¿Cómo realizar la gestión de stock e incidencias en Business Central?

Las operaciones comerciales, la eficiencia y la precisión en la gestión de inventarios son cruciales para mantener la competitividad y asegurar la satisfacción del cliente. Y es que, la importancia de una gestión adecuada del stock reside en su capacidad para minimizar el capital inmovilizado en inventario, reduciendo costes y maximizando la rotación de productos.

En este contexto, Dynamics 365 Business Central ofrece herramientas robustas para gestionar tanto el stock como las incidencias que puedan surgir. De esta manera, este tipo de gestión se vuelve mucho más sencilla, ya que este ERP destaca por su flexibilidad y adaptabilidad, permitiendo a las empresas configurar la plataforma según sus necesidades.

Gestión de stock por tipología de almacén

En Dynamics 365 Business Central, la gestión eficaz del stock comienza con la compresión y configuración adecuada de los tipos de almacenes: básicos y avanzados. Estas configuraciones difieren en su complejidad y en las herramientas que ofrecen para optimizar la logística y el manejo de inventarios. Así, la elección entre un tipo de almacén u otro dependerá de la complejidad de la operación logística, el volumen de transacciones y la necesidad de control de cada empresa.

Entradas de producto

• Almacén básico: en este tipo de almacén, las entradas de producto se manejan de forma sencilla, ideal para negocios con operaciones de inventario menos complejas. Las entradas pueden incluir compras directas que se registran al recibir el producto, devoluciones de clientes o transferencias de otros almacenes. Además, este tipo de almacén no requiere configuraciones de ubicaciones específicas dentro del almacén ni seguimiento detallado, lo que simplifica el proceso de recepción.
• Almacén avanzado: los almacenes avanzados están diseñados para manejar volúmenes mayores y operaciones más complejas, incluyendo la necesidad de rastrear productos por lote o fecha de caducidad. Además, las entradas en este tipo de almacén implican procesos de verificación más rigurosos y uso de códigos de barras para una mayor precisión.

Salidas de producto

• Almacén básico: las salidas de producto en estos tipos de almacenes suelen gestionarse mediante procesos directos y lineales, características adecuadas para empresas con requisitos de distribución menos exigentes. En estos casos, la flexibilidad es limitada en cuanto a la personalización de estos procesos de salida, con menos control.
• Almacén avanzado: en estos almacenes las salidas se manejan con un nivel de detalle y control mayor, lo que incluye una planificación que sirva para optimizar las rutas de picking, para minimizar los tiempos de esperar y para mejorar la eficiencia.

Inventario vs disponibilidad

Una gestión efectiva del inventario en Business Central no solo implica saber cuánto stock hay disponible, sino también entender dónde y cuándo. Esta distinción es crucial para las operaciones diarias y la planificación estratégica.

Consultas genéricas por producto

En Business Central, las consultas genéricas por producto proporcionan una visión amplia del estado del inventario, facilitando la toma de decisiones basadas en datos actualizados:

• Por almacén: permite visualizar los niveles de stock en diferentes ubicaciones, facilitando la gestión de inventario distribuido y la optimización de la cadena de suministro.
• Por evento: ideal para empresas que manejan mercancías en base a eventos, ya que les ayuda a asegurar que haya suficiente inventario disponible para cumplir con la demanda anticipada.
• Por lote: esencial para productos que requieren seguimiento por razones de control de calidad, caducidad o recall.

Consultas específicas de línea de documento

Para operaciones que requieren precisión de entrega y gestión de pedidos, el ERP de Microsoft ofrece consultas específicas de línea de documento:

• Disponibilidad de producto: antes de confirmar un pedido es crucial verificar su disponibilidad y Business Central permite consultarlo en tiempo real.

Gestión de inventario en producción y ensamblado

Este tipo de gestión de inventario requiere una precisión y una eficiencia bastante importante para asegurar que los procesos de fabricación no se vean interrumpidos y que los productos cumplan con los estándares de calidad y demanda del cliente.

Ensamblado en almacenes

• Almacenes básicos: el enfoque está en la simplicidad y la eficiencia. Además, se gestionan mediante procesos directos, con un enfoque rápido y sin necesidad de seguimiento.
• Almacenes avanzados: son esenciales para aquellas operaciones que requieran un alto grado de configuración y personalizaciones del producto e, incluso, en donde el volumen y la complejidad se justifica con una mayor inversión tecnológica. Aquí, Business Central permite una gestión detallada, incluyendo el seguimiento en tiempo real de los componentes.

Fabricación

• Picking: el software de Microsoft ayuda a optimizar esta tarea mediante automatizaciones y sugerencias de rutas de picking basadas en algoritmos que consideran la ubicación, la prioridad de los pedidos y la minimización del tiempo de desplazamiento.
• Ubicación de productos terminados: Business Central permite gestionar espacios de almacenamiento para maximizar la accesibilidad y la eficiencia de los procesos de salida. Además, el ERP también admite sistemas de identificación automática, como RFID y códigos de barras.

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Reservas de producto

Reservas sobre pedido pendiente

Esta funcionalidad asegura que los compromisos con los clientes puedan ser cumplidos.

• Automatización de reservas: Business Central permite reservar automáticamente productos para pedidos pendientes, lo que ayuda a priorizar las entregas según fecha de pedido.
• Gestión manual de reservas: los usuarios pueden ajustar manualmente las reservas.
• Visualización y ajuste de prioridades: este ERP ofrece herramientas para visualizar reservas actuales y futuras.

Reservas sobre stock y ubicaciones

La posibilidad de bloquear reservas de stock en ubicaciones es crucial para manejar pedidos de alta demanda o para asegurar productos.

• Bloqueo de entradas y salidas: esta funcionalidad es vital para poder controlar el flujo de productos críticos y evitar el uso no autorizado.
• Gestión de ubicaciones: las ubicaciones dentro de un almacén pueden ser configuradas para reservar productos específicos, lo que ayuda a mejorar la rapidez en los procesos de picking.

Regularizaciones manuales de inventario

Los procesos para realizar inventarios y ajustes manuales varían dependiendo de si el almacén es básico o avanzado.

• Almacén básico: aquí se realizan de forma más simple y directa. Los usuarios pueden contar físicamente los artículos y actualizar las cantidades directamente en el sistema. Estos ajustes son necesarios para corregir errores.
• Almacén avanzado: en este tipo de almacenes los ajustes manuales son más complejos ya que también pueden integrarse con sistemas automatizados de seguimiento. Además, estos ajustes pueden requerir análisis más detallados y, a menudo, involucran ajustes de stock basados en la caducidad de productos, calidad o reubicaciones dentro del almacén.

Inventario periódico

• Establecer periodos de recuento: en Business Central se pueden configurar periodos de recuento específicos para cada tipo de producto. Estos periodos pueden ser diarios, semanales, mensuales o cualquier otro intervalo que se ajuste a las necesidades de la empresa.

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