Cómo gestionar la calidad con Business Central

Durante mucho tiempo, hablar de gestión de la calidad era casi sinónimo de fabricación: controles en planta, inspecciones finales y poco más. Sin embargo, ahora la calidad empieza mucho antes -en compras, con proveedores cada vez más globales- y continúa en almacén, producción, ensamblaje, expedición y servicio postventa, sin olvidar el cumplimiento normativo y las auditorías.

Y es que, un fallo en cualquiera de estos puntos puede traducirse en devoluciones, reclamaciones, pérdidas económicas o problemas legales. Por eso, te mostramos cómo gestionar la calidad con Business Central de forma estructurada y eficaz. ¿Conoces la extensión Quality Management? ¡Sigue leyendo y descubre por qué es la mejor opción!

¿Qué es un sistema de gestión de calidad (SGC) en un ERP?

Un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) es el conjunto de políticas, procesos, controles y registros que una organización utiliza para garantizar que sus productos o servicios cumplen de forma sistemática con los requisitos definidos (del cliente, legales o internos) y para mejorar de manera continua.

Cuando ese sistema se apoya en un ERP el enfoque cambia radicalmente:

• La calidad deja de gestionarse en papel o Excel.
• Los controles se integran en los procesos reales: compras, almacén, producción, ventas.
• La información se registra en el momento en que ocurre, con datos fiables y trazables.
• Las decisiones (bloquear, aceptar, liberar, corregir) se ejecutan dentro del flujo operativo.

En un ERP como Business Central, un SGC se articula sobre cuatro pilares:

1. Políticas: definen qué es calidad para la empresa. Criterios de aceptación, tolerancias, requisitos de proveedores, niveles de control. No viven solo en un manual, sino que se reflejan en reglas del sistema.
2. Controles: son los puntos del proceso donde se verifica la calidad. Recepción de mercancía, salida de producción, ensamblaje, expedición, devoluciones. En un ERP, estos controles pueden activarse de forma sistemática y repetible.
3. Registros: toda gestión de calidad necesita evidencia. El ERP actúa como fuente única de verdad, almacenando resultados de inspecciones, estados de lotes, bloqueos, aprobaciones y trazabilidad completa, algo clave para auditorías y cumplimiento normativo.
4. Acciones: la calidad no se queda en “detectar”. Incluye qué se hace cuando algo falla: bloquear stock, abrir una no conformidad, aplicar una corrección, lanzar una acción preventiva o mejorar el proceso. El ERP permite que esas acciones tengan impacto real en la operativa.

Quality Management extension en Business Central

Hasta ahora, muchas empresas han gestionado la calidad en Business Central mediante configuraciones estándar, controles manuales, campos personalizados o soluciones externas. Y, a pesar de que esto puede funcionar en escenarios sencillos, se queda corto cuando la calidad exige estructura, trazabilidad completa, evidencia y control real sobre el stock.

Para cubrir ese vacío, Microsoft ha introducido la Quality Management extension: una pieza clave para quienes necesitan un sistema de calidad formal integrado en el ERP, no solo buenas intenciones.

Por lo tanto, la extensión de Gestión de Calidad de Business Central ayuda a las pequeñas y medianas empresas en el proceso de control de calidad de sus artículos adquiridos y productos terminados. Esta extensión puede configurar parámetros de calidad para la compra de materias primas o productos terminados y utilizarlos durante el proceso de compra o producción para evaluar la calidad del artículo y, de esta manera, reducir el desperdicio y las devoluciones por mala calidad.

Además, se pueden habilitar flujos de trabajo de gestión de calidad para un mayor control sobre el movimiento de lotes con fallos de calidad. En cuanto a los pedidos de calidad, también se pueden rastrear con su número de lote correspondiente y, además, con su número de serie, habilitando el seguimiento del número de serie en los códigos de seguimiento de artículos.

Características

• Admite la gestión de calidad básica y avanzada.
• Las empresas pueden tener la opción de definir artículos seleccionados solo para el proceso de control de calidad.
• La gestión básica de calidad es un proceso de tres pasos que actualiza el estado de calidad según el valor seleccionado por el usuario. Se divide en tres etapas: Pendiente, En Proceso y Aprobado o Reprobado. Además, se pueden habilitar flujos de trabajo de órdenes de calidad para tener control sobre el movimiento de lotes con control de calidad fallido para devoluciones, envíos o consumo.
• La gestión avanzada de calidad permite mantener los parámetros de calidad de cada artículo. Al contabilizar el recibo de compra, el sistema crea una orden de calidad con parámetros de calidad predefinidos. En la gestión avanzada de calidad, la orden de calidad se divide en tres etapas: Pendiente, En Proceso y, finalmente, Aprobado o Reprobado.

• La gestión de calidad avanzada viene con diferentes tipos de valores de parámetros, los usuarios pueden definir los valores de los parámetros en números (por ejemplo, ancho, grosor, etc.), fecha (por ejemplo, fecha de fabricación o puede definirse como fórmula de fecha como 1M, 15D, puede usarse para mencionar el requisito del período de vida útil), opciones (por ejemplo, color como rojo, azul, etc.).

• Puede definir un cálculo de tolerancia que puede utilizarse para definir condiciones adicionales con valores máximos y mínimos.
• El maestro de parámetros permite definir la cantidad de muestra y la herramienta necesarias para el control de calidad.
• La gestión de calidad facilita la calificación de proveedores. Para cada recibo de compra y registro de órdenes de calidad, el sistema calcula la tarifa del proveedor e inserta el valor en la ficha del proveedor correspondiente.

¿Dónde se disparan los controles de calidad?

Uno de los grandes valores de la Quality Management extension es que los controles se activan automáticamente en momentos clave del proceso, sin necesidad de reinventar el flujo de trabajo.

Microsoft define claramente cuatro puntos de disparo principales:

• Recepciones de compra

Los controles de calidad se ejecutan después de registrar una recepción de compra, tanto si se utiliza gestión de almacén como si no.

Esto permite validar materias primas o productos entrantes antes de que puedan utilizarse o venderse.

• Salida de producción

Los controles pueden dispararse al registrar la salida de una orden de producción, de forma manual o automática.

El objetivo es asegurar que el producto fabricado cumple las especificaciones definidas antes de liberarlo.

• Salida de ensamblaje

En escenarios de ensamblaje, los controles se aplican al producto ensamblado, garantizando que el resultado final cumple los estándares antes de su uso o entrega.

• Controles manuales y programados

Además de los disparadores automáticos, la extensión permite:

• Lanzar controles manualmente, cuando el responsable lo decide.
• Ejecutar controles programados, a intervalos definidos (por tiempo o frecuencia).

Esto aporta flexibilidad sin perder control, algo fundamental en entornos reales.

Artículos recomendados:

• Personalización de los Documentos Adjuntos (Attached Documents) en Microsoft Dynamics 365 Business Central (versión 26.6)
• Análisis dinámico en Business Central: la nueva forma de explorar tus datos sin salir del ERP
• El Agente de cuentas por pagar de Business Central: Automatización de facturas de proveedores
• Todo lo que hay detrás de las páginas de Business Central

Por qué la extensión Quality Management es la mejor forma de gestionar la calidad en Business Central

Cuando una empresa trabaja con Microsoft Dynamics 365 Business Central y necesita dar un salto serio en la gestión de la calidad, la pregunta no suele ser si debe mejorar sus controles, sino cómo hacerlo sin romper el modelo del ERP. En ese contexto, la Quality Management extension se posiciona como la mejor opción porque no compite con Business Central sino que lo completa.

Porque es una extensión nativa, diseñada por Microsoft para Business Central

El primer gran diferencial de la Quality Management extension es que no es un desarrollo externo ni una solución “paralela”, sino una extensión oficial pensada específicamente para integrarse con los procesos estándar del ERP.

Microsoft define esta extensión como un componente que ayuda a cumplir estándares del sector y requisitos normativos, integrando los controles de calidad directamente en los procesos de compra, producción y ensamblaje.

Esto implica varias ventajas clave:

• Respeta la lógica estándar de Business Central.
• Evoluciona al ritmo del producto.
• Evita duplicidades de datos o integraciones frágiles.
• Reduce riesgos en actualizaciones futuras.

Porque integra la calidad en los procesos reales, no como un sistema aparte

Uno de los errores más habituales en la gestión de calidad es tratarla como algo externo al proceso operativo: formularios, hojas Excel, aplicaciones aisladas o revisiones “fuera del sistema”.

La Quality Management extension rompe con ese enfoque al activar controles de calidad en momentos clave del flujo real de trabajo, como:

• Tras registrar recepciones de compra.
• En la salida de producción.
• En la salida de ensamblaje.
• Mediante controles manuales o programados cuando el negocio lo requiere.

Esto convierte la calidad en una parte natural del proceso, no en una tarea adicional que depende de la disciplina del usuario. El resultado es un sistema más fiable y coherente.

Porque permite inspecciones estructuradas, no controles improvisados

Con Business Central estándar es posible controlar la calidad de forma básica, pero cuando la empresa necesita criterios objetivos, repetibles y auditables, eso ya no es suficiente.

En este sentido, la Quality Management extension permite diseñar controles de calidad basados en:

• Alcance definido: artículo, grupo, lote, serie o paquete.
• Parámetros medibles: peso, dimensiones, densidad u otras características físicas.
• Muestreo controlado: cantidades fijas o porcentajes.
• Análisis externos cuando es necesario.
• Planes de test reutilizables y coherentes.

Gracias a esto, la calidad deja de depender de interpretaciones personales y pasa a basarse en criterios técnicos claros, algo imprescindible en entornos industriales y regulados.

Porque gestiona la cuarentena de forma real, no solo informa

Uno de los puntos más críticos en calidad es qué ocurre mientras un producto está pendiente de validación. Muchas soluciones se limitan a avisar; la Quality Management extension actúa.

Microsoft documenta que la extensión permite definir procedimientos de cuarentena para:

• Congelar artículos.
• Impedir su uso inmediato.
• Evitar que se vendan o se consuman antes de la validación.

Además, el sistema soporta decisiones claras tras la inspección:

• Aceptar el producto y liberarlo.
• Rechazarlo por no conformidad.
• Retenerlo en cuarentena pendiente de acciones adicionales.

Este enfoque garantiza que la calidad tiene impacto operativo real, protegiendo a la empresa frente a errores humanos, reclamaciones y riesgos legales.

Porque genera evidencias sólidas para clientes y auditorías

En muchas organizaciones, la calidad no solo hay que cumplirla: hay que demostrarla. Y, aquí, la Quality Management extension marca una diferencia clara.

Microsoft incluye la gestión de Quality Certificates, documentos que acreditan formalmente la calidad y seguridad de los productos y su conformidad con estándares definidos.

Junto con los registros automáticos del sistema, esto permite:

• Afrontar auditorías internas y externas con tranquilidad.
• Responder rápidamente a clientes exigentes.
• Mantener un histórico completo y trazable de controles y resultados.
• Analizar datos de calidad para mejora continua.

Todo ello sin salir de Business Central, utilizando su modelo de datos y su trazabilidad nativa.

¿Tienes Business Central y quieres tener una mejor gestión de calidad de tu negocio? ¡Rellena el formulario y nuestros expertos se pondrán en contacto contigo!