Sincronización de Datos Maestros en Business Central: ¿Cómo funciona su administración?

Si gestionas múltiples empresas en Microsoft Dynamics 365 Business Central, la administración de Datos Maestros (Master Data Management – MDM) es clave para sincronizar y compartir información de manera eficiente. Esta funcionalidad permite centralizar datos maestros, como clientes, proveedores, productos y otras entidades entre varias empresas dentro del mismo entorno de Business Central.

A continuación, vemos cómo configurar y usar esta herramienta para mejorar la consistencia y precisión de los datos en organizaciones con múltiples divisiones o filiales. ¡Continúa leyendo!

¿Qué es la administración de Datos Maestros en Business Central?

La administración de Datos Maestros (MDM) facilita la sincronización de información entre diferentes empresas en Business Central, permitiendo:

• Compartir Datos Maestros comunes entre empresas.
• Centralizar la gestión de información clave en una empresa principal o “empresa maestra”.
• Sincronizar automáticamente los cambios de datos maestros en las empresas receptoras para evitar duplicidades y errores.

Configuración de la administración de Datos Maestros

El primer paso es determinar qué empresa se va a usar como Empresa MASTER. En este caso, será CRONUS España S.A..

Después, se accede a cada empresa existente que se quiera sincronizar y se comienza con la configuración de la sincronización con la Empresa Master CRONUS España S.A.

Se localiza en la lupa de búsqueda el texto “Configuración de la administración de datos maestros”, se selecciona la empresa MASTER (CRONUS España, S.A.)  y se activa el campo “Permitir sincronización de datos”.

Especificar tablas para sincronización

En cada empresa a sincronizar, se debe indicar qué tablas se quieren sincronizar. Por ejemplo:

• Clientes (tabla 18)
• Proveedores (tabla 23)
• Productos (tabla 27)

Al incluir una tabla manualmente, el sistema sugiere una relación de tablas relacionadas con la tabla añadida.

También se incluirán todas las tablas indicadas al aceptar positivamente. En caso contrario, se mostrará sólo la tabla añadida:

Filtrado de datos (Opcional)

Si no se necesita sincronizar todos los registros de una tabla, se pueden configurar filtros. Por ejemplo, sincronizar productos de una categoría específica o clientes activos.

Cargar tablas predeterminadas según Microsoft (Opcional)

Existe la posibilidad de realizar una configuración rápida predeterminada por Microsoft seleccionando la opción “Usar configuración de sincronización predeterminada”.

Se cargarán las tablas predefinidas:

En cada una de las tablas se puede indicar qué campos se quieren sincronizar. Después, se selecciona la opción “Campos” y se pueden definir aquellos campos que deben sincronizarse.

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Sincronización de Datos Maestros

Una vez que la configuración está completa, se puede lanzar el proceso de sincronización inicial, que realizará la carga la información definida a la nueva empresa.

Proceso de sincronización de datos

Una vez que la configuración está completa, la sincronización entre la empresa principal y las receptoras ocurre automáticamente. Cualquier cambio en los datos maestros realizado en la empresa principal se replica en las empresas receptoras:

• Nuevos registros: si se crea un cliente o producto en la empresa principal, aparecerá en las empresas receptoras.
• Actualizaciones: las modificaciones en datos, como direcciones de clientes, se sincronizan automáticamente.
• Eliminaciones: si se elimina un registro en la empresa principal, también se eliminará en las empresas receptoras (salvo que existan transacciones vinculadas).

Monitoreo de la sincronización

Se puede supervisar el estado de las sincronizaciones accediendo a “Tablas de sincronización” y seleccionando la opción “Registro de sincronización”. Esta sección muestra todas las operaciones de sincronización en curso y cualquier error que se haya producido.

Beneficios de la administración de Datos Maestros

La sincronización de Datos Maestros en Business Central aporta varios beneficios para empresas que gestionan varias entidades o divisiones:

• Consistencia de datos: asegura que los datos maestros en todas las empresas estén alineados.
• Ahorro de tiempo: evita la entrada manual de datos en cada empresa.
• Reducción de errores: minimiza los errores humanos.
• Flexibilidad en la sincronización: permite elegir los datos específicos a sincronizar mediante filtros.

La administración de Datos Maestros en Business Central es esencial para gestionar información consistente en empresas con múltiples divisiones o filiales. Con esta funcionalidad, se pueden centralizar los datos maestros, sincronizar cambios automáticamente y optimizar el flujo de información entre empresas. Y es que, configurar correctamente el MDM en Business Central mejora la eficiencia, reduce errores y garantiza que todos los datos clave estén actualizados.

Implementar la administración de datos maestros en Business Central puede llevar la gestión de tu empresa a un nuevo nivel de precisión y eficiencia. ¡No dudes en probar esta herramienta para mejorar la consistencia y sincronización de tus datos! ¡Rellena el formulario!

Ángel López
Operaciones Business Central