Integración de soluciones con Business Central. Tipos y metodología
Las soluciones de gestión empresarial – también conocidas como softwares ERP – han entrado de lleno en las compañías españolas. Y es que la creciente competitividad, junto al cambio de comportamiento por parte del cliente, han obligado a las organizaciones a actualizarse y a implementar herramientas digitales.
Microsoft Dynamics 365 Business Central es, actualmente, el ERP más moderno y completo del mercado. Se trata de una solución integral que abarca todas las áreas de una empresa: desde las finanzas y la contabilidad, las relaciones con los clientes y las compras y las ventas, hasta la gestión de proyectos y el proceso de fabricación. Además, es una herramienta en la nube, lo que permite conectarse desde cualquier lugar del mundo y desde cualquier dispositivo.
En este sentido, este software de gestión empresarial te ofrecerá flexibilidad para trabajar, productividad en tus procesos diarios y una mejor captación de clientes. Todas estas características son clave para lograr una ventaja competitiva y un servicio al cliente excelente.
Pero, si de verdad hay un beneficio que aporta Dynamics 365 Business Central es la capacidad de integración con otras aplicaciones: ya sea otras aplicaciones de Microsoft como aplicaciones de terceros. Esto significa que, si tu compañía ya utilizaba otra herramienta, esta se podrá integrar en tu nuevo ERP para tenerlo todo conectado.
¿Qué soluciones se pueden integrar en Business Central?
Integraciones nativas
Se trata de integraciones con softwares desarrolladas también por el propio Microsoft que, con muy poquito esfuerzo, se pueden integrar en un ERP de Business Central.
- Integración con Office 365. Cualquier informe en Business Central es posible exportarlo en PDF, en Word o en Excel. Además, también es posible exportar en modo consulta o en modo edición prácticamente cualquier pantalla de las que hay en Business Central. Otra de las integraciones de la familia de Outlook sería el ADD-IN de Outlook. Esto permite trabajar con múltiples funcionalidades desde el propio ERP. Por ejemplo, es posible crear nuevos contactos o clientes directamente desde la dirección de cualquier correo electrónico recibido.
Asimismo, vinculado con ese cliente, se puede generar distintos documentos sin salir del propio Outlook: ofertas de venta, facturas de compra o venta, pedidos, abonos, etc.
Otra de las opciones que tenemos, además de crear contactos, es analizar los datos de un cliente como, por ejemplo, información de pagos, créditos, historial de ventas, etc.
- Integración con Power BI. Es posible incrustar distintos informes de Microsoft Power BI dentro del propio entorno de Business Central. Lo primero que se debe de hacer es crear los informes en la herramienta de Inteligencia de Negocio y, una vez definidos, se pueden ubicar dentro de Dynamics 365 Business Central para obtener información complementaria de tipo analítico de una forma visual que nos van a aportar visión crítica superior a los informes tradicionales.
- Integración con documentos entrantes con OCR. El propio Microsoft Business Central incluye una funcionalidad con la que es posible escanear diversos documentos como facturas con la lectura OCR. Una vez se recibe ese documento escaneado, se introduce dentro de el ERP con la funcionalidad “documento entrante”. A partir de ahí, utilizando el servicio que ofrece LEXMARK de manera colaborativa con Microsoft, se recibe el documento y es capaz de convertir la información en un borrador de factura electrónica.
- Integración con el SII. Según la normativa española, las empresas deben de enviar a la Agencia Tributaria sus libros contables. Para llevar a cabo este proceso de forma rápida y ágil, Microsoft cuenta con una solución estándar. Aunque muchas organizaciones han decidido confiar en la herramienta desarrollada por Aitana, iDynamics SII, que incluye muchas más funcionalidades.
Integración con Dynamics 365 Sales
Existe una pantalla donde de manera estándar es posible configurar la conectividad entre el Business Central y Dynamics 365 Sales (y viceversa). Una vez conectados los dos sistemas, cada una de las entidades integradas aparece en la pantalla una opción de menú llamada “Common Data Service”. Por ejemplo, estando en la ficha del cliente, esta integración permite:
- Ir a la cuenta en Dynamics 365 Sales. Es decir, se puede ir a su vínculo con el registro de cuenta.
- Sincronizar manualmente los datos entre ambas entidades.
- Actualizar las estadísticas de venta.
- Realizar un emparejamiento de registros.
- Ver un historial de todas las sincronizaciones de datos que ha habido de un registro.
Entidades integradas con el estándar de Business Central
Todas las que se encuentran en la siguiente lista:
Cabe destacar que todas estas entidades estándar se pueden ampliar con otras complementarias.
En este sentido, podemos afirmar que Microsoft tiene una filosofía de conseguir la integración total con distintas aplicaciones de uso diario en una empresa. A continuación, se muestra un gráfico con el esquema de integraciones de Microsoft.
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