Factura electrónica obligatoria. Novedades y plazos
La factura electrónica ha pasado de ser una opción para empresas digitalizadas a convertirse en una obligación legal inminente. Con la aprobación del marco normativo derivado de la Ley Crea y Crece, el modelo tradicional de facturación en PDF o papel tiene los días contados en las relaciones entre empresas y profesionales.
Este cambio no afecta solo a grandes compañías. Autónomos, pymes y grandes empresas deberán adaptarse, cada una en sus plazos, a una nueva forma de emitir, recibir y gestionar facturas: más estructurada, más trazable y plenamente integrada en los sistemas de gestión.
En este artículo te explicamos de forma clara qué implica la factura electrónica obligatoria, cuáles son los plazos reales, en qué punto estamos actualmente y cómo prepararte con garantías. ¡Sigue leyendo!
Tabla de contenidos
- Factura electrónica: Qué es
- Orden ministerial y plazos oficiales
2.1. ¿Cuándo comienza el cómputo de plazos? - Los 3 plazos clave que debes conocer
3.1. Plazo 1: adopción del formato estructurado (FacturaE u homologado)
3.2. Plazo 2: incorporación de sistemas de intercambio
3.3. Plazo 3: integración en procesos de ERP y contabilidad - Diferencias entre factura electrónica y VeriFactu
4.1. Qué es VeriFactu y qué NO cubre
4.2. Por qué la factura electrónica es un concepto más amplio - Beneficios de la factura electrónica
- Puntos clave de la obligatoriedad
- Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica obligatoria (FAQ)
7.1. ¿Cuándo entra en vigor realmente la factura electrónica?
7.2. ¿Quién está exento de la facturación electrónica obligatoria?
7.3. ¿Qué formatos y estándares son válidos en la factura electrónica obligatoria?
7.4. ¿Cómo afecta la factura electrónica obligatoria a mi ERP o sistema contable? - Soluciones desde Aitana
Factura electrónica: Qué es
La ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece) establece la obligación de implementar la factura electrónica en todas las operaciones entre empresas y profesionales (B2B). Es el punto de partida legal para esta obligatoriedad y busca reducir la morosidad y mejorar la trazabilidad de los pagos.
En definitiva, esta ley introduce una obligación de emitir, remitir y recibir facturas en formato electrónico en las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales.
Alcance y aplicación:
- La aplicación real de esta obligatoriedad se producirá 12 o 24 meses después de la entrada en vigor de la orden ministerial, dependiendo del volumen de operaciones de cada empresa.
- El decreto define que la factura electrónica obligatoria:
- Debe cumplir los requisitos técnicos del artículo 7 del real decreto.
- Asegurar la autenticidad del origen y la integridad del contenido, conforme a la Ley 18/2022.
Requisitos técnicos (Artículo 7):
El artículo 7 especifica que el formato electrónico debe ser un mensaje informático estructurado, ajustado al modelo semántico europeo EN‑16931, con una sintaxis válida:
- CII
- UBL
- EDIFACT
Excepciones:
No se incluyen en la obligación:
- Operaciones documentadas mediante facturas simplificadas, según el artículo 4 del RD 1619/2012, salvo excepciones específicas.
Finalidad del decreto:
Algunas finalidades clave son:
- Impulsar la digitalización del tejido productivo.
- Reducir la morosidad sistémica en pagos.
- Mejorar la eficiencia en los flujos comerciales B2B
Orden ministerial y plazos oficiales
El Real Decreto 238/2026, aprobado el 25 de marzo de 2026 y publicado en el BOE el 31 de marzo, establece las bases técnicas y operativas para la implantación de la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales.
Aunque el decreto ya está en vigor, la obligación práctica aún no se activa hasta la publicación de la correspondiente orden ministerial. Las diferentes fuentes estiman que dicha orden se publicará antes del 1 de julio de 2026.
¿Cuándo comienza el cómputo de plazos?
La publicación de la orden ministerial es el hito decisivo: es entonces cuando empieza a contar el plazo de adaptación para las empresas.
Una vez publicada, las empresas dispondrán de:
| Tipo de empresa | Plazo desde orden ministerial |
| Grandes empresas (> 8 M € facturación) | 12 meses |
| Pymes y autónomos | 24 meses |
Los 3 plazos clave que debes conocer
Aunque habitualmente se habla de un único plazo para la factura electrónica obligatoria, en la práctica la implantación se articula en tres hitos o plazos clave que las empresas deben abordar de forma progresiva.
Plazo 1: adopción del formato estructurado (FacturaE u homologado)
El primer gran paso es la emisión y recepción de facturas en formato electrónico estructurado. Esto significa abandonar definitivamente el PDF como formato válido a efectos legales en las relaciones B2B.
La normativa establece que la factura electrónica debe:
- Ser un formato estructurado, legible automáticamente por sistemas informáticos.
- Ajustarse al modelo semántico europeo EN‑16931.
- Utilizar formatos admitidos como FacturaE, UBL o CII.
En este primer plazo, las empresas deben asegurarse de que su software de facturación:
- Genere facturas en un formato electrónico válido.
- Permita recibir y procesar facturas electrónicas de terceros.
- Garantice la autenticidad del origen y la integridad del contenido.
Plazo 2: incorporación de sistemas de intercambio
Una vez adoptado el formato estructurado, el siguiente plazo afecta a cómo se intercambian las facturas entre empresas.
Y es que, esta normativa exige que las facturas electrónicas se intercambien a través de:
- Plataformas privadas de intercambio homologadas, o
- la solución pública que habilite la Administración.
Estos sistemas deben permitir, entre otros aspectos:
- El envío y recepción segura de facturas electrónicas.
- La interoperabilidad entre distintas plataformas.
- El seguimiento de los estados de la factura (emitida, recibida, aceptada, rechazada, pagada).
Este punto es especialmente relevante porque introduce una trazabilidad obligatoria del ciclo de vida de la factura, uno de los objetivos principales de la Ley Crea y Crece para luchar contra la morosidad.
Plazo 3: integración en procesos de ERP y contabilidad
El tercer plazo es el más estratégico y el que mayor impacto tiene en la operativa diaria de la empresa: la integración completa de la factura electrónica en los procesos internos.
Esto implica que la factura electrónica debe:
- Integrarse automáticamente en el ERP o software de gestión.
- Conectarse con los procesos de contabilidad, compras, ventas y tesorería.
- Reducir tareas manuales, errores y duplicidades.
En este punto, la factura electrónica deja de ser solo una obligación legal y se convierte en una herramienta de eficiencia:
- Automatización del registro contable.
- Mejor control de cobros y pagos.
- Información en tiempo real para la toma de decisiones.
Diferencias entre factura electrónica y VeriFactu
| Aspecto | Factura electrónica obligatoria | VeriFactu |
| Qué es | Sistema obligatorio de emisión, recepción e intercambio de facturas electrónicas entre empresas y profesionales (B2B). | Sistema de control y verificación del software de facturación exigido por la Agencia Tributaria. |
| Origen legal | Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) y su desarrollo reglamentario. | Ley Antifraude (Ley 11/2021) y normativa de la AEAT. |
| Qué regula | La factura en sí: formato, intercambio, trazabilidad y estados. | El software que genera las facturas, para evitar alteraciones o borrados. |
| Formato de factura | Estructurado y legible automáticamente (FacturaE, UBL, CII…). | No define formatos de factura electrónica. |
| Intercambio de facturas | Obligatorio el uso de plataformas de intercambio y sistemas interoperables. | No regula el envío ni recepción de facturas. |
| Seguimiento y trazabilidad | Incluye estados de la factura: emitida, recibida, aceptada, rechazada, pagada. | No contempla estados ni trazabilidad comercial. |
| Objetivo principal | Digitalizar el ciclo de facturación y reducir la morosidad entre empresas. | Garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación. |
| A quién afecta | Empresas y autónomos en relaciones B2B. | Cualquier empresa o autónomo que use software de facturación. |
| ¿Es obligatorio? | Sí, según plazos legales tras la orden ministerial. | Sí, para los sistemas que facturan en España. |
| Relación entre ambos | Es un sistema completo de facturación electrónica. | Es un requisito técnico adicional, no sustitutivo. |
Qué es VeriFactu y qué NO cubre
VeriFactu no es un sistema de factura electrónica ni un método de intercambio de facturas. Su función es asegurar que el software de facturación cumple con los requisitos legales, evitando manipulaciones y garantizando la fiabilidad de los datos enviados a la Agencia Tributaria.
Importante: cumplir con VeriFactu no significa cumplir con la obligación de factura electrónica.
Por qué la factura electrónica es un concepto más amplio
La factura electrónica va mucho más allá de la legalización del software. Abarca todo el ciclo de vida de la factura:
- Emisión en formato estructurado.
- Intercambio entre empresas.
- Comunicación de estados.
- Integración en ERP, contabilidad y tesorería.
VeriFactu es solo una pieza del puzle, mientras que la factura electrónica es el sistema completo que transforma la gestión administrativa y financiera de las empresas.
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Beneficios de la factura electrónica
- Agilidad y simplificación administrativa
La factura electrónica automatiza la emisión, recepción y registro de facturas, eliminando tareas manuales y reduciendo tiempos de gestión. Esto permite acelerar los ciclos de facturación y cobro y liberar recursos administrativos. - Reducción de errores y costes
Al trabajar con formatos estructurados, se evitan errores de introducción de datos y se reducen incidencias y rectificaciones. Además, desaparecen los costes asociados al papel, impresión, envío y almacenamiento físico de facturas. - Mejor control y trazabilidad de las operaciones
La factura electrónica permite conocer el estado de cada factura en todo momento (emitida, recibida, aceptada, pagada), facilitando el control de cobros y pagos, mejorando la transparencia y ayudando a combatir la morosidad.
Puntos clave de la obligatoriedad
Para entender correctamente la factura electrónica obligatoria, conviene quedarse con un resumen práctico que responda a las preguntas esenciales: qué es, a quién afecta, cómo debe cumplirse y cuándo entra en vigor.
Qué
La factura electrónica obligatoria implica que todas las operaciones entre empresas y profesionales (B2B) deberán documentarse mediante facturas electrónicas en formato estructurado, intercambiadas a través de sistemas o plataformas habilitadas y con trazabilidad del estado de la factura.
Quién
Afecta a empresas y autónomos en sus relaciones comerciales B2B, con independencia de su tamaño, aunque los plazos de adaptación varían según el volumen de facturación.
Cómo
Las empresas deberán:
- Emitir y recibir facturas electrónicas en formatos estructurados válidos.
- Utilizar sistemas de intercambio interoperables.
- Integrar la factura electrónica en sus procesos internos y sistemas de gestión.
- Garantizar la conservación y accesibilidad de las facturas.
Cuándo
Los plazos empezarán a contar desde la publicación de la orden ministerial que desarrolle el reglamento. A partir de ese momento, las empresas dispondrán de 12 o 24 meses para adaptarse, según su tamaño.
Responsabilidades legales y sanciones potenciales
El incumplimiento de la obligación de factura electrónica puede conllevar:
- Sanciones económicas, especialmente por no emitir, remitir o conservar facturas electrónicas conforme a la normativa.
- Problemas en relaciones comerciales, al no cumplir con los requisitos exigidos por clientes o proveedores.
- Riesgos fiscales y administrativos derivados de una facturación incorrecta.
Por ello, no se trata solo de una cuestión técnica, sino de una responsabilidad legal directa para las empresas.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica obligatoria (FAQ)
¿Cuándo entra en vigor realmente la factura electrónica?
La factura electrónica será obligatoria cuando se publique la orden ministerial que desarrolle el reglamento. Desde esa fecha empezarán a contar los plazos legales de adaptación (12 o 24 meses). Hasta entonces, aunque el decreto esté aprobado, la obligación no es exigible.
¿Quién está exento de la facturación electrónica obligatoria?
Actualmente, quedan fuera de la obligación general:
- Las operaciones con consumidores finales (B2C).
- Las facturas simplificadas en los casos previstos por la normativa.
No obstante, la mayoría de empresas y autónomos que operan en B2B estarán obligados a adaptarse.
¿Qué formatos y estándares son válidos en la factura electrónica obligatoria?
La factura electrónica debe utilizar formatos estructurados, basados en el estándar europeo EN‑16931. Entre los formatos válidos se incluyen:
- FacturaE
- UBL
- CII
El PDF no se considera un formato válido a efectos de la obligatoriedad.
¿Cómo afecta la factura electrónica obligatoria a mi ERP o sistema contable?
La factura electrónica obliga a que el ERP o software de gestión:
- Genere y reciba facturas electrónicas estructuradas.
- Se integre con plataformas de intercambio.
- Permita automatizar el registro contable y el seguimiento de estados de factura.
En muchos casos, será necesario adaptar o actualizar el ERP para cumplir correctamente con la normativa y aprovechar sus beneficios.
Soluciones desde Aitana
En Aitana acompañamos a las empresas en todo el proceso de adaptación a la factura electrónica obligatoria, asegurando el cumplimiento normativo y facilitando una implantación sencilla, integrada y alineada con sus procesos de negocio.
Nuestras soluciones de gestión y facturación están preparadas para cumplir con la normativa vigente, permitiendo:
- Emisión y recepción de facturas electrónicas en formato estructurado (FacturaE y formatos homologados).
- Cumplimiento de los requisitos técnicos y legales derivados de la Ley Crea y Crece.
- Adaptación a los plazos oficiales sin fricciones ni desarrollos complejos.
De este modo, las empresas pueden afrontar la obligatoriedad con la tranquilidad de contar con un software actualizado y conforme a la ley.
Además,desde Aitana también facilitamos la conexión con plataformas de intercambio de factura electrónica, garantizando:
- Envío y recepción segura de facturas electrónicas.
- Interoperabilidad con clientes y proveedores.
- Seguimiento de estados de la factura (emitida, recibida, aceptada, pagada).
Todo ello integrado directamente en el ERP, para que la factura electrónica forme parte natural de los procesos de facturación, contabilidad y tesorería, sin duplicidades ni tareas manuales.
¿Te preocupa que tu ERP no cumpla con la facturación electrónica obligatoria? ¿Quieres saber cómo puedes cumplir con esta normativa? ¡Rellena el formulario y nuestros expertos se pondrán en contacto contigo para evitarte sanciones!