Gestión ágil de almacenes e inventarios efectivos con Sage X3

La gestión de inventarios es un pilar fundamental para garantizar el correcto funcionamiento de cualquier empresa, especialmente en sectores como la distribución, la fabricación o el comercio. Y es que, un control eficiente de los almacenes no solo asegura el envío a tiempo de pedidos y la optimización del stock, sino que también reduce los costes operativos y mejora la satisfacción del cliente.

En este artículo, exploraremos las claves para configurar el inventario de forma efectiva, optimizar las estrategias de valoración y llevar a cabo procesos organizados para la generación, cierre y validación de listas de conteo. ¡Descubre cómo Sage X3 puede transformar la manera en que tu empresa gestiona sus almacenes!

Configuración de las sesiones de inventario

¿Por qué se necesita?

Configurar las sesiones de inventario es fundamental para garantizar una gestión eficiente de los almacenes y optimizar las operaciones logísticas. Este proceso permite mantener registros precisos, asegurando que las cantidades reales de los productos coincidan con los datos almacenados en el sistema, lo que ayuda a evitar discrepancias, minimizar errores y cumplir con las normativas legales y contables que exigen información financiera confiable.

Además, la configuración adecuada de las sesiones de inventario facilita una planificación más eficiente, ya que con datos actualizados y confiables se pueden tomar decisiones informadas sobre el aprovisionamiento, evitando tanto la acumulación innecesaria de productos como la ruptura de stock. También contribuye a garantizar que los pedidos de clientes se procesen a tiempo y que los procesos de producción no se interrumpan debido a la falta de materiales. De esta manera, se reducen costes operativos al optimizar el tiempo y esfuerzo del personal encargado del inventario, minimizando pérdidas asociadas a productos obsoletos, dañados o caducados.

Por otro lado, un inventario bien configurado proporciona información clave para la toma de decisiones estratégicas. Con datos fiables y en tiempo real, es posible identificar patrones de consumo, analizar la rotación de productos y descubrir oportunidades de mejora en la gestión del almacén.

Objetivo

Uno de los objetivos principales es establecer un marco organizado y eficiente para seleccionar, clasificar y gestionar los artículos que serán inventariados. Este proceso no solo optimiza el tiempo y los recursos, sino que también asegura la precisión en el control del inventario.

1. El primer paso consiste en seleccionar el tipo de inventario, una funcionalidad que permite ordenar y filtrar los artículos según criterios específicos como categoría, ubicación, fecha de última actualización o nivel de rotación.
2. A continuación, es fundamental establecer máximos de líneas permitidas, un límite que define la cantidad máxima de registros de inventario que se procesarán en una sola sesión. Esto asegura que las tareas sean manejables para el personal y que el proceso sea eficiente, evitando sobrecargar las operaciones o generar errores por volúmenes excesivos de datos.
3. Otro paso clave es generar la estimación de las líneas a procesar en función de la selección inicial. Esta estimación ayuda a prever el alcance del trabajo y permite realizar ajustes antes de iniciar el proceso de inventario.
4. Finalmente, se procede a generar las listas de inventario a contar, que son documentos detallados que incluyen todos los artículos seleccionados para la sesión. Estas listas, que pueden personalizarse según las necesidades del inventario, contienen información relevante como códigos de producto, descripciones, ubicaciones y cantidades esperadas.

Estrategias de valoración

La base de estas estrategias se encuentra en la configuración de los métodos de valoración en la ficha de «Artículo planta» en Sage X3, donde se registran los costes asociados a cada artículo según su método de costeo.

Este paso permite a la empresa aplicar un enfoque uniforme y estandarizado para la valoración de inventarios, utilizando datos confiables y consensuados. Así pues, es esencial que estos métodos sean revisados y ajustados antes de comenzar el proceso, ya que cualquier inconsistencia podría generar desvíos que compliquen la gestión contable y financiera.

Uso del coste estándar como referencia

El coste estándar actúa como un punto de referencia fundamental en muchas estrategias de valoración. Este método es ideal para generar seguimientos y comparativas, ya que proporciona un coste fijo que no se ve afectado por las fluctuaciones del mercado o por cambios en los costes de adquisición.

Al emplear el coste estándar, las empresas pueden evaluar con mayor facilidad el desempeño de su inventario, detectar desvíos y ajustar sus estrategias operativas.

Impresión de informes previos al inventario

Antes de proceder con el conteo físico, es recomendable imprimir un informe del stock inicial, que sirva como un registro del punto de partida. Para ello, Sage X3 facilita la generación de este informe, el cual incluye información clave como las cantidades y el valor estimado del inventario.

Este informe proporciona un control adicional, permitiendo comparar los resultados del conteo físico con los registros iniciales, identificando y gestionando posibles discrepancias.

Valorización detallada por lote

En casos donde la empresa opera con un coste detallado por lote, el coste estándar puede no ser suficiente como herramienta de control.

En estas situaciones, se recomienda realizar una valorización del inventario utilizando el coste detallado por lote, ya que este método captura con mayor precisión las particularidades de los productos almacenados.

Control de desvíos

Un aspecto central de estas estrategias es la capacidad de controlar los desvíos entre los costes registrados y los reales. Esto se logra al comparar los datos del informe previo al inventario con los resultados finales, permitiendo identificar diferencias y ajustar los métodos de coste o los procesos operativos según sea necesario.

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Generación de listas, entrada de cantidades, cierre y validación de listas

• Generación de listas de inventario

Estas listas se generan en base a filtros y parámetros previamente configurados, como el tipo de inventario, categorías, ubicaciones específicas o niveles de stock.

Sage X3 permite automatizar esta tarea, garantizando que las listas reflejen de manera precisa la selección realizada y las necesidades de control específicas del almacén.

Las listas incluyen información relevante como códigos de producto, descripciones, ubicaciones, y cantidades esperadas, lo que facilita el trabajo de los encargados del conteo.

• Entrada de cantidades

Durante el proceso de conteo físico, se registran las cantidades reales de cada artículo en el sistema.

Sage X3 permite realizar esta entrada de datos de forma manual o mediante la integración con dispositivos automatizados, como escáneres de código de barras o lectores RFID.

Esta funcionalidad reduce significativamente el margen de error humano y agiliza el registro. Además, el sistema está diseñado para manejar discrepancias entre las cantidades esperadas y las reales, alertando sobre posibles errores o ajustes necesarios.

• Cierre de listas

Este paso implica consolidar los datos capturados y bloquear la edición de las listas para evitar modificaciones posteriores.

El cierre asegura que la información esté lista para ser validada y utilizada en reportes o análisis. En este punto, se pueden generar informes que comparen las cantidades físicas con las registradas en el sistema, identificando diferencias que necesiten ser investigadas o ajustadas.

Sage X3

Sage X3 está diseñado para optimizar y centralizar los procesos clave de las empresas, como finanzas, inventarios, compras, ventas y producción. Su flexibilidad y capacidad de personalización permiten adaptarlo a las necesidades específicas de cualquier negocio, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones con operaciones internacionales.

Además, su soporte multisociedad, multilegislación y multimoneda lo convierte en una solución ideal para compañías globales, facilitando la adaptación a diferentes mercados y normativas locales.

Este ERP destaca por su capacidad de integrar herramientas de análisis avanzado para proporcionar informes y análisis predictivos que mejoran la toma de decisiones. También automatiza tareas repetitivas, lo que aumenta la eficiencia operativa y reduce costes.

Con Sage X3, las empresas pueden digitalizar sus operaciones, mejorar la productividad y mantenerse competitivas en un entorno empresarial dinámico.

¿Buscas una solución para tener una gestión ágil de almacenes e inventarios en tu empresa? ¡Sage X3 es lo que buscas! En este artículo te hemos explicado las funcionalidades, pero si todavía tienes alguna duda, ¡déjanos tus datos y te aconsejaremos para que saques el máximo partido a esta solución!