Sage X3 Copilot: qué es, instalación, configuración y demo

Aitana Soluciones ERP y CRM
hace 2 meses
Categorías: Sage X3
Etiquetas: aitana, Copilot, ERP, funcionalidades Sage X3, inteligencia artificial, Sage, sage x3, sage x3 r2, software

Tienes a tu alcance datos de ventas, compras, pedidos, devoluciones, cobros pendientes… y, sin embargo, sigues tomando decisiones como si jugaras al tetris: encajando piezas como puedes, sin ver lo que viene después… ¿Te imaginas tener a alguien que no solo te diga lo que pasa, sino lo que va a pasar? Alguien que te avise de un impago antes de que suceda, que te sugiera un descuento para liquidar el stock muerto, que analice, piense y proponga… en segundos. Ese “alguien” ya existe, y se llama Sage X3 Copilot.

En este post te contamos por qué deberías activarlo. Verás qué es, cómo se instala paso a paso, cómo se configura y cómo empieza a ayudarte desde el primer día. Si usas Sage X3, este post es tu siguiente paso. ¡Continúa leyendo!

¿Qué es Sage X3 Copilot?

Sage X3 Copilot es una nueva funcionalidad integrada en Sage X3 a partir de la versión 2025 R2 que introduce capacidades de inteligencia artificial conversacional y proactiva dentro del ERP.

Se trata de un asistente inteligente que permite a los usuarios interactuar con su sistema de gestión mediante lenguaje natural, ya sea para obtener información clave, detectar incidencias o recibir recomendaciones contextuales en tiempo real.

A través de un chat integrado y de paneles de información, Copilot ayuda a los usuarios a tomar decisiones más rápidas y fundamentadas sin necesidad de navegar por múltiples módulos o informes.

La evolución de la IA en Sage X3

La inteligencia artificial en Sage X3 ha seguido una evolución progresiva y estratégica. Y es que, en versiones anteriores como la 2022 R4, ya se incluían funcionalidades básicas de automatización en la gestión de facturas de proveedores.

Ya en 2025 R1, estas capacidades de IA se incorporaron al núcleo del sistema. Y con la llegada de la versión 2025 R2, se dio un salto cualitativo gracias a la incorporación de Copilot, que añade una capa de interacción inteligente centrada inicialmente en procesos de ventas, pero con vistas a expandirse a áreas como compras, producción y finanzas.

Además, esta evolución contempla el desarrollo de agentes inteligentes especializados por función y sector, con capacidad para ejecutar tareas autónomas siempre bajo la supervisión del usuario.

Beneficios clave del uso de Copilot en Sage X3

• Toma de decisiones más rápida: al proporcionar información contextual y actualizada en tiempo real, Copilot reduce significativamente el tiempo necesario para analizar datos y tomar decisiones.
• Automatización proactiva: detecta riesgos u oportunidades antes de que se conviertan en problemas, permitiendo actuar con antelación.
• Optimización de procesos: facilita tareas como la validación de pedidos, el seguimiento de entregas o la revisión de facturas, sin necesidad de cambiar de pantalla.
• Mayor adopción y usabilidad: gracias a su interfaz intuitiva y su comprensión del lenguaje natural, mejora la experiencia del usuario y fomenta el uso del ERP por parte de perfiles no técnicos.
• Escalabilidad futura: está diseñado para crecer con el negocio, incluyendo más agentes y funcionalidades inteligentes en futuras versiones.

¿Cómo funciona Sage X3 Copilot?

Sage X3 Copilot se apoya en la infraestructura de Sage IA, una plataforma de inteligencia artificial propietaria que integra modelos entrenados específicamente para el entorno empresarial.

Utiliza tecnologías como GraphQL APIs para acceder a los datos del ERP de forma segura y en tiempo real. Estos modelos son capaces de analizar datos históricos, identificar patrones, generar predicciones y proponer recomendaciones accionables. Todo ello se ejecuta bajo una lógica de IA contextual y empresarial, que adapta sus respuestas a cada usuario y a cada proceso dentro del sistema.

Capacidades conversacionales de Copilot

El módulo conversacional de Copilot permite interactuar mediante lenguaje natural. Aunque actualmente está limitado a consultas predefinidas, el sistema comprende el idioma del usuario (español, inglés o francés) y es capaz de interpretar expresiones como “el mes pasado” o “últimos seis meses”.

A diferencia de los buscadores tradicionales o menús estructurados, esta conversación es directa, eficiente y contextual.

Cómo Sage Copilot entiende el contexto de tu ERP

Una de las mayores fortalezas de Copilot es su capacidad de contextualización. No responde igual si se lanza una consulta desde la pantalla principal, desde la ficha de un cliente o desde un pedido de compra.

Esta comprensión del “dónde” permite ofrecer respuestas más precisas y relevantes. Por ejemplo, si se consulta sobre pedidos abiertos estando dentro de la ficha de un cliente, el sistema sabrá que la información debe filtrarse automáticamente para ese cliente específico.

Comparativa con otras soluciones de IA en el mercado

A diferencia de otras soluciones de IA generalistas o no integradas, Sage X3 Copilot está totalmente embebido en el ERP. Esto le permite ofrecer una experiencia mucho más coherente y eficiente.

Mientras que otras herramientas requieren exportar datos, conectarse con herramientas externas o configurar integraciones, Copilot ya está conectado al corazón de los procesos empresariales.

Además, su enfoque de agentes inteligentes y su desarrollo por parte del propio fabricante garantizan una evolución continua, alineada con las necesidades reales del negocio y sin dependencias externas.

Requisitos previos para la implantación de Sage X3 Copilot

Aunque la instalación es relativamente sencilla, se deben respetar ciertas condiciones clave que detallamos a continuación.

Versión mínima de Sage X3 (2025 R2)

Sage X3 Copilot solo está disponible a partir de la versión 2025 R2. Esta es una condición imprescindible, ya que la funcionalidad no es compatible con versiones anteriores del ERP.

No se ha previsto retrocompatibilidad, por lo que los clientes que deseen beneficiarse de esta funcionalidad deberán actualizar su sistema a esta versión como mínimo.

Esta limitación responde a la necesidad de contar con la arquitectura técnica necesaria y con las últimas funcionalidades incorporadas al núcleo del sistema, especialmente aquellas relacionadas con servicios de IA y conectividad.

Servicios necesarios (API GraphQL y actualizaciones de servicios)

El motor de Sage X3 Copilot se apoya en APIs GraphQL, por lo que es obligatorio tener instalados los servicios X3 y mantenerlos actualizados con la última revisión disponible.

Estas actualizaciones incluyen mejoras y correcciones esenciales para que Copilot pueda interactuar correctamente con las diferentes áreas del ERP. Sin ellas, ciertas funcionalidades -como la lectura de órdenes de trabajo o la generación de informes- pueden no estar disponibles.

Configuración del entorno y la infraestructura necesaria

Una vez instalada la versión correcta y actualizados los servicios, se deben realizar algunos pasos clave para habilitar Copilot:

• Activar la opción de IA en la solución o en carpetas específicas dentro de Sage X3. Esta opción permite habilitar tanto el chat conversacional como los informes proactivos.

• Registrar una organización en Sage Network, lo cual permite establecer la conexión segura entre el ERP y los servicios de Sage IA. Es fundamental que haya solo una organización activa por instancia de Syracuse, ya que múltiples registros simultáneos pueden causar conflictos en funcionalidades como la facturación electrónica.

• En caso de aplicar una nueva revisión es posible que sea necesario revalidar el registro de la organización para que el icono y las funcionalidades de Copilot vuelvan a estar disponibles.

Consideraciones importantes para una implantación exitosa

Para garantizar que Sage X3 Copilot funcione correctamente desde el primer momento, conviene tener en cuenta los siguientes puntos adicionales:

• Verificar el acceso a pantallas clave dentro del ERP. Si al acceder a los datos de clientes, pedidos o proveedores no se visualiza la información, puede ser necesario realizar una validación global de ventanas, como SQH (presupuestos), OSOH (pedidos de ventas), OBPC (clientes), OPOH (pedidos de compra), OMFG (órdenes de fabricación), entre otras.
• Confirmar la aparición del icono de Copilot en la interfaz. Este es el primer indicador de que la implantación ha sido exitosa. Si el icono no aparece tras actualizar servicios o aplicar un parche, es probable que se deba repetir el registro de la organización en la red Sage.
• Utilizar entornos de prueba antes de aplicar los cambios en producción. Dado que se trata de una funcionalidad nueva, se recomienda validar la configuración en un entorno controlado, como los paquetes mejorados del COE (Center of Excellence), antes de su despliegue completo.
• Consultar recursos oficiales como Sage Community Hub, donde se han publicado guías prácticas y artículos técnicos creados por otros partners y expertos de Sage.

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Guía paso a paso para la implantación de Sage X3 Copilot

Paso	Descripción	Acción a realizar	Consideraciones clave
Activar el servicio Sage IA en X3	Activar la funcionalidad de IA que permite el uso de Copilot.	Acceder a la configuración de la solución o carpeta en X3 y marcar la opción: «Habilitar el uso del chat y los conocimientos de Sage Copilot».	Se puede activar a nivel de solución o por carpetas (por ejemplo, solo en la carpeta SEED).
Registro de organización en Sage Network	Vincular la instancia de Sage X3 con Sage IA mediante una organización registrada en la red Sage.	Crear una nueva organización desde el panel de configuración y registrar la instancia en Sage Network.	Solo se permite una organización activa por instancia de Syracuse. Si ya tienes una por otro motivo debes usar la misma.
Procedimiento de instalación y configuración en Sage X3	Instalar la versión correcta y aplicar los servicios necesarios para activar Copilot.	1. Asegúrate de estar en Sage X3 2025R2. 2. Instala los servicios X3 actualizados. 3. Aplica el último hotfix disponible. 4. Realiza el registro de la organización en Sage Network. 5. Activa la bandera de IA en la configuración.	Sin la última revisión, algunas funcionalidades no estarán disponibles. Puede ser necesario volver a registrar la organización tras actualizar servicios.
Validación de ventanas y accesos clave en X3	Asegurar que los informes funcionen correctamente validando las ventanas implicadas.	Validar globalmente las siguientes ventanas si los datos no aparecen: SQH, OSOH, OSIH, OBPC, OPOH, OBPS, OMFG.	No siempre es necesario validar. Si los datos ya se muestran correctamente, no es obligatorio. Validar solo si no se visualiza información.
Consejos para evitar problemas comunes	Recomendaciones para asegurar una puesta en marcha fluida.	– Verifica la aparición del icono de Copilot tras la instalación. – Utiliza entornos de prueba antes del entorno productivo. – Consulta recursos de Sage Community Hub para guías adicionales.	Si el icono de Copilot no aparece tras aplicar un parche, es probable que debas volver a registrar la organización. La validación parcial o incompleta de pantallas también puede afectar el funcionamiento.

Configuración avanzada de Sage X3 Copilot

Aunque la instalación básica de Sage X3 Copilot puede completarse en pocos pasos, su configuración avanzada permite adaptar la herramienta al contexto específico de cada empresa. A través de la personalización del entorno, es posible maximizar el valor del copiloto como asistente de negocio.

Personalización del Copilot en tu entorno Sage X3

Sage X3 Copilot se puede adaptar de forma granular al entorno de trabajo gracias a la flexibilidad que ofrece el sistema. La personalización puede realizarse a distintos niveles:

• Activación selectiva por carpeta: no es obligatorio activar Copilot a nivel global. Puede habilitarse únicamente en ciertas carpetas lo que permite controlar el despliegue progresivo por departamento o unidad de negocio.
• Adaptación al rol del usuario: Copilot puede actuar de forma distinta según el perfil del usuario que lo utilice. En versiones futuras, estará alineado con agentes inteligentes diseñados para áreas como ventas, finanzas, compras o producción, cada uno con funcionalidades y respuestas específicas basadas en su contexto.
• Contextualización automática: Copilot es capaz de entender el módulo o la pantalla desde donde se lanza la interacción, lo que permite ofrecer respuestas personalizadas.

Activación de chat y visualización de informes

Una vez cumplidos los requisitos previos, es posible habilitar las dos grandes funcionalidades actuales de Copilot:

Chat conversacional

• Se activa con la bandera “Habilitar el uso del chat y los conocimientos de Sage Copilot”.
• Accesible desde la interfaz de usuario con un icono visible en la aplicación.
• El chat está diseñado para comprender lenguaje natural y ofrece respuestas basadas en datos del ERP, siempre con contexto.

Visualización de informes

• Aparecen como tarjetas informativas contextuales cuando el usuario accede a pantallas relevantes (clientes, pedidos, proveedores, etc.).
• Los insights muestran información crítica como: pedidos atrasados, presupuestos no convertidos, pagos vencidos, órdenes de trabajo pendientes, entre otros.
• Se pueden utilizar como punto de partida para acceder directamente a la transacción relacionada.

Futuro de Sage X3 Copilot: lo que está por venir

Sage X3 Copilot ha dado sus primeros pasos en la versión 2025 R2 con funciones conversacionales e insights proactivos, pero su evolución apunta hacia una transformación mucho más profunda del ERP.

En el roadmap de Sage se contempla la incorporación de agentes inteligentes especializados diseñados para áreas clave como ventas, finanzas, compras, producción o logística. Estos agentes no solo ofrecerán análisis avanzados y recomendaciones, sino que estarán adaptados al rol del usuario, al perfil empresarial e incluso al sector de actividad, permitiendo una experiencia altamente personalizada y contextual.

Otro gran avance previsto es la automatización de acciones dentro del sistema. Copilot no se limitará a responder preguntas o mostrar alertas, sino que será capaz de ejecutar tareas directamente desde el chat, como crear pedidos, actualizar precios o lanzar órdenes de fabricación. Todo ello, bajo la supervisión del usuario, pero con la agilidad que ofrece una IA integrada. Además, se introducirán flujos de trabajo encadenados y decisiones automatizadas que permitirán reaccionar de forma inmediata ante eventos críticos o detectar oportunidades en tiempo real.

En paralelo, evolucionará hacia una herramienta de aprendizaje continuo, que mejorará sus respuestas y sugerencias a medida que se utilice. Gracias al análisis del comportamiento del usuario y al feedback recogido directamente desde el chat, el sistema se adaptará progresivamente a las necesidades reales del negocio. Asimismo, se ampliará el soporte para nuevos idiomas y se habilitará la lectura de datos desde verticales o desarrollos personalizados, consolidando a Copilot como un asistente digital integral y transversal dentro del ecosistema Sage.

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