La labor invisible de la parte comercial
Las ventas son, claro está, la principal fuente de rentabilidad de una empresa. Sin embargo, el apoyo administrativo-comercial es una pata fundamental para ayudar a convertir una oportunidad en una venta.
Desde el momento en que el comercial levanta el teléfono para hablar con un posible cliente entra en marcha un proceso invisible para el cliente, pero necesario para la empresa. Y es aquí donde entra la labor administrativo comercial.
Vamos a comenzar a montar el puzle:
- El comercial a través de un correo electrónico con un asunto muy concreto me solicita una propuesta económica/comercial. Este será el principal hilo de comunicación hasta que se cierre la venta.
¡Ya tenemos las esquinas de nuestro puzle!
- Paralelamente, configuro y solicito la propuesta económica y elaboro la oferta de nuestros servicios. En este punto no siempre encajan todas las piezas (datos incorrectos, descuentos no autorizados…). Hay que probar con diferentes opciones hasta que encajen todas.
- Una vez tengo la propuesta económica en mis manos, se la hago llegar al comercial a través del primer correo electrónico no sin antes revisar que todo sea correcto y guardar una copia para futuras consultas que podamos necesitar.
Cuando ya se ha recibido la firma de la venta, el comercial me envía los documentos a través de nuestro principal hilo de comunicación y compruebo que toda la documentación sea correcta. ¡Ya nos falta menos para terminar el puzle!
Aquí es donde pongo en marcha una serie de procesos en paralelo:
- Guardo en el OneDrive que compartimos los compañeros del departamento una copia de los documentos firmados.
- Envío el documento con la aceptación correspondiente al proveedor. Una vez ellos comprueban que todo es correcto, me dan el ok para poder continuar con el proceso interno.
- Una vez recibido el ok del proveedor, internamente lanzo dos procesos: el primero va dirigido a la persona responsable de facturación y el segundo dirigido al responsable del departamento técnico.
Con suerte, en estos momentos, el puzle estará terminado, pero no siempre es así. En ocasiones surgen problemas a la hora de ejecutar alguno de estos pasos por lo que tenemos que buscar la pieza que no encaja y ponerla en su lugar para poder finalizar nuestro puzle.
Organización y constancia
La parte administrativo comercial es algo compleja, requiere entre otras cosas organización y constancia. Cualquier error puede ser motivo de que el puzle no encaje y tener que volver a empezar de nuevo.
El trabajo en equipo es fundamental en la labor del administrativo comercial. Tengo la suerte de formar parte de un gran equipo con el que logro terminar muchos puzles con éxito.
La resiliencia en el trabajo nos permite asumir de manera flexible las situaciones limite que se dan en nuestro entorno laboral.
Laura Calvo
Administración y Ventas