Guía definitiva para elegir un ERP

Imagina un negocio donde cada proceso fluye sin obstáculos, donde los datos están siempre actualizados y accesibles, y donde las decisiones se toman con certeza y no con suposiciones. Ahora, vuelve a la realidad: hojas de cálculo desordenadas, sistemas que no se comunican entre sí, tareas repetitivas que consumen tiempo y errores que cuestan dinero. Si esto te resulta familiar, no es una coincidencia. Y es que, muchas empresas enfrentan estos mismos desafíos cuando su software de gestión ya no es suficiente.

Pero aquí está la buena noticia: ¡hay una solución y está a tu alcance! Un ERP puede transformar la manera en cómo operas tu negocio, pero elegir el adecuado no es tarea fácil. ¿Cómo saber cuál es el mejor para ti? ¿Qué factores debes considerar antes de tomar una decisión? ¡En este post te damos las claves! ¡Sigue leyendo!

Señales de que tu empresa necesita un ERP

A medida que una empresa crece y evoluciona, los procesos internos se vuelven más complejos, la demanda de integración entre departamentos aumenta y los datos se multiplican. Por ello, sin una solución adecuada, estos factores pueden generar ineficiencias y afectar la rentabilidad de un negocio.

Problemas comunes en la gestión empresarial

Las empresas que no cuentan con un ERP suelen enfrentar varios desafíos operativos, entre ellos:

• Falta de visibilidad y control.
• Procesos ineficientes y redundantes.
• Dificultades en la gestión de inventario y pedidos.
• Problemas en la colaboración interna.
• Errores en la contabilidad y cumplimiento normativo.
• Mala experiencia del cliente.

Indicadores de que tu software actual ya no es suficiente

Si una empresa ya cuenta con un sistema de gestión, pero sigue enfrentando dificultades, es posible que se haya quedado obsoleto o que no cubra todas las necesidades actuales.

• El software no se adapta al crecimiento de la empresa.
• Falta de integración con otras herramientas.
• Dificultades para acceder a información en tiempo real.
• Mantenimiento costoso y poco eficiente.
• Problemas de seguridad y cumplimiento.

Tipos de ERP: ¿Cuál es mejor para tu empresa?

Elegir el ERP adecuado para una empresa es una decisión estratégica que impactará en la eficiencia y el crecimiento del negocio a largo plazo.

ERP en la nube vs. ERP on-premise

Uno de los primeros aspectos a considerar es si la empresa necesita un ERP en la nube o un ERP on-premise.

• ERP en la nube

Los ERP en la nube están implantados en servidores externos y se acceden a ellos a través de internet. Esta modalidad está en auge gracias a su flexibilidad y a la reducción de costes en infraestructura.

Ventajas:

• Menor inversión inicial.
• Acceso desde cualquier lugar.
• Actualizaciones automáticas.
• Escalabilidad.
• Alta seguridad.

• ERP on-premise

Los ERP on-premise están instalados en los servidores locales de la compañía, lo que otorga un mayor control sobre los datos y la infraestructura.

Ventajas:

• Mayor personalización.
• Independencia de internet.
• Mayor control sobre los datos.

ERP para pymes vs. ERP para grandes empresas

Aunque todos los sistemas de planificación empresariales buscan optimizar la gestión, las necesidades de una pequeña empresa son muy diferentes a las de una corporación global.

• ERP para pymes

Las pequeñas y medianas empresas necesitan soluciones ágiles, fáciles de usar y que no requieran una gran inversión.

Características clave:

• Implementación rápida y sencilla.
• Menos módulos, pero enfocados en las áreas clave (finanzas, ventas, inventario, etc.).
• Costes accesibles, generalmente con modelo de suscripción.
• Soporte para crecimiento escalable.

• ERP para grandes empresas

Las grandes compañías requieren soluciones robustas, con múltiples módulos y personalizaciones avanzadas.

Características clave:

• Integración con múltiples sistemas y herramientas (CRM, BI, gestión de proyectos, etc.).
• Capacidad de gestionar operaciones en diferentes países y monedas.
• Soporte para grandes volúmenes de datos y usuarios.
• Alta personalización para adaptarse a procesos específicos

ERP sectorial

Cada sector tiene unas necesidades particulares, y aunque un ERP estándar puede ser útil, en algunos casos, es recomendable optar por un ERP especializado. Por este motivo, hay que elegir un ERP genérico:

• Si los procesos de tu empresa son estándar y no requieren configuraciones complejas.
• Si buscas una solución rápida de implementar y fácil de usar.
• Si prefieres reducir costes y evitar grandes personalizaciones.

Sin embargo, es fundamental elegir un ERP sectorial:

• Si tu empresa pertenece a una industria con normativas o procesos específicos.
• Si necesitas funcionalidades avanzadas para manufactura, salud, construcción, etc.
• Si la personalización es clave para tu negocio.

Artículos recomendados:

• Inteligencia artificial en el ERP: transformando la productividad empresarial
• 3 funcionalidades clave de un ERP moderno
• ¿Qué es un ERP? Definición, tipologías y beneficios
• IA: el secreto para potenciar tu ERP

Factores clave para elegir un ERP

Pero seleccionar el ERP adecuado para una compañía no solo implica comparar funcionalidades, sino también evaluar factores estratégicos que aseguren una inversión rentable y sostenible a largo plazo.

Escalabilidad y flexibilidad

El mercado cambia constantemente y un negocio también. Por ello, es fundamental elegir un ERP escalable, capaz de adaptarse al crecimiento y a las nuevas necesidades sin realizar cambios costosos o migraciones complejas.

Características clave de un ERP escalable:

• Capacidad de manejar mayor volumen de datos y usuarios sin afectar el rendimiento.
• Modularidad: Posibilidad de agregar funcionalidades conforme la empresa crece.
• Soporte para nuevas ubicaciones, monedas e idiomas, ideal para empresas con expansión internacional.
• Flexibilidad para personalizar procesos sin afectar la estabilidad del sistema.

Integración con otras herramientas

El ERP debe ser el centro de la empresa, por lo que su capacidad para integrarse con otras herramientas es esencial.

• Conexión con el CRM para mejorar la relación con los clientes.
• Integración con software de contabilidad y gestión financiera.
• Compatibilidad con plataformas de e-commerce y gestión de inventarios.
• Conectividad con herramientas de análisis de datos, como Power BI, para obtener informes avanzados en tiempo real.
• Integración con Microsoft 365 (Teams, Outlook, Excel, Word) para mejorar la productividad.

Seguridad y cumplimiento normativo

Uno de los aspectos más críticos al elegir un ERP es la seguridad de la información y el cumplimiento de regulaciones locales e internacionales.

• Protección contra ciberataques: Uso de cifrado de datos y autenticación multifactor.
• Accesos restringidos y control de permisos para evitar fugas de información.
• Copias de seguridad automáticas para garantizar la recuperación de datos en caso de fallos.
• Cumplimiento de normativas internacionales como GDPR (protección de datos en Europa), SOX (regulaciones financieras en EE.UU.) y otros estándares locales.

Coste total de propiedad

Muchas empresas cometen el error de elegir un ERP solo por el precio de licencia inicial, sin considerar el coste total de propiedad (TCO).

Componentes clave del TCO en un ERP:

• Coste de adquisición: Precio del software, licencias y módulos adicionales.
• Coste de implementación: Gastos en consultoría, formación y personalización del sistema.
• Mantenimiento y actualizaciones: Costes anuales de soporte técnico y mejoras.
• Infraestructura: En el caso de ERP on-premise, el coste de servidores y almacenamiento.
• Coste de oportunidad: Tiempo y recursos dedicados a la implementación y formación.

Proceso de selección de un ERP en 7 pasos

1.Definir necesidades y objetivos

Antes de evaluar soluciones tecnológicas, es crucial entender qué problemas se quieren resolver con un ERP. Y es que, muchas empresas fracasan en la implementación porque no han definido claramente sus necesidades desde el inicio.

2.Involucrar a las partes interesadas

Un ERP afecta a múltiples áreas de la empresa, por lo que es fundamental involucrar a los principales departamentos y usuarios desde el inicio.

3.Investigar y comparar soluciones

Existen muchas opciones en el mercado, por lo que es importante realizar una investigación detallada. Aquí es donde se compara ERP en la nube vs. ERP on-premise, soluciones para pymes vs. grandes empresas, y opciones sectoriales.

4.Evaluar a los proveedores

Un ERP es una solución a largo plazo, por lo que es fundamental elegir un proveedor confiable. No solo importa el software, sino también la empresa que lo implementa.

5.Solicitar demostraciones y pruebas

Una de las mejores formas de asegurarte de que un ERP es el adecuado para tu empresa es verlo en acción. Por lo tanto, solicitar una demo te va a permitir evaluar su funcionalidad, facilidad de uso y compatibilidad con tus procesos.

6.Planificar la implementación

Una vez seleccionado el ERP, es momento de diseñar un plan de implementación detallado. Este es un paso crítico, ya que una mala implementación puede generar retrasos, costes adicionales o resistencia al cambio.

7.Medir resultados y optimizar

El proceso no termina con la implementación. Es fundamental medir el impacto del ERP en la empresa y hacer ajustes según sea necesario.

Microsoft Dynamics 365 Business Central: La solución ideal para la transformación digital

Microsoft Dynamics 365 Business Central se ha convertido en una de las soluciones ERP más completas y flexibles para empresas que buscan optimizar su gestión y acelerar su transformación digital. Y es que, su enfoque en la nube permite a las organizaciones centralizar toda su información en una única plataforma, eliminando los silos de datos y facilitando la toma de decisiones basada en información en tiempo real.

Gracias a su integración nativa con Microsoft 365 y herramientas como Power BI y Power Automate, las compañías pueden mejorar su productividad y automatizar procesos clave, desde la contabilidad hasta la gestión de inventario y compras, sin necesidad de cambiar entre múltiples sistemas.

Una de sus principales ventajas es la escalabilidad, lo que significa que puede adaptarse a cualquier fase de crecimiento de una empresa. Además, su capacidad de automatización reduce la carga operativa de los equipos, eliminando tareas manuales repetitivas y minimizando errores en procesos críticos como la facturación, la conciliación bancaria o la gestión de pedidos.

Otro aspecto clave de Business Central es su enfoque en la seguridad y el cumplimiento normativo. Al estar alojado en Microsoft Azure, ofrece protección avanzada contra ciberataques, copias de seguridad automáticas y cumplimiento con normativas internacionales como GDPR y SOX. Esto lo convierte en una solución fiable para sectores altamente regulados, como el financiero, sanitario o manufacturero, donde la protección de datos y la trazabilidad de la información son fundamentales.

¿Estás buscando un ERP y no estás seguro de cuál es el adecuado para tu negocio? ¡No te preocupes, nosotros te ayudamos! ¡Rellena el formulario y nuestros profesionales se pondrán en contacto contigo!