La incorporación de herramientas inteligentes como Copilot en Business Central ha revolucionado la manera en que las empresas manejan sus operaciones financieras. Este post explora cómo la función avanzada de conciliaciones bancarias en Copilot no solo simplifica sino que también optimiza uno de los procesos más tediosos y propensos a errores en la contabilidad: la conciliación de movimientos bancarios con los registros del ERP.
La conciliación bancaria es esencial para garantizar la precisión de los estados financieros, permitiendo que las empresas tengan un entendimiento claro de su flujo de efectivo y salud financiera. Con la ayuda de Copilot, los usuarios de Business Central pueden realizar conciliaciones bancarias de manera más eficaz, utilizando algoritmos avanzados que comparan automáticamente los apuntes bancarios con los registros contables.
Tabla de contenidos
Ejemplo de conciliación bancaria en Business Central
Con las nuevas actualizaciones de Business Central, la posibilidad de ser asistidos en diferentes procesos por Copilot es mayor. Por ejemplo, dentro del módulo de Contabilidad y Finanzas, se podrán realizar conciliaciones bancarias con la ayuda de Copilot.
Las conciliaciones bancarias permiten liquidar los movimientos bancarios pendientes que se han contabilizado en el ERP a través de la comparativa con las líneas del extracto bancario. Este proceso asegura que los registros contables coincidan exactamente con los apuntes bancarios.
¿Cómo hacerlo?
Para visualizar un ejemplo, crearemos una nueva conciliación en Business Central.
Se indicará en la cabecera de la conciliación, el banco a conciliar y la fecha del extracto, para que nos proponga los movimientos bancarios pendientes hasta dicha fecha. Posteriormente, se incluirá el fichero bancario en la propia conciliación. Para ello:
Acto seguido, le diremos al sistema que liquide automáticamente:
Automáticamente el sistema nos solicitará los días de tolerancia:
Tras darle una tolerancia en los días de liquidación, el sistema dice que no ha conseguido conciliar ninguna línea del extracto con lo que Business Central tiene pendiente en la tabla de movimientos bancarios.
Esto es debido a que no le coincide ningún movimiento en fecha (sumando y restando los días de tolerancia) e importe.
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En este ejemplo, si nos focalizamos en la línea del ingreso del cliente Frank Spencer, vemos que en el banco existe un ingreso de 702€. El procedimiento correcto, ya que se trata de un pago a cuenta, sería que existiese una factura de anticipo, ya que así se cumpliría con el criterio correcto del devengo de IVA. Sin embargo, en este caso, se supone que no existe factura previa y, por tanto, el saldo hay que incluirlo a favor del cliente.
Como podemos observar en la siguiente imagen, en la columna de la derecha, en movimientos bancarios, hay dos apuntes que suman lo mismo que la línea del extracto. Por la casuística que sea, por ejemplo, un error contable en el primer registro, que, para no revertir el primer asiento, se realiza otro con la diferencia desde el diario de pagos.
Si reconciliamos a través de Copilot, va a ser capaz de sugerirnos que esos dos movimientos bancarios pendientes, hacen referencia a una única línea del extracto bancario. Algo inviable, por parte del estándar de BC, donde los algoritmos se quedaban un poco limitados. Copilot utilizará más variables para tratar de conciliar, por ejemplo, la descripción de la transacción, suma de importes etc.
Como vemos, ha sido capaz de conciliar 2 de las 4 líneas del extracto que el estándar no había sido capaz.
De todas formas, el sistema realiza la proposición, y permite al usuario poder hacer una previsualización de cuáles van a ser los movimientos bancarios que quiere conciliar. No obstante, se puede mantener o descartar, a criterio del usuario.
Copilot también asistirá al usuario si no ha creado el movimiento bancario previamente, proponiendo transferir la diferencia contra una cuenta contable.
En este caso, el uso de la IA ayuda a encontrar la cuenta contable más adecuada donde registrar en función del texto de la transacción. Por ejemplo, si detecta que en una línea pone cargo por kilometraje, sugerirá una cuenta contable asociada a dicho concepto.
¿Quieres implantar Business Central para poder realizar estas tareas de una manera más efectiva? ¡Contáctanos y nuestros expertos te ayudarán!
José Antonio Negredo
Comercial
