¿Es posible gestionar proyectos en Sage X3?

Actualmente, son muchas las empresas que gestionan proyectos y que necesitan planificar, presupuestar y gestionar sus recursos. Además, necesitan controlar y realizar seguimientos para conseguir los objetivos deseados.

Uno de los principales obstáculos que se encuentran en el momento de gestionar los proyectos es extraer la información relacionada desde el ERP. Sin embargo, en Sage X3 eso no es un problema ya que el módulo de gestión de proyecto está integrado con las áreas funcionales, CRM, Ventas, Compras, Producción, Aprovisionamiento, Stock y Contabilidad.

Gestión de proyectos en Sage X3

La gestión de proyectos en Sage X3 nos va a permitir gestionar todas las acciones asociadas a la realización de un proyecto, desde un punto de vista operativo, financiero y comercial.

El módulo de proyectos está basado en dos estructuras de datos:

• Estructura de costes: es el presupuesto del proyecto, donde se determina el coste y sobre el cual se podrá realizar un seguimiento de los gastos.
• Estructura operacional: es la planificación de las tareas, donde se podrá controlar los recursos y materiales requeridos para la ejecución del proyecto.

Las estructuras de costes y las estructuras operacionales pueden ser completamente independientes entre sí. Sin embargo, en Sage X3 un proyecto podrá tener solo la estructura de coste.

¿Cómo gestionar un proyecto en Sage X3?

Ruta: Proyectos > “Gestión de Proyectos”

Crea un proyecto en Sage X3

Agrega la información del proyecto a nivel de Cabecera, en el apartado general informa el cliente, interlocutor y representante, indica las fechas de inicio y fin, el responsable del proyecto y visualiza la previsión del progreso del proyecto.

Crea la estructura de costes del proyecto

Haz clic en el botón “Estructura de costes”.

Crea las líneas presupuestarias del proyecto e indica los costes previstos para cada una.

La estructura de costes es el patrón que se utilizará para controlar los costes presupuestados frente los costes reales y controlar los ingresos y el margen de un proyecto.

Crea la planificación de tareas

En Sage X3 la planificación de tareas es opcional mientras que la estructura de costes es obligatoria.

Haz clic en el botón “Planificación de tareas”

Crea las tareas del proyecto e indica los recursos humanos o materiales previstos para cada una.

En función del tipo de tarea, se le puede definir las Operaciones y materiales requeridos para llevar a cabo la tarea.

Las tareas de necesidades de material se pueden tener en cuenta como tareas de material planificadas o firmes en el cálculo MRP, según el estado de la tarea. Así pues, todas las órdenes y sugerencias que generan los cálculos MRP se vinculan a la tarea del Proyecto.

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Cambia el estado del proyecto y empieza a imputar los gastos relacionados al proyecto

Una vez se ha creado la estructura de costes y las tareas de nuestro proyecto es necesario cambiar el estado para que podamos imputar y registrar los gastos que se van realizando en el proyecto.

Esto se hará a través del campo proyecto que se encuentra en las otras funciones de Sage X3, pedidos de compra, recepciones, presupuestos, pedidos de venta, entregas, facturas, producción y declaración de tiempos.

Visualiza el seguimiento financiero del proyecto

A medida que se vayan registrando los gastos y los ingresos, se van a ir viendo reflejados en el proyecto y se irá actualizando el seguimiento financiero, en donde se podrá comparar el coste previsto vs lo realizado, además de poder consultar la rentabilidad del proyecto.

En el apartado Situación Financiera se refleja un resumen de los costes y los ingresos.

Haciendo clic en el botón de “Seguimiento financiero” se entra en el detalle de este.

Hay disponible 2 vistas, la “10” para revisar los gastos asociados al proyecto y la “20” para revisar los ingresos y la rentabilidad del proyecto.

Podemos marcar la casilla ‘Tiempos’ en el seguimiento financiero para detectar las desviaciones en tiempos además de desviaciones en Importe.

Dentro del seguimiento financiero se podrá revisar el detalle de los costes imputados al proyecto.

Por último, una vez se ha terminado el proyecto y se ha facturado al cliente se debe cambiar el estado del proyecto a saldado. En ese momento, Sage X3 cerrará el proyecto para que no se le puedan seguir imputando gastos y generará una rentabilidad final.

Adicionalmente, en el módulo de proyectos están disponibles varias funcionalidades y consultas que nos permitirán analizar el proyecto.

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Miguel García
Operaciones Sage X3