Factorial One: qué es y cómo ayuda a los equipos de RR. HH. con la IA
La inteligencia artificial ya ha entrado en los departamentos de Recursos Humanos. El problema es que, en muchas empresas, lo ha hecho por la puerta de atrás: herramientas aisladas, prompts que hay que repetir una y otra vez, información que se copia y pega entre aplicaciones y asistentes que saben mucho… excepto lo que ocurre dentro de la propia organización. Y ahí está precisamente el cambio que propone Factorial One.
Factorial One es el agente de inteligencia artificial integrado en Factorial, diseñado para trabajar con la información, los documentos, las políticas y los permisos configurados en la plataforma. En otras palabras: la IA deja de ser una herramienta externa a la que hay que explicarle todo desde cero y pasa a formar parte del trabajo diario. Pero ¿qué puede hacer realmente Factorial One? ¿Cómo funciona? ¡Vamos a verlo!
Tabla de contenidos
- ¿Qué es Factorial One?
1.1. Un agente de IA integrado en Factorial, no una herramienta independiente - ¿Cómo funciona Factorial One?
2.1. Utiliza los datos, documentos y políticas almacenados en Factorial
2.2. Entiende solicitudes en lenguaje natural
2.3. Respeta los permisos de cada usuario
2.4. La persona mantiene el control - Factorial One vs. un chatbot genérico: ¿cuál es la diferencia?
- ¿Cómo ayuda Factorial One a los equipos de recursos humanos?
- Principales beneficios de Factorial One para RR.HH.
- Seguridad, privacidad y control de la IA en Factorial One
- ¿Cómo empezar a utilizar Factorial One?
- Preguntas frecuentes sobre Factorial One
8.1. ¿Qué es Factorial One y para qué sirve?
8.2. ¿Factorial One es un chatbot?
8.3. ¿Qué tareas de recursos humanos puede realizar?
8.4. ¿Puede crear informes?
8.5. ¿Puede acceder a cualquier información de los empleados?
8.6. ¿Factorial One sustituye al equipo de RR.HH.?
8.7. ¿Los datos se utilizan para entrenar modelos de IA?
8.8. ¿Se puede utilizar Factorial One desde Microsoft Teams? - Factorial One: una IA que acompaña a RR.HH., no que sustituye su criterio
¿Qué es Factorial One?
Factorial One es el agente de IA de Factorial, integrado dentro de su plataforma de gestión empresarial y de Recursos Humanos.
Su principal diferencia respecto a una herramienta de inteligencia artificial independiente está en el contexto. Y es que, un chatbot genérico puede redactar un correo, resumir un texto o responder una pregunta. Sin embargo, no conoce de forma nativa las políticas de vacaciones de una empresa, los datos de su plantilla, sus documentos internos, sus procesos de selección o la información almacenada en su software de RR. HH.
Sin embargo, Factorial One sí puede trabajar con ese contexto porque forma parte del propio ecosistema de Factorial. Esto permite utilizar lenguaje natural para realizar consultas y agilizar determinadas tareas sin tener que buscar manualmente la información entre diferentes módulos, documentos o aplicaciones.
La idea es sencilla: convertir la información almacenada en Factorial en información más accesible y accionable.
Un agente de IA integrado en Factorial, no una herramienta independiente
Esta integración es importante porque cambia la forma de utilizar la inteligencia artificial.
Con una IA externa, el proceso suele ser:
- Buscar la información.
- Copiarla.
- Introducirla en la herramienta.
- Explicar el contexto.
- Obtener una respuesta.
- Volver al software original para realizar la acción.
Con Factorial One, buena parte de ese contexto ya se encuentra dentro de Factorial: el agente puede apoyarse en los datos y documentos disponibles para el usuario y ayudarle desde el mismo entorno en el que trabaja.
Por eso, Factorial plantea One no solo como un asistente que genera respuestas, sino como un agente capaz de participar en los flujos de trabajo de la organización.
¿Cómo funciona Factorial One?
El funcionamiento de Factorial One se apoya en tres elementos fundamentales: los datos de Factorial, el lenguaje natural y los permisos de cada usuario.
Utiliza los datos, documentos y políticas almacenados en Factorial
Una de las grandes limitaciones de los chatbots generalistas es que desconocen el contexto de cada empresa.
Factorial One puede trabajar con información disponible dentro de Factorial relacionada con áreas como:
- Personas.
- Recursos humanos.
- Talento.
- Nóminas.
- Finanzas.
- Documentos.
- Políticas internas.
- Ausencias.
- Gastos.
- Rendimiento.
Esto permite realizar consultas mucho más vinculadas al día a día de la organización.
Entiende solicitudes en lenguaje natural
No es necesario aprender comandos complejos. Los usuarios pueden formular preguntas de manera similar a como se las plantearían a otra persona.
Por ejemplo:
- ¿Cuántas personas se han incorporado este trimestre?
- ¿Qué ausencias tiene mi equipo esta semana?
- ¿Cuál es nuestra política de gastos?
- ¿Qué tendencias aparecen en los datos de contratación?
- ¿Qué temas quedaron pendientes en mi última reunión 1:1?
La IA interpreta la solicitud, consulta la información a la que el usuario tiene acceso y genera una respuesta basada en ese contexto.
Respeta los permisos de cada usuario
Que una IA pueda consultar información empresarial no significa que cualquier persona pueda acceder a cualquier dato. De hecho, Factorial One trabaja con los roles y permisos configurados en Factorial.
Es decir, la IA no debería convertirse en un atajo para acceder a información que el usuario no podría consultar normalmente desde la plataforma. Esto resulta especialmente relevante en recursos humanos, donde se manejan datos personales, salariales, contractuales y de desempeño.
La persona mantiene el control
Otro punto importante es que utilizar IA no significa delegar automáticamente todas las decisiones. One puede recuperar información, preparar contenidos, detectar patrones, generar informes o proponer determinadas acciones, pero las decisiones sensibles continúan requiriendo criterio y supervisión humana.
La IA ayuda a preparar el terreno. La responsabilidad sigue siendo de las personas.
Factorial One vs. un chatbot genérico: ¿cuál es la diferencia?
La diferencia no está únicamente en la tecnología, sino en el contexto y la capacidad de integrarse en los procesos de trabajo.
| Factorial One | Chatbot genérico |
| Trabaja con información disponible en Factorial. | Necesita que introduzcas el contexto. |
| Está integrado en los procesos de la plataforma. | Funciona como herramienta independiente. |
| Respeta roles y permisos configurados. | No conoce los permisos internos de la empresa. |
| Puede ayudar a consultar datos y agilizar acciones. | Normalmente genera una respuesta que después debes trasladar a otra herramienta. |
| Está orientado al contexto empresarial. | Está diseñado para usos mucho más generales. |
Esto no significa que una herramienta sea necesariamente mejor para cualquier tarea.
Un chatbot generalista puede resultar muy útil para investigar, generar ideas o trabajar con información no vinculada a los sistemas internos.
Factorial One busca resolver otro problema: aplicar la IA directamente sobre los procesos y la información de la empresa.
¿Cómo ayuda Factorial One a los equipos de recursos humanos?
RR. HH. acumula una enorme cantidad de tareas que requieren buscar información, responder consultas, preparar documentos, revisar datos o coordinar procesos.
Factorial One pretende reducir parte de esa carga.
- Responder dudas de empleados sobre políticas y procesos
“¿Cuántos días de vacaciones me quedan?”
“¿Cuál es la política de gastos?”
“¿Dónde puedo encontrar determinado documento?”
Son preguntas sencillas, pero multiplicadas por decenas o cientos de empleados pueden consumir muchas horas. Por eso, en este sentido, One puede utilizar la información disponible en Factorial para facilitar respuestas sin que RR.HH. tenga que intervenir manualmente en cada consulta.
El resultado es doble: más autonomía para el empleado y menos interrupciones para Recursos Humanos.
- Centralizar y aplicar las políticas internas
Las políticas corporativas suelen tener un problema bastante poco tecnológico: nadie sabe dónde están. Un documento en SharePoint, otro PDF enviado por correo, una versión antigua guardada en una carpeta…
Cuando las políticas están integradas en los procesos de Factorial, One puede utilizarlas como contexto para responder preguntas y ayudar en determinados flujos.
Esto resulta especialmente útil en ámbitos como:
- Vacaciones y ausencias.
- Gastos.
- Compensación.
- Procesos internos.
- Normas de la empresa.
La IA deja así de responder de forma genérica y puede hacerlo teniendo en cuenta las reglas concretas de la organización.
- Agilizar el reclutamiento y la selección de talento
La selección es uno de los procesos donde la IA puede eliminar más trabajo repetitivo.
Factorial One puede ayudar en tareas como:
- Crear descripciones de puestos.
- Preparar ofertas de empleo.
- Revisar y resumir currículums.
- Identificar candidaturas relevantes.
- Preparar entrevistas.
- Generar documentación relacionada con la contratación.
El objetivo no debería ser que un algoritmo decida quién merece un puesto, sino que el equipo de selección dedique menos tiempo a tareas mecánicas y más a aquellas donde realmente aporta valor: entrevistar, evaluar y tomar decisiones con criterio humano.
- Mejorar el onboarding y la formación
Contratar a una persona es solo el principio. Después, llegan documentos, accesos, formaciones, tareas, comunicaciones y un buen número de pequeños pasos que deben coordinarse.
Factorial permite conectar el proceso de selección con flujos de onboarding, mientras que la IA puede ayudar a preparar contenidos y materiales.
One también puede colaborar en la creación de cursos y contenidos formativos, incluso partiendo de documentación existente. Esto facilita que RR.HH. pase de gestionar incorporaciones mediante listas dispersas a construir procesos más consistentes y escalables.
- Gestionar ausencias y turnos con más contexto
Aprobar una ausencia puede parecer una decisión sencilla hasta que hay que comprobar:
- Quién más estará fuera.
- Qué cobertura tendrá el equipo.
- Qué establece la política.
- Cuál es la disponibilidad.
- Qué ocurrió en solicitudes anteriores.
Factorial One puede reunir parte de ese contexto para facilitar la revisión. La diferencia es importante: la IA aporta información y ayuda a decidir; no debería sustituir automáticamente al responsable de la decisión.
En organizaciones con muchos empleados, esa reducción de búsquedas y comprobaciones puede traducirse en procesos considerablemente más ágiles.
- Crear informes y analizar datos de RR.HH.
Los departamentos de Recursos Humanos disponen cada vez de más datos, pero tener datos no significa utilizarlos. Por eso, One permite acercarse al people analytics mediante lenguaje natural, facilitando la creación y consulta de informes relacionados con cuestiones como:
- Evolución de la plantilla.
- Ausencias.
- Horas extra.
- Costes de personal.
- Contratación.
- Rendimiento.
- Tendencias y patrones.
Esto puede reducir una barrera habitual: depender de hojas de cálculo o de conocimientos técnicos para responder preguntas relativamente sencillas sobre la plantilla.
- Crear encuestas y evaluaciones
Otra aplicación interesante es la generación de contenidos relacionados con la gestión de personas.
One puede ayudar a preparar:
- Encuestas de clima.
- Encuestas de engagement.
- Evaluaciones de desempeño.
- Formularios.
- Descripciones de puestos.
- Materiales internos.
La IA genera una primera propuesta que después puede revisarse y adaptarse. Y es que, no se trata de eliminar el trabajo de RR.HH., sino de evitar que cada documento tenga que empezar siempre con una página en blanco.
- Preparar y documentar reuniones 1:1
Las reuniones entre managers y empleados son valiosas cuando existe continuidad. El problema aparece cuando nadie recuerda exactamente qué se habló hace un mes.
En este aspecto, Factorial incorpora funcionalidades orientadas a centralizar información de las reuniones 1:1 y utilizar IA para ayudar a preparar conversaciones, recoger notas, identificar temas relevantes y establecer próximos pasos.
Así, el manager puede dedicar menos atención a documentar la conversación y más a la propia persona que tiene delante.
- Automatizar consultas y tareas recurrentes
Hay preguntas que RR.HH. necesita responder una y otra vez:
- ¿Quién no ha fichado?
- ¿Qué personas están de baja?
- ¿Quién se incorpora próximamente?
- ¿Qué vacaciones están previstas?
- ¿Qué gastos están pendientes?
La posibilidad de automatizar consultas recurrentes permite que determinada información llegue al responsable sin tener que repetir manualmente la misma búsqueda.
Es un pequeño cambio con una consecuencia importante: pasar de buscar constantemente información a recibirla cuando resulta relevante.
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Principales beneficios de Factorial One para RR.HH.
- Menos carga administrativa
Responder preguntas, localizar documentos, preparar informes o redactar contenidos consume tiempo. Por ello, automatizar parte de ese trabajo permite que RR.HH. se concentre en actividades donde el componente humano es mucho más importante.
- Mayor autonomía para empleados y managers
No todas las preguntas necesitan convertirse en un ticket o un correo. Si empleados y managers pueden consultar directamente la información que necesitan, RR.HH. deja de funcionar como intermediario para cada pequeña gestión.
- Datos más accesibles
La analítica pierde valor cuando solo unas pocas personas saben utilizarla.
Poder consultar información mediante lenguaje natural acerca los datos de personas a responsables que necesitan tomar decisiones, aunque no sean especialistas en análisis.
- Procesos más coherentes
Cuando políticas, datos y flujos están conectados, disminuye la dependencia de documentos dispersos, hojas de cálculo y conocimiento informal. Y eso ayuda a construir procesos más consistentes a medida que la empresa crece.
Seguridad, privacidad y control de la IA en Factorial One
Hablar de IA aplicada a recursos humanos obliga a hablar de privacidad. Por eso, Factorial indica que One utiliza los permisos existentes en la plataforma y que cada usuario solo puede acceder mediante la IA a la información que le corresponde según su rol.
La propuesta de Factorial consiste en fundamentar las respuestas de One en la información disponible dentro de la plataforma y advertir cuando no dispone del contexto necesario.
Y, sobre todo, mantener supervisión humana en decisiones sensibles. Y es que, la IA puede ayudar a analizar, puede recomendar y puede preparar información, pero decisiones como una promoción, una contratación o un despido requieren criterio, responsabilidad y validación humana.
¿Cómo empezar a utilizar Factorial One?
Para obtener valor de una IA empresarial no basta con activarla.
Antes de empezar, conviene:
- Revisar que la información de empleados esté actualizada.
- Centralizar políticas y documentos relevantes.
- Configurar correctamente roles y permisos.
- Identificar tareas repetitivas donde la IA pueda aportar valor.
- Empezar por casos de uso concretos.
- Revisar las respuestas y medir el impacto.
- Formar a empleados y managers en un uso responsable de la IA.
Factorial también ha ampliado el acceso a One más allá de la experiencia principal de la plataforma, incluyendo opciones como Microsoft Teams y dispositivos móviles, lo que acerca la IA a los espacios donde los equipos ya trabajan.
Preguntas frecuentes sobre Factorial One
¿Qué es Factorial One y para qué sirve?
Factorial One es el agente de inteligencia artificial integrado en Factorial. Sirve para consultar información, analizar datos, generar contenidos y agilizar tareas relacionadas con Recursos Humanos y otros procesos empresariales.
¿Factorial One es un chatbot?
No exactamente. Aunque permite interactuar mediante lenguaje natural, Factorial lo plantea como un agente de IA porque puede trabajar con el contexto disponible en la plataforma y participar en determinados flujos de trabajo.
¿Qué tareas de recursos humanos puede realizar?
Puede ayudar en consultas de empleados, reclutamiento, informes, políticas, ausencias, turnos, formación, encuestas, evaluaciones, reuniones 1:1 y otras tareas administrativas.
¿Puede crear informes?
Sí. One puede utilizar los datos disponibles en Factorial para facilitar la creación y consulta de informes y ayudar a identificar tendencias o patrones.
¿Puede acceder a cualquier información de los empleados?
No. El acceso depende de los roles y permisos configurados para cada usuario en Factorial.
¿Factorial One sustituye al equipo de RR.HH.?
No. Su objetivo es automatizar y agilizar tareas, facilitar el acceso a la información y apoyar determinadas decisiones. El criterio humano continúa siendo fundamental, especialmente en procesos sensibles relacionados con las personas.
¿Los datos se utilizan para entrenar modelos de IA?
Según la documentación de Factorial, los datos de los clientes no se utilizan para entrenar modelos externos.
¿Se puede utilizar Factorial One desde Microsoft Teams?
Sí. Factorial ha incorporado One a Microsoft Teams para permitir determinadas consultas y acciones desde una herramienta que muchas empresas ya utilizan diariamente.
Factorial One: una IA que acompaña a RR.HH., no que sustituye su criterio
La verdadera oportunidad de la inteligencia artificial no consiste en sustituir personas por algoritmos, consiste en preguntarse algo mucho más práctico: ¿cuánto tiempo dedica el equipo a tareas que una IA podría preparar, simplificar o automatizar?
Buscar información, responder preguntas repetitivas, preparar informes, revisar documentos, crear encuestas, consultar políticas u organizar datos antes de una reunión. Factorial One lleva la IA precisamente a ese terreno.
Al estar integrado en Factorial, puede trabajar con el contexto de la organización, respetar los permisos existentes y acercar la información a empleados, managers y equipos de RR.HH. sin obligarlos a saltar continuamente entre herramientas.
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