones adicionales, potencia… | Se van definiendo las características del producto a medida. |
| 6 | Aplicación de reglas y restricciones | Según las respuestas, el sistema oculta o muestra nuevas opciones y evita combinaciones no viables. | Garantía de que la configuración es técnicamente correcta. |
| 7 | Cálculo automático de costes | En tiempo real Sage X3 va sumando los componentes y operaciones necesarias. | Obtención del coste estimado del producto configurado. |
| 8 | Cálculo del precio de venta | Aplicando tarifas, márgenes o coeficientes definidos por la empresa. | Generación automática del precio final para el cliente. |
| 9 | Búsqueda de configuraciones similares (opcional) | El sistema puede comprobar si ya existe un artículo parecido en la base de datos. | Evitar duplicar artículos previamente creados. |
| 10 | Validar la configuración | Una vez respondidas todas las preguntas, se valida el producto final. | Confirmación de que la configuración es correcta y completa. |
| 11 | Generación automática del artículo | Sage X3 crea un nuevo código de artículo basado en las reglas del escenario. | Alta del producto personalizado en el ERP. |
| 12 | Creación de la estructura de materiales (BOM) | El sistema genera de forma automática la lista de componentes necesarios. | Definición técnica del producto para fabricación o aprovisionamiento. |
| 13 | Generación de la ruta de fabricación | Se crean las operaciones productivas necesarias con sus tiempos estimados. | Planificación de cómo debe fabricarse el producto. |
| 14 | Verificación de disponibilidad de stock | Sage X3 revisa si existen componentes disponibles o si deben comprarse. | Información de viabilidad y posibles plazos de entrega. |
| 15 | Envío a validación técnica (workflow) | Opcionalmente se envía una notificación al departamento técnico para revisión. | Control interno y aseguramiento de calidad. |
| 16 | Incorporación al presupuesto o pedido | El artículo configurado se inserta automáticamente en la línea comercial. | El documento queda listo con precio, coste y descripción. |
| 17 | Confirmación comercial | El cliente acepta la oferta o pedido configurado. | Inicio formal del proceso productivo o logístico. |
| 18 | Generación de órdenes de fabricación o compra | A partir de la configuración se crean órdenes internas. | Integración total con producción y supply chain. |
| 19 | Fabricación y trazabilidad | Se produce el artículo siguiendo la estructura y ruta generadas. | Seguimiento completo del producto personalizado. |
| 20 | Entrega al cliente | Se culmina el proceso con la entrega del producto a medida. | Cierre del ciclo de personalización con éxito. |
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Ventajas diferenciales del configurador de Sage X3
El configurador de productos de Sage X3 es una solución estratégica para cualquier empresa que trabaje con productos no estándar o configurables. Y es que, a diferencia de otros sistemas que requieren desarrollos a medida, este configurador está diseñado para ser completamente parametrizable, accesible y adaptable a diferentes realidades empresariales.
- 100% parametrizable sin desarrollo adicional: el configurador de Sage X3 no necesita desarrollo específico para cada tipo de producto o escenario. Y es que, todo el sistema está basado en parametrización avanzada, lo que significa que se pueden definir: preguntas y respuestas personalizadas, reglas condicionales (si esto, entonces aquello), restricciones técnicas, fórmulas de cálculo y plantillas de estructuras y rutas.
- Autonomía del cliente. Creación y mantenimiento de escenarios sin depender del proveedor: con el configurador de Sage X3, esta barrera desaparece. Las empresas pueden crear, clonar o modificar escenarios de configuración sin recurrir al soporte externo. Esto se traduce en: mayor agilidad para adaptarse a nuevos productos o líneas de negocio, reducción de costes de mantenimiento y evolución continua del sistema en paralelo al crecimiento de la empresa.
- Eliminación de errores técnicos y comerciales: el configurador elimina esta problemática gracias a: lógica de negocio integrada, reglas de validación entre respuestas y generación automática de artículos, estructuras y rutas viables. Así, se consigue garantizar que ningún comercial podrá ofrecer una configuración inviable y que todo lo que se genere esté listo para ser producido o entregado. Además, se evitan errores de codificación, precios incorrectos o estructuras incompletas.
- Agilidad en la cotización, validación y fabricación: el configurador no solo automatiza la creación del producto, sino que acelera todo el flujo comercial y productivo. Desde que el cliente solicita una oferta hasta que recibe el producto, el proceso puede resolverse en minutos. Gracias a ello, se mejora la experiencia del cliente y se optimiza la carga de trabajo interna en departamentos comerciales, técnicos y de producción.
- Adaptación a múltiples sectores y casuísticas: una de las pruebas más sólidas del valor del configurador es su versatilidad sectorial. No se trata de una herramienta pensada únicamente para fabricantes industriales, sino que también es útil para: distribuidores con catálogos abiertos (ej. colecciones configurables), empresas de servicios técnicos (ej. configuración de kits, lotes, contratos) y fabricación de maquinaria, luminarias, muebles, aeronáutica, textil, bicicletas, etc.
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