Los flujos de trabajo de aprobación son una parte esencial de cualquier proceso empresarial que involucre la toma de decisiones críticas desde la aprobación de solicitudes de compra hasta la revisión y aprobación de informes financieros. Además, los flujos de trabajo de aprobación permiten a las empresas garantizar que los procesos sean eficientes, efectivos y cumplan con los estándares de calidad necesarios.
Es decir, son secuencias de tareas que se desencadenan por una acción, una condición o una regla y, generalmente, se utilizan para integrar la lógica empresarial en una organización.
¿Cómo crear un flujo de trabajo en Business Central?
Para utilizar los flujos de trabajo de aprobación en el ERP Dynamics 365 Business Cenral, es importante configurar previamente los usuarios de aprobación y definir la manera en que estos recibirán las notificaciones correspondientes en los diferentes pasos del flujo de trabajo.
Una vez completadas ambas acciones, podremos proceder a la creación de los flujos de trabajo. Para crear un nuevo usuario de aprobación, es necesario dirigirnos a «Configuración de usuario de aprobación» y seguir los siguientes pasos para rellenar los campos:
- “Id. Usuario”: El nombre del usuario que participa en el proceso de aprobación.
- “Código de vendedor o comprador”: El código correspondiente que aplique al usuario.
- “Id. Aprobador”: La persona que debe aprobar las solicitudes de ese usuario.
Después de completar los campos, pasamos a configurar las notificaciones para cada usuario.
Para ello, es necesario dirigirse a «Configuración de notificaciones de flujo de trabajo». Una vez que se ha accedido a la configuración de usuarios, se debe especificar la manera en que deseamos que los diferentes usuarios reciban la notificación correspondiente, ya sea por correo electrónico o mediante una nota.
Tenemos la posibilidad de configurar un grupo de usuarios de flujo de trabajo. Para hacerlo, debemos especificar el número de usuarios en una secuencia del proceso, como si se tratara de una cadena de aprobadores.
Al activar un flujo de trabajo con aprobación secuencial desencadenada, estamos creando una solicitud de aprobación para el primer usuario. Esta solicitud debe ser aprobada por el primer usuario aprobador antes de pasar al siguiente, y así sucesivamente hasta que la solicitud sea aprobada por todos los usuarios de la cadena.
También podemos crear una aprobación paralela, es decir, la solicitud de aprobación se envía a todos los aprobadores de manera simultánea.
Al igual que el anterior, este flujo de trabajo no se concluye hasta que se hayan aprobado todas las solicitudes.
Podemos configurar y utilizar flujos de trabajo que vinculen tareas de procesos empresariales realizadas por distintos usuarios. También tenemos la posibilidad de crear el mismo flujo de trabajo más de una vez.
Cada flujo de trabajo puede desencadenarse por un evento utilizando diferentes filtros. Esto puede resultar útil si una solicitud de aprobación para un departamento debe ser aprobada por un usuario en concreto, mientras que las solicitudes para otros departamentos deben ser aprobadas por un aprobador diferente.
Dentro de los flujos de trabajo, podemos incluir tareas de sistema como registros automáticos, tanto antes como después de las tareas de usuario. Una tarea común en un flujo de trabajo es la solicitud y aprobación de creación de registros nuevos.
Una vez configurados los usuarios y grupos de aprobación, procedemos a crear los flujos de trabajo accediendo a la sección “Flujos de trabajo”.
Tenemos la posibilidad de utilizar plantillas previamente creadas para activar nuestros flujos de trabajo. Al seleccionar una plantilla, la página se abre para un nuevo flujo que incluye toda la información de la plantilla elegida. Para indicar que se trata del primer flujo de trabajo creado a partir de la plantilla, el valor del campo «Código» se amplía con «-01».
El flujo de trabajo se divide en tres secciones:
1. Evento Cuando: En esta sección debemos concretar el disparador. Ejemplos de disparador:
- Se ha cambiado un registro de datos maestros
- Se ha creado una línea del diario
- Se ha creado o liberado un documento entrante
- Se ha solicitado la aprobación de un documento
2. Condición On: Las condiciones están relacionadas con el evento y nos permiten crear filtros para decidir cómo continúa el flujo de trabajo.
3. Respuesta Entonces: Las respuestas nos especifican los siguientes pasos en el flujo de trabajo.
Podemos editar la plantilla y personalizar nuestro flujo de trabajo en el apartado “Pasos de flujo de trabajo”.
Si hacemos clic en la respuesta de “Se ha solicitado la aprobación de un documento”, podemos ver las diferentes opciones de respuestas.
Una vez elegida la opción «Crear una solicitud de aprobación», podremos visualizar las opciones correspondientes a dicha respuesta seleccionada.
En este apartado, tras un tiempo de espera, tenemos la opción de delegar, elegir el tipo de aprobador y el tipo de límite de aprobadores.
Una vez completados todos los pasos, el flujo de trabajo ya está creado y solo nos queda activarlo para que comience a funcionar.
Los flujos de trabajo de aprobación son una herramienta muy valiosa para mejorar tus procesos de aprobación y aumentar la eficiencia de tus operaciones en Dynamics 365 Business Central. ¿Aún tienes dudas? ¡Rellena el formulario y nuestros expertos las resolverán!
Remedios Silvente
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