Programas de adopción de Microsoft 365 Copilot para empresas
Copilot es una herramienta revolucionaria diseñada para integrarse con las aplicaciones de Microsoft 365, transformando radicalmente la productividad y eficiencia de cualquier empresa. Por eso, esta solución proporciona una experiencia de usuario única, simplificando tareas como la creación automática de contenido y mejorando significativamente la capacidad de tomar decisiones más informadas y estratégicas.
A medida que el mercado se vuelve cada vez más competitivo, la adopción de soluciones de inteligencia artificial se ha convertido en un imperativo para las empresas que buscan destacar por encima de su competencia. Por ello, en este post te explicamos los diferentes planes de adopción para integrar Copilot de manera efectiva en tu compañía.
Tabla de contenidos
¿Qué es Microsoft 365 Copilot?
Microsoft 365 Copilot es una solución basada en inteligencia artificial que integra capacidades avanzadas para mejorar la productividad y eficiencia de los usuarios. Al funcionar como un asistente digital, Copilot se integra directamente en las aplicaciones de Microsoft 365, como Word, Excel, PowerPoint y Outlook, ofreciendo sugerencias y automatización de tareas.
Esta herramienta se adapta a los flujos de trabajo específicos de cada usuario, permitiendo una experiencia personalizada y altamente eficaz.
Beneficios clave de adoptar Copilot en Microsoft 365
- Aumento de la productividad: Copilot ofrece funcionalidades como resúmenes automáticos de reuniones, generación de correos electrónicos y preparación de presentaciones, lo que permite a los usuarios disponer de más tiempo para tareas más estratégicas y creativas. Al reducir la carga de trabajo rutinario, Copilot ayuda a maximizar la eficiencia operativa.
- Mejora de la creatividad: incluye herramientas que facilitan la creación de contenido y la generación de ideas innovadoras. De esta manera, los usuarios pueden explorar nuevas formas de presentar información y comunicar ideas.
- Optimización del aprendizaje y desarrollo: Copilot no solo facilita tareas, sino que también ofrece oportunidades de aprendizaje. Por ejemplo, al integrar tutoriales y guías interactivas, los usuarios pueden mejorar sus habilidades y adaptarse a las nuevas tecnologías.
- Mejora de la colaboración: la capacidad de Copilot para integrarse y sincronizarse con múltiples usuarios en tiempo real ayuda a tener una mejor colaboración entre los equipos.
- Seguridad mejorada: dado que Copilot se construye sobre la infraestructura segura de Microsoft, ofrece garantías de seguridad y privacidad. La herramienta respeta las políticas de conformidad y utiliza controles avanzados para proteger los datos y la información corporativa.
Importancia de la metodología y la adopción
Implementar una solución tecnológica avanzada como Microsoft 365 Copilot requiere una serie de pasos que garanticen su efectividad. Para llevar a cabo la adopción de Copilot, desde Aitana nos basamos en la metodología conocida como ‘Gestión del cambio’, la cual se puede aplicar a cualquier cambio de software. Esta metodología se compone de los siguientes pilares:
- Equipo de trabajo: es crucial formar un equipo de trabajo mixto compuesto por consultores especializados que guíen el proceso de implantación, asegurando una colaboración efectiva entre las distintas áreas de la compañía.
- Visión y objetivos: definir claramente qué aportará Copilot a la empresa y cuáles son los objetivos que se pretenden alcanzar con su implementación. Esto ayudará a visualizar el impacto potencial y los beneficios que el software puede conseguir para la compañía.
- Preparación técnica y assessment: antes de iniciar la adopción, es fundamental realizar una preparación técnica y assessment. Esto consiste en preparar las herramientas de Microsoft 365 y Copilot para poder trabajar de manera óptima desde el inicio.
- Sponsorship: este paso es uno de los más importantes, ya que seleccionar a las personas que van liderarán este proceso será fundamental para el éxito del programa de adopción.
- Escenarios: identificar escenarios clave dentro de cada departamento de la empresa donde Copilot puede generar beneficio. Además, es esencial seleccionar ejemplos prácticos de cada área, ya que no se llevará a cabo igual en un departamento de Recursos Humanos que de Marketing para poder generar un impacto positivo.
- Plan de comunicación: desarrollar un plan de comunicación continuo para poder informar a toda la empresa sobre los avances, logros, novedades… relacionadas con la adopción de Copilot. De esta manera, se mantendrá a todos los empleados informados.
- Formación y soporte: ofrecer formación de la herramienta mediante canales de comunicación. Gracias a esto, la empresa conseguirá maximizar el aprovechamiento de Copilot y que sus empleados saquen el máximo potencial del software.
- Medición / refuerzo: regularmente revisar y evaluar cómo se está usando Copilot en la empresa para, así, recoger feedbacks y analizar áreas de mejora.
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Planes de adopción de Microsoft 365 Copilot
Para incorporar Microsoft 365 Copilot en las operaciones diarias de una empresa, es clave considerar el estado actual de la organización con respecto a la adopción tecnológica. Existen tres situaciones en las que se pueden encontrar las empresas, y para cada una de ellas, desde Aitana ofrecemos planes de adopción específicos diseñados para asegurar una transición fluida y segura:
- Empresas interesadas:
Estas empresas reconocen el potencial de Copilot y poseen las licencias necesarias, pero todavía no han identificado -claramente- cómo pueden beneficiarse de esta herramienta o si están listas para implementarla.
Para ellas, Aitana ofrece el ‘Taller de Copilot’. Este programa introductorio aborda los aspectos esenciales de la adopción, incluyendo una revisión exhaustiva de los datos de la empresa, la seguridad, y los usuarios. Además, se exploran las capacidades de Copilot para demostrar su utilidad práctica mediante casos de uso concretos. Por último, finaliza con la creación de una hoja de ruta y un plan de acción para comenzar a utilizar la herramienta.
- Empresas convencidas:
Estas organizaciones ya están convencidas del valor de Copilot, han probado la herramienta y están informadas sobre sus capacidades. El objetivo aquí es optimizar el retorno de la inversión, garantizar la seguridad de los datos y gestionar el cambio a nivel organizacional.
Para ello, se ofrece el programa ‘Adopción de Copilot’. En él, se incluye una evaluación de la preparación de la herramienta, el desarrollo de las capacidades específicas de Copilot, la implementación técnica, y la definición de escenarios de uso. Este plan también incorpora formación y soporte continuo, además de la medición y gestión del progreso de la herramienta dentro de la empresa.
- Empresas que buscan seguridad:
Para las empresas que están en proceso de adopción, pero también preocupadas por la seguridad y la integridad de los datos, se ofrece el programa ‘Auditoría Seguridad Copilot’.
Este plan está especialmente diseñado para abordar las preocupaciones de seguridad mediante un análisis detallado y una revisión de los protocolos de seguridad de la empresa. El programa incluye evaluaciones, auditorías de seguridad y la presentación de informes detallados sobre la situación de la compañía. Además, finaliza con la elaboración de una hoja de ruta personalizada que propone un plan de acción recomendado para garantizar la seguridad esperada.
Microsoft 365 Copilot no es solo una herramienta, es un socio de trabajo inteligente diseñado para elevar la productividad, la creatividad y la colaboración en tu empresa. ¡Aprovecha la inteligencia artificial de Copilot! ¡Rellena el formulario y nuestros profesionales se pondrán en contacto contigo!