La gestión eficiente de la contabilidad de proveedores y de cartera es fundamental para el éxito y la sostenibilidad de cualquier negocio. Microsoft Dynamics 365 Business Central, una solución ERP integral diseñada para pequeñas y medianas empresas, ofrece herramientas robustas y flexibles para automatizar y optimizar estas funciones críticas.
En este post, exploraremos cómo Business Central facilita la gestión de la contabilidad de proveedores y la cartera, ayudando a las empresas a mejorar sus flujos de efectivo, mantener relaciones sólidas con los proveedores y asegurar una salud financiera a largo plazo. Desde la automatización de facturas hasta el análisis de pagos, pasando por la gestión de cobros, veremos cómo esta plataforma puede transformar la forma en que tu empresa maneja sus operaciones financieras más críticas.
Tabla de contenidos
A continuación, se detallan las configuraciones que son necesarias para la explicación de este proceso.
Se diferencian 4 cuentas contables en el plan de cuentas que se van a utilizar a lo largo del proceso. La descripción de cada cuenta configurada coincide con el concepto donde se van a configurar en el grupo registro proveedor.
Cada una de las cuentas creadas previamente, se asignan a los diferentes conceptos del grupo registro de proveedor.
Se configuran las siguientes formas de pago:
30 días: Término de pago para calcular el vencimiento de la factura a 30 días.
Se crea una ficha de proveedor con el grupo registro proveedor configurado para este proceso.
Se registra una factura con forma de pago Transferencia e importe 121€
Esta forma de pago no genera documentos en cartera y el saldo se contabiliza en la cuenta configurada como Balance Proveedor (4001000)
Se registra una factura con forma de pago que genera efectos en cartera por importe de 242€.
El saldo de esta factura se contabiliza en la cuenta configurada como Efecto Proveedor (4001002)
Se registra un pago a proveedor por diario, el importe del pago son 50€ y no se liquida con ningún documento registrado.
El saldo de los pagos registrados se contabiliza en la cuenta de Balance Proveedor (4001000). Será en el momento de la liquidación cuando se haga el correspondiente apunte contable en función del tipo de documento y dónde esté contabilizado.
Asiento generado en el registro del pago por diario.
Se liquida parcialmente el pago registrado de 50€ con la factura de transferencia.
El importe que se liquida del pago son 25€, disminuyéndose ese importe del saldo pendiente de la factura y del propio pago.
El saldo de la factura de transferencia se contabiliza en la cuenta Balance Proveedor, al igual que el pago. Por este motivo, esta liquidación no tiene efecto contable y no genera ningún registro en movimientos de contabilidad.
Los 25€ pendientes del pago se liquidan con la factura que ha generado efectos en cartera.
Al liquidar, el importe pendiente del pago es 0 y se disminuye el saldo pendiente de la factura.
En esta liquidación si se ha variado la contabilidad porque el pago liquida el saldo de un efecto que no está contabilizado en la cuenta balance proveedor.
Esta liquidación registra el siguiente apunte contable, porque el saldo de ambos documentos están registrados en diferentes cuentas de balance.
A continuación, se realiza el registro de una factura con forma de pago que genera documentos tipo factura en cartera (no genera efectos).
En este caso, aunque el documento es de tipo factura, el movimiento de proveedor también detalla que la situación de este es cartera. La situación del documento y tipo es importante para entender la lógica que sigue el sistema en el registro de los diferentes saldos.
El saldo de esta factura, aunque genera documento en cartera, lo registra en la cuenta de balance proveedor porque no es un efecto.
Por lo tanto, se han registrado 3 facturas de las cuales 2 han generado un documento a pagar (cartera). Que se corresponden con las formas de pago EFECTO-CAR y FACTUR-CAR.
Ambos documentos se insertan y registran en una orden de pago.
Al registrar la orden de pago, cada saldo se contabilizará en la correspondiente cuenta de balance configurada para facturas en orden de pago y efectos en orden de pago.
La contabilidad del saldo pendiente de movimientos de proveedor se registrará en las diferentes cuentas en función de los conceptos “Tipo documento” y “Situación documento”
El importe pendiente de los documentos anteriores coincide con el importe contabilizado en cada una de las cuentas configurada de cada tipología.
A continuación, se realiza la liquidación de la orden de pago, donde se da por pagada en el banco.
Al realizar la liquidación de la orden de pago, el campo “Situación documento” de movimientos de proveedor cambia de estado.
Esta liquidación genera el apunte contable que genera el movimiento de banco.
Al liquidar, este proveedor sólo tiene el saldo vivo de la factura de transferencia. El saldo en el plan de cuentas muestra el importe de este saldo vivo (96€).
En conclusión:
Un error muy común se produce al registrar apuntes por diario de tipo cuenta en cuentas que están configuradas para el control de saldos de proveedor. Un ejemplo sería lo siguiente:
Actualmente tenemos el proveedor de este proceso con un saldo de 96. Este es el importe que se muestra en el saldo del mismo y en el informe “Proveedor – Balance sumas y saldos”. El informe “Proveedor – Balance sumas y saldos” lee la información que hay en la tabla de movimientos de proveedor, no tiene en cuenta saldos de movimientos de contabilidad.
Si no hay errores de registro de datos. El saldo de movimientos de proveedor debe coincidir con el saldo con contabilidad. La distribución del saldo de proveedor se dividirá en las cuentas contables en función de la configuración del grupo registro proveedor, como se ha visto en este proceso.
En el ejemplo que se está siguiendo, el saldo de 96 que tiene el proveedor coincide con el saldo en contabilidad.
Cuando se va a registrar un apunte que afecte al saldo de proveedor, y por lo tanto a las cuentas de balance relacionadas con él. Nunca se debe registrar el apunte con el Tipo movimiento “Cuenta”. La forma correcta de registrar este tipo de apuntes es indicando el tipo movimiento “Proveedor”, informando el número de proveedor (no la cuenta contable).
El siguiente diario sería un ejemplo de registro de proveedor bien contabilizado.
En ocasiones, se realiza el registro directamente en la cuenta contable. Esto genera diferencias de saldos, como se detallará a continuación.
Al registrar el diario como tipo cuenta, la contabilidad se refleja correctamente en el plan de cuentas. El saldo de la cuenta se actualiza correctamente.
Sin embargo, al hacer el registro de tipo cuenta y no de tipo proveedor, los no se ha generado ningún movimiento de proveedor y la información del balance de proveedor no refleja esta variación de saldo.
Al registrar el diario con el apunte al debe de 50 en la cuenta, el saldo de la 4001000 se actualiza a -46. Pero este importe no coincide con el saldo del balance de proveedor, que sigue siendo de -96.
En movimientos de contabilidad, la suma de todos los apuntes de la cuenta 4001000 coincide con el saldo de la cuenta (46).
La forma de detectar que apuntes de movimientos de contabilidad no existen en movimientos de proveedor es aplicar los siguientes filtros.
Para filtrar movimientos de contabilidad que existen en movimientos de proveedor.
Siguiendo con el ejemplo, aplicando el siguiente filtro, el sumatorio de los importes de movimientos de contabilidad es 96. Este importe coincide con el saldo de balance de proveedor.
Para detectar los movimientos de contabilidad que no existen en movimientos de proveedor se aplica el filtro:
En este caso, se muestra el apunte de 50 que se ha registrado por diario informando el tipo cuenta y que ha generado el descuadre entre balance de proveedor y contabilidad.
Artículos recomendados:
Para evitar este tipo de errores en el registro, se recomienda que todas las cuentas que estén configuradas en algún grupo de registro (Proveedor, cliente, IVA, Activos Fijos, etc) no tengan activado el check “Entrada directa”.
Cuando este check “Entrada directa” no está marcado, el sistema no deja registrar un apunte de tipo cuenta en el diario. Se mostrará el siguiente error.
Cuando existan estos descuadres y se localicen los movimientos de contabilidad que lo generan, la solución es crear un apunte por diario de la siguiente forma:
Implementar Business Central para la contabilidad de proveedores y cartera no solo significa un avance tecnológico, sino también un paso adelante hacia la optimización de procesos, la reducción de errores y el aumento de la productividad. ¡No te quedes atrás! ¡Contacta con nosotros y te ayudaremos!
Alberto Muñoz
Operaciones SOP-NAV