7 formas de trabajar rápido en la nube con Office 365

7 formas de trabajar rápido en la nube con Office 365

Aitana Soluciones ERP y CRM Otras soluciones 0 Comments

La colaboración y la comunicación eficaces son componentes imprescindibles para el éxito de cada negocio. Por suerte para las empresas existe Office 365 que hace que el trabajo sea mucho más fácil que nunca. En este sentido, con aplicaciones como, por ejemplo, Word, Excel, PowerPoint y Outlook, una empresa puede redefinir cómo se comunica y puede facilitar la colaboración entre sus empleados.

Características como la coautoría en tiempo real, la mensajería instantánea, el vídeo y la voz facilitan la creación, el intercambio y el trabajo en equipo en cualquier lugar y en cualquier dispositivo. En este post te enseñamos siete formas en que Office 365 puede ayudarte a mejorar la comunicación y el trabajo con tus empleados para hacer tu negocio más eficaz, colaborativo y exitoso.

1. Aumenta la productividad gracias a la nube

Empresas de todos los tamaños están ya aprovechando la convergencia de la nube y la tecnología móvil para mejorar su colaboración y su productividad, aglutinar diferentes estilos de trabajo y reducir costes.

Gracias a la nube, los empleados pueden trabajar y comunicarse desde cualquier lugar, lo que permite una mayor y más eficaz colaboración. En este sentido, tus empleados pueden utilizar una combinación de dispositivos empresariales y personales para acceder a aplicaciones de confianza. Estamos hablando de equipos de escritorio, portátiles, smartphones o tabletas que funcionan con iOS, Android y Windows.

También podrás editar documentos en tiempo real a través de esos dispositivos, por lo que tu equipo siempre estará trabajando en la última versión con todos los cambios guardados. De esta forma, tu empresa se beneficiará del impulso de la colaboración consecuencia de compartir documentos con fluidez y celebrar reuniones productivas desde múltiples ubicaciones.

2. Todo es móvil

La generación actual es móvil por naturaleza. A medida que la tecnología móvil continúa redefiniendo cómo y dónde la gente se comunica y colabora, las empresas tienen la oportunidad de aprovechar este mercado y capitalizar la fuerza laboral móvil a medida que crece su negocio.

Office 365 te ofrece a ti y a tu equipo la posibilidad de visualizar y editar documentos de Office en dispositivos Windows, Android y Apple. Esto significa que podréis revisar, editar, analizar y presentar con una experiencia de usuario consistente y optimizada para vuestros dispositivos. También podréis cambiar fácilmente de un dispositivo a otro.

3. Sincroniza tu negocio

Es raro encontrar hoy un negocio que trabaje únicamente de 9:00 a 17:00. Las empresas más exitosas se han vuelto mucho más abiertas, utilizando la tecnología móvil y nube para ampliar su alcance y competir en el mercado. Estas empresas a menudo necesitan comunicarse y compartir información con clientes, socios y proveedores en diferentes husos horarios o distintos países.

Como ya hemos dicho, el almacenamiento en la nube sincroniza la información entre diferentes dispositivos, por lo tanto, tú como tus empleados siempre estaréis viendo la última versión de un archivo, sin importar dónde estéis trabajando o qué dispositivo estéis utilizando. Todo esto se multiplica con Microsoft OneDrive for Business.

4. Trabajar en voz alta

Un número creciente de negocios con visión de futuro están llevando la colaboración a un nuevo nivel utilizando Microsoft OneNote. Con ello proporcionan un lugar centralizado donde pueden compartir toda la información del proyecto, incluyendo fotos, vídeos, dibujos, notas, capturas de pantalla y páginas web.

Cuando los miembros del equipo trabajan juntos en el mismo cuaderno, OneNote sincroniza sus cambios en cuestión de segundos. Con una potente búsqueda y control de versiones, todo el mundo puede encontrar rápidamente lo que está buscando.

Además, la adopción de tecnologías sociales como Yammer, una red social de grado empresarial, puede conectar a empleados remotos y mejorar su colaboración.

Estas herramientas de colaboración en tiempo real no sólo pueden ayudar a tus empleados a trabajar mejor internamente, sino también a aquellos que realizan su trabajo fuera del negocio. Yammer y los archivos creados en los portales compartidos de OneNote se pueden compartir con socios externos, proveedores y clientes.

5. Reuniones más sencillas

Las reuniones son una parte importante del negocio, ya que proporcionan valiosas oportunidades para que los empleados puedan hacer una lluvia de ideas, colaboren, desarrollen estrategias y compartan información.

Las nuevas herramientas de comunicación y colaboración, como Skype for Business, facilitan la realización de reuniones modernas más eficientes y productivas ya que se trata de una herramienta muy sencilla e usar. Y es que, hoy en día, resulta muy complicado -por no decir imposible- el reunir a todos los empleados en una misma habitación.

El uso de Skype for Business, las videollamadas HD, la coautoría, el uso compartido de aplicaciones y las presentaciones, son las soluciones que tú y tu equipo tenéis a vuestro alcance. Así, podrás unirte a una reunión desde cualquiera de tus dispositivos, ya sea que esté ejecutando iOS, Android o Windows. Esto te posibilitará presentar, compartir y colaborar con facilidad en documentos o en pizarras virtuales durante una reunión.

6. Convertir datos en información valiosa

Un número creciente de empresas están utilizando soluciones de Business Intelligence (BI) para detectar tendencias, identificar riesgos y encontrar nuevas oportunidades. En este sentido, es importante mencionar la herramienta Microsoft Power BI que publicar directamente desde Excel.

Las empresas pueden así transformar datos en decisiones firmas y consistentes que te ayudarán a mantener una ventaja competitiva.

7. Coautor de documentos en tiempo real

Los empleados a menudo necesitan trabajar juntos en los mismos documentos, tales como hojas de cálculo, informes de ventas o planes de marketing. Una característica de colaboración importante en herramientas de productividad como Office 365 es la coautoría en tiempo real.

¿Qué significa? Que cualquier miembro de tu equipo puede editar y contribuir en dichos documentos al mismo tiempo que otros. Estos cambios, gracias a la nube, se guardan automáticamente a medida que se realizan.

Además, cuando trabajes en equipo en un documento de Word, verás cuándo se realizan exactamente todas las ediciones de texto y formato. Gracias también a que Office 365 admite movilidad y estilos de trabajo flexibles, no importa si tú y los miembros de tu equipo estáis trabajando en la Web, un escritorio, un ordenador portátil o un dispositivo móvil. Cada cambio se sincronizará en el documento, se guardará automáticamente en la nube y se hará visible para todo el equipo.

 

Si estás interesado en cualquiera de las herramientas colaborativas que te hemos presentado en este post para aumentar la productividad de tu empresa, ponte en contacto con nosotros. ¡Estaremos encantados de ayudarte!

 

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