¿Cómo realizar la gestión de compras y aprovisionamiento en Business Central?
Un 30% de las empresas señalan que la ineficiencia en la cadena de suministro representa su mayor coste operativo. Esta cifra resalta la necesidad de optimizar los procesos de gestión de compras y aprovisionamiento, no solo para conseguir reducir costes sino también para mejorar la competitividad de la empresa.
Una gestión eficaz asegura que los recursos necesarios estén disponibles en el momento y la cantidad adecuada. Para poder controlar esto, surge Microsoft Dynamics 365 Business Central como el ERP idóneo que permite controlar y optimizar la cadena de suministro.
Tabla de contenidos
Importancia de la gestión de compras y aprovisionamiento
La gestión de compras y aprovisionamientos en una empresa no solo afecta a la eficiencia de la producción y la calidad del producto final, sino que también tiene un impacto significativo en la rentabilidad general de la empresa. Una gestión adecuada asegura que los materiales necesarios estén disponibles en la cantidad correcta, en el momento adecuado y al precio óptimo, evitando un sobredimensionamiento del stock y costes innecesarios.
Y es que, disponer de una gestión efectiva del aprovisionamiento ayuda a establecer relaciones sólidas y de largo plazo con los proveedores, lo que puede resultar favorable a la hora de realizar negociaciones de precios más favorables. Además, permite a las empresas adaptarse rápidamente a los cambios en las demandas del mercado y a las fluctuaciones en la disponibilidad de recursos, asegurando una respuesta ágil ante cualquier desafío operacional o comercial.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Microsoft Dynamics 365 Business Central es una solución de planificación de recursos empresariales integrada que ayuda a las empresas a gestionar sus operaciones de negocio. Este software está diseñado para ser flexible, escalable y fácil de integrar con otras aplicaciones de Microsoft, proporcionando una plataforma unificada para la visibilidad completa de las operaciones empresariales.
En este sentido, Business Central también facilita la gestión de compras y aprovisionamientos mediante herramientas automatizadas que permiten a las empresas planificar sus necesidades de inventario de manera más eficaz, configurar y realizar seguimiento de órdenes de compras, y analizar el rendimiento de los proveedores. Con capacidades avanzadas de personalización y automatización, el ERP de Microsoft ayuda a las empresas a optimizar sus procesos de compra y aprovisionamiento, reduciendo costes y mejorando la eficiencia operativa.
Configuración del producto
Una de las bases fundamentales para conseguir una buena gestión de compras y aprovisionamientos en Business Central es la configuración adecuada de los productos. Esta configuración es crucial porque determina cómo se gestionará el inventario, cómo se realizarán las compras y cómo se planificará la producción. Todos aspectos esenciales para mantener la eficiencia operativa y la rentabilidad.
Lo primero que tendremos que determinar es si el producto va a ser repuesto por una orden de compra, una orden de fabricación o un ensamblado. En este caso, nuestros productos van a ser configurados con el sistema de reposición de ‘Compra’.
En el caso de que indiquemos el número del proveedor, cuando se ejecute el plan de la hoja de demanda nos cogerá de forma automática el mismo. Igual ocurrirá para el caso de que seleccionemos ‘plazo de entrega’.
El otro campo importante por configurar es ‘Directiva de reaprovisionamiento’, ya que ahí estamos indicando de qué forma se van a calcular las necesidades:
- En blanco: no se desea planificar el reaprovisionamiento del producto.
- Cantidad fija reaprov.: el sistema considera que hay que reaprovisionarse por la cantidad indicada en el campo ‘Cantidad a pedir’.
Es decir, la orden de fabricación o compra que se propone es la cantidad a pedir o la necesidad neta, la mayor de las dos.
Esta opción se utiliza, normalmente, para productos de consumo regular donde las cantidades de reaprovisionamiento no necesitan ajustarse en cada pedido.
- Máxima: el sistema utiliza la cantidad del campo stock máximo como la cantidad máxima a pedir para que, con ella, el stock llegue a su cantidad máxima.
La orden propuesta es la cantidad máxima (saldo disponible estimado) o la necesidad neta, la mayor de las dos. Éste es un principio “basado en logística” en el que se va a rellenar un almacén independientemente de cuál sea su necesidad neta. Se utiliza -normalmente- en la configuración de la “demanda fija” para productos que no sean costosos de producir o comprar.
- Pedido: esta opción configura el producto para ser repuesto a través de pedidos individuales cada vez que se identifica una necesidad. Es ideal para productos con demanda irregular o para aquellos que no se desean mantener en inventario debido a su coste. El sistema, entonces, generará un pedido especifico cada vez que se requiera basándose en su demanda real.
- Lote a lote: la configuración ‘lote a lote’ implica que cada pedido de reposición se ajuste exactamente a la cantidad necesaria para cumplir con las necesidades actuales. Esto es útil para gestionar productos con demanda predecible y constante, asegurando que no haya excesos en el inventario y que cada lote producido o pedido se ajuste a los requerimientos específicos del momento.
Además de las configuraciones de pedido, Business Central permite establecer parámetros de seguridad y plazos que ayudan a controlar los tiempos de entrega:
- Plazo de seguridad: es un periodo adicional antes de la fecha real en la que el producto debe estar disponible para cubrir cualquier variabilidad en los tiempos de entrega o de demanda.
- Stock de seguridad: indica la cantidad mínima de inventario que debe existir.
- Punto de pedido: indica la cantidad de inventario por debajo del cual se ‘dispara’ el cálculo de necesidad de reaprovisionamiento en la planificación.
- Cantidad a pedir: determina cuánto comprar.
- Stock máximo: cantidad máxima para cubrir. Se utiliza en productos de mucha rotación. Esta cantidad se calcula como el stock máximo menos el de seguridad.
La configuración adecuada de estos parámetros en Business Central no solo optimiza el inventario y reduce costes, sino que también asegura que las empresas puedan responder de manera ágil a los cambios del mercado y de los clientes.
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Unidades de almacenamiento
En Microsoft Dynamics 365 Business Central, la gestión de las unidades de almacenamiento es una herramienta fundamental para optimizar el almacenaje y la disponibilidad de productos. Las unidades de almacenamiento pueden ser esenciales para empresas en las que haya almacenes muy diferenciados o que manejen un gran volumen de productos.
Las unidades de almacenamiento en Business Central no se refieren a las ubicaciones de un producto, sino a los diferentes almacenes o áreas de almacenamiento donde se pueden encontrar. Esta distinción es esencial para las organizaciones que necesitan diferenciar inventarios en varios sitios o zonas dentro de una misma estructura empresarial, permitiendo una gestión más precisa y eficiente. Además, en este sistema pueden convivir productos que tengan unidades de almacenamiento con los que no.
Cada una de las unidades de almacenamiento de un producto puede configurarse de forma independiente, aunque por defecto, cogerá los datos de reaprovisionamiento de la ficha del producto.
Pedidos de compra
El método más habitual de reaprovisionar es a través de los pedidos de compra, bien sean pedidos “directos” o “abiertos”.
Los pedidos abiertos son los pedidos con los que se gestionan acuerdos y/o contratos a medio o largo plazo con los proveedores.
Cuando se utiliza un pedido abierto, en lugar de un pedido normal, se evita que la cantidad afecte a la disponibilidad del producto, pero sí que nos permite revisar y comprobar la situación tanto del pedido como de los productos.
Cuando tenemos un borrador de pedido de compra generado de manera manual o desde un pedido abierto, se puede recepcionar total o parcialmente. Así, la entrada de los productos en el almacén se hace cuando se registra el pedido (no es necesario facturarlo).
Desde el propio pedido, también tenemos la opción de sólo hacer la recepción de los productos o de recepcionarlo y facturarlo.
Cuando un pedido sólo se ha recibido y todavía no está facturado se puede deshacer el albarán generado, provocando, de esta manera, la salida de los productos del almacén.
En el caso de que el pedido venga de un pedido abierto, se asociará al mismo el albarán de devolución, descontando la cantidad de la que había sido enviada.
Cálculo hoja de planificación
Una vez tenemos configurados los productos podemos ejecutar la ‘Hoja de demanda’.
Desde ‘Inicio à Calcular plan’ lo que se lanza es el proceso que recorrerá los productos revisando su configuración y comprobará cuáles deberían pedirse.
- Fecha inicial: fecha para los pedidos nuevos y en la que se comprueba el stock.
- Fecha final: fecha fin de planificación.
- Previsión de uso: si se encuentran creadas las previsiones de uso se puede seleccionar para cuál es.
- No incluir en la previsión de fechas: fecha hasta la cual se incluye la previsión.
- Parámetros de planificación de relación: si activamos este check, respeta los parámetros del producto, si no sólo cubrirá la demanda exacta.
Cuando se calcula el plan se rellena el diario de la hoja de demanda con las cantidades calculadas en función de los parámetros. En el caso de que se haya indicado el código de proveedor en la ficha del producto nos lo trae de manera automática.
Si un producto tiene unidades de almacenamiento, calcula el plan en cada uno de los almacenes. En el caso de que no se las tenga, el almacén quedará vacío. Si se vuelve a calcular el plan, actualiza las líneas que hayan podido cambiar.
Cuando nosotros seleccionamos ‘Ejecutar mensajes de acción’, va a generar los pedidos o las modificaciones de las líneas que tengan marcado el check ‘Aceptar mensajes de acción’, creando o modificando los pedidos indicados.
A partir de aquí se tratan como los pedidos normales comentados anteriormente.
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