Cómo construir una organización de ventas
¿Cuáles son los desafíos a los se enfrentan los equipos de ventas? ¿Qué problemas padecen? ¿Cómo pueden superarlos? Microsoft nos responde a estas preguntas atendiendo a un estudio de Optimización del Rendimiento de Ventas (SPO) y Optimización de Administración de ventas (SMO) de 2015.
Así, los de Redmond introducen el término de Pirámide de Transformación de Ventas y diseñan un marco para que las empresas integren exitosamente a las personas, procesos, tecnología y conocimiento. ¿Por qué? Para crear una ventaja competitiva que te permita un valor añadido sobre tus competidores.
La única manera de llegar a la cima de la pirámide es construirla de manera sólida de abajo hacia arriba»
1. Optimizar los procesos de ventas
Haz una lista de todas las etapas del proceso de ventas y de compra del cliente, y luego revisa todas las áreas funcionales de la empresa que están o deberían estar involucradas en esas etapas. Luego tómate tiempo para entrevistar a las personas en las áreas funcionales para ver:
- Qué tareas específicas realizan en cada etapa del proceso de ventas.
- Con quiénes trabajan para completar las tareas.
- Qué herramientas y contenido utilizan.
- Lo fácil o difícil acerca de cómo realizar esas tareas.
2. Aprovechar la tecnología
En este sentido, el Customer Relationship Management (CRM) es una tecnología clave con importantes capacidades que pueden ayudar a tu equipo de ventas a incrementar su productividad. Lo ideal es compartir tu proceso de ventas relacionándolo con tu tecnología.
Para guiar las discusiones sobre la tecnología, Microsoft nos recomienda hacer las siguientes preguntas:
- ¿Los vendedores tienen dificultades para acceder a la información cuando se reúnen con los clientes? Entonces las capacidades móviles de CRM deben ser parte de tu hoja de ruta de tecnología.
- ¿Es importante para los vendedores conocer el estado de todos los pedidos y la facturación para atender las necesidades del cliente? Entonces deberás integrar tus soluciones de CRM y ERP.
- ¿Compartir las mejores prácticas a través del equipo de ventas es algo que rara vez sucede? Entonces deberás agregar la implementación de una solución de colaboración y operación en red de ventas a su pila de tecnología.
En este paso es clave tener una visión completa de todas las soluciones tecnológicas que la empresa necesita y entender cuál debe ser su integración. No hace falta activar todas las funcionalidades el primer día. Al contrario, se recomienda hacer cambios incrementales a través del tiempo.
3. Eficiencia del representante de ventas
Debes demostrar a tu equipo de ventas cómo estas soluciones tecnológicas le van a hacer su trabajo mucho más fácil. Cuando estén convencidos, puede comenzar la implementación. Las capacidades del CRM, como la administración de contactos, la administración de oportunidades, la administración de tareas y el soporte para reuniones, son todas las cosas que los vendedores pueden aprender rápidamente y beneficiarse de ellas.
Los beneficios de cambiar a una solución de CRM son:
- Aumento de la comunicación del equipo de ventas
- Reducción de la carga administrativa de los vendedores
- Proceso de pronóstico optimizado
4. Efectividad del representante de ventas
A partir del momento de aceptación del equipo de ventas, puedes comenzar a introducir procesos adicionales y otras funciones de CRM un poco más complejos:
- Acceder a los datos y perspectivas de inteligencia de ventas a través de su sistema para aumentar la eficacia de la prospección
- Aprovechar las soluciones de Configurar/establecer precio/cotizar (CPQ) para generar soluciones a prueba de balas para los clientes
- Acceder y personalizar los activos de contenido de ventas para satisfacer las necesidades específicas de un cliente
Cuando las empresas entrelazan con éxito la eficacia en la ecuación, a menudo ven mejoras, tales como:
- Una disminución en la longitud del ciclo de ventas
- Un aumento en los márgenes y en los tamaños promedio de negocios
- Tasas más altas de renovación de pedidos o de repetición de pedidos
5. Efectividad del equipo de ventas
En este paso ya puedes compartir mejores prácticas, coordinar las ventas de las cuentas grandes y proporcionar una plataforma para intercambiar ideas sobre nuevas estrategias y tácticas.
Una vez que la organización de ventas está funcionando como un equipo cohesionado, también puedes mejorar significativamente la efectividad de la administración al aprovechar los nuevos procesos. Por ejemplo, podrás tener datos completos en tu CRM y tus gerentes podrán empezar a utilizar las herramientas de análisis de ventas para mejorar su capacidad para trabajar con los miembros de tu equipo de ventas.
Al utilizar los análisis, puedes ver fácilmente qué representantes necesitan algún tipo de ayuda y en qué negocios. En este sentido, el coaching proactivo te permitirá minimizar tanto las pérdidas competitivas como la falta de decisiones.
6. Efectividad de la empresa
Una vez completados los primeros cinco niveles de la pirámide, tus procesos, tu infraestructura tecnológica y tus datos ahora pueden ampliarse para incluir otras áreas funcionales dentro de tu empresa. En este nivel, el nivel de la empresa, los vendedores pueden acceder a la información sobre cosas tales como estados de pago, detalles de envío de productos de distribución, estado de tickets con problemas de atención al cliente, y todo ello en tiempo real. Por ejemplo:
- Al proporcionar vistas del pronóstico de ventas, tu departamento de fabricación puede tomar mejores decisiones sobre qué productos producir y en qué cantidades.
- Finanzas puede administrar más eficazmente las líneas de crédito
- Soporte técnico puede tener información de qué tipo y cantidad de personal se necesitará y en qué zonas geográficas para tomar decisiones de personal más informadas
- Lo fácil o difícil acerca de cómo realizar esas tareas
La colaboración interna también puede ampliarse para que existan comunicaciones bidireccionales entre los equipos de ventas y otros departamentos dentro de la empresa, para vender mejor y ofrecer una mejor atención a los potenciales clientes y a los clientes.
7. Efectividad Extraempresa
En este nivel, la capacidad de ofrecer servicio a los clientes se incrementa exponencialmente debido el uso compartido de la información y la colaboración en tiempo real.
Cuando los procesos y las tecnologías se integran, se crea un entorno de sinergia que un competidor difícilmente podría igualar, creando así una ventaja competitiva sostenible para tu empresa para los próximos años.
La optimización del rendimiento de ventas funciona mejor cuando se trata de un enfoque estratégico a largo plazo.
Eso sí, la velocidad a la que completes la pirámide para tu organización dependerá de la complejidad de tu empresa y de los recursos que puedas reservar para el proyecto.
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Fuente: Microsoft
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