Ante la creciente cantidad de información y documentos gestionados internamente en todas las organizaciones, y el coste material y humano que esto provoca, la implantación de soluciones digitales se vuelve una labor decisiva para agilizar los procesos empresariales mejorando la productividad y la eficiencia del quehacer diario.
El Centro para la Cultura y el Conocimiento SAU, conocido como CCC, consciente de la importancia de abordar esta problemática en su compañía, ha decidido buscar una solución que simplifique su gestión documental. En este sentido, desde Aitana hemos propuesto la implantación de Document Capture para Dynamics 365 Business Central.
¿Qué es Document Capture?
Document Capture es una solución que ayuda a capturar, procesar y almacenar de forma electrónica documentación, simplificando significativamente la gestión diaria de documentos.
Se utiliza para extraer información relevante de documentos físicos o electrónicos, como facturas, recibos, formularios y contratos, entre otros.
Además, se puede integrar con el ERP de Microsoft como sistema colaborativo y de gestión documental. Su principal objetivo es el de optimizar y agilizar el manejo de documentos, automatizando tareas manuales y la reducción de errores.
Una de sus funcionalidades clave es su capacidad de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que permite extraer automáticamente datos específicos de los documentos escaneados o en formato digital, eliminando la tarea de introducción de diferentes datos de forma manual (nombres, direcciones, números de facturas, fechas e importes).
Además, la herramienta ofrece otras funcionalidades adicionales como:
- Validación y verificación de la información capturada.
- Asignación de metadatos a los documentos para su búsqueda y organización
- Generación de flujos de trabajo para la aprobación y procesamiento de documentos
- Integración con otros sistemas empresariales
¿Qué ventajas aporta implantar Document Capture?
Automatización y eficiencia
Document Capture automatizará el proceso de captura y gestión de documentos, ayudando a CCC a conseguir una mayor eficiencia operativa. Las tareas manuales y repetitivas, como la entrada de datos, se reducirán considerablemente, ahorrando tiempo y recursos. De esta manera, los empleados dispondrán de más tiempo para centrarse en otras labores o actividades que aporten mayor valor a la organización.
Reducción de errores
Al utilizar la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), esta solución minimizará los errores asociados con la entrada manual de datos. Gracias a esto, la organización obtendrá una mayor precisión en la gestión de la información y evitará problemas causados por datos incorrectos o inconsistentes.
Integración con sistemas empresariales
Esta herramienta se integra con diferentes ERP´S o softwares de terceros, evitando la introducción duplicada de datos.
Acceso y búsqueda rápida de documentos
Al almacenar los documentos digitalizados en un repositorio centralizado, se facilita el acceso rápido y la búsqueda ordenada. Los empleados de CCC podrán encontrar fácilmente los documentos necesarios en cuestión de segundos. Por ende, mejorarán la productividad y reducirán la pérdida de tiempo buscando documentos físicos en archivos o carpetas.
Mejora en la colaboración y flujo de trabajo
Document Capture permitirá la colaboración efectiva al habilitar flujos de trabajo automatizados para el procesamiento y la aprobación de documentos. Estos se podrán redirigir automáticamente a las personas adecuadas para su revisión y aprobación, acelerando los procesos y mejorando la comunicación y colaboración interna.
Cumplimiento normativo y seguridad
Al centralizar la gestión de documentos y establecer permisos de acceso adecuados, Document Capture ayudará a CCC a cumplir con los requisitos normativos y de seguridad de la información. Es más, los documentos podrán ser protegidos y controlados para garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a la información sensible.
CCC, el centro de formación a distancia de referencia en España y Europa
Centro para la Cultura y el Conocimiento SAU (CCC) es una institución educativa fundada en 1939. A lo largo de los años, se ha convertido en uno de los principales centros de formación a distancia y online en España, y es reconocido como un referente en educación a distancia en Europa.
CCC se ha adaptado constantemente a las necesidades formativas de la sociedad, ofreciendo una amplia gama de cursos y programas de estudio en diversos campos. Con una oferta de más de 320 profesiones distintas, CCC ha logrado llegar a más de 3 millones de alumnos en 86 países alrededor del mundo.
Su enfoque flexible y accesible ha permitido a muchas personas acceder a la educación y adquirir nuevas habilidades, independientemente de su ubicación geográfica o circunstancias personales.
La compañía se ha destacado por su experiencia en la formación a distancia y online, brindando a los estudiantes la oportunidad de aprender a su propio ritmo y horarios.
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