4 posibles usos de Copilot en Business Central

Aitana Soluciones ERP y CRM
hace 8 meses
Categorías: Business Central / NAV, IA
Etiquetas: análisis de ventas, analítica de datos, Business Central, Copilot, Dynamics 365 Business Central, ERP, factura electrónica business central, inteligencia artificial, Microsoft, Microsoft 365 Copilot, software de gestión

La gestión empresarial es cada vez más compleja y exigente. Por eso, las empresas necesitan agilizar sus procesos, reducir errores y optimizar su tiempo para mantenerse competitivas en un entorno en constante cambio.

Para responder a estos desafíos, Copilot en Dynamics 365 Business Central introduce la inteligencia artificial en los procesos empresariales, facilitando la automatización y optimización de tareas críticas. ¿Quieres conocer cuáles son los 4 posibles usos? ¡Sigue leyendo!

Creación automática de líneas de ventas con Copilot en Business Central

La gestión comercial es una de las áreas que más tiempo consume dentro de las empresas, especialmente cuando se trata de generar pedidos y presupuestos. Este proceso, además de ser repetitivo, está expuesto a errores humanos que pueden afectar la rentabilidad y la satisfacción del cliente.

Para solucionar estos desafíos, Copilot en Business Central introduce la automatización de las líneas de ventas, permitiendo generar pedidos de forma más rápida y precisa. Gracias a la inteligencia artificial, la plataforma analiza datos históricos y patrones de compra para sugerir automáticamente las líneas de venta más adecuadas para cada cliente.

Ahorro de tiempo en la gestión comercial

Antes, este proceso implicaba múltiples pasos manuales que requerían la consulta de datos históricos, la comparación de productos y la introducción manual de información en el sistema. Ahora, con Copilot, estas tareas se agilizan significativamente, permitiendo que los equipos comerciales puedan enfocarse en actividades de mayor valor.

Los principales beneficios en términos de eficiencia son:

• Menos tiempo en la introducción de datos, gracias a la sugerencia automática de líneas de venta.
• Mayor rapidez en la respuesta al cliente, con presupuestos generados en segundos.
• Reducción de errores manuales.

Mayor precisión en la elaboración de presupuestos

Además del ahorro de tiempo, la inteligencia artificial aplicada permite una mayor exactitud en la generación de presupuestos. Copilot analiza patrones de compra y aplica criterios predefinidos para asegurar que los pedidos sean coherentes con el comportamiento del cliente y las condiciones comerciales acordadas.

Esta precisión se traduce en:

• Recomendaciones más ajustadas a las necesidades del cliente, basadas en su historial de compras.
• Optimización de precios y descuentos, al tener en cuenta condiciones especiales aplicadas en transacciones anteriores.
• Mayor coherencia en la facturación, evitando discrepancias entre los presupuestos y las órdenes de compra finales.

Análisis de datos impulsado por IA con Copilot

Gracias la capacidad de análisis avanzado, la herramienta detecta patrones, identifica tendencias y proporciona recomendaciones en tiempo real, ayudando a los equipos a tomar decisiones más informadas y ágiles.

Copilot automatiza los procesos proporcionando insights en tiempo real directamente dentro de Business Central. A través del análisis de datos históricos y actuales, la herramienta ofrece sugerencias y alertas que facilitan la toma de decisiones.

Algunas de sus principales funcionalidades incluyen:

• Análisis predictivo, que permite anticipar tendencias de ventas, fluctuaciones en la demanda o posibles riesgos financieros.
• Alertas inteligentes, que notifican sobre cambios significativos en los indicadores clave del negocio.
• Generación automática de informes, con resúmenes visuales y explicaciones detalladas sobre los datos.

Identificación de patrones y tendencias en los datos

Otra de las ventajas del uso de la IA es su capacidad para detectar patrones en grandes volúmenes de datos y extraer información relevante para la empresa. A través del aprendizaje automático, la herramienta analiza la evolución de distintos indicadores y encuentra correlaciones que pueden pasar desapercibidas en un análisis manual.

Gracias a esta capacidad, las empresas pueden ajustar su estrategia con mayor precisión, basándose en información objetiva en lugar de suposiciones o estimaciones.

Ventajas para la planificación estratégica

El uso de inteligencia artificial en el análisis de datos no solo mejora la operativa diaria, sino que también proporciona un valor estratégico a largo plazo. Y es que, contar con información actualizada y detallada sobre la evolución del negocio permite a las organizaciones planificar con mayor confianza y precisión.

Por ello, las principales ventajas de utilizar Copilot para la planificación estratégica incluyen:

• Optimización de recursos, al poder prever necesidades futuras basadas en tendencias y datos históricos.
• Reducción de riesgos, al anticipar posibles problemas financieros o cambios en el mercado.
• Mayor agilidad en la toma de decisiones, gracias a información accesible y fácil de interpretar.

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Verificación y conciliación de facturas electrónicas con Copilot

La gestión de facturas es una de las tareas más críticas dentro del área financiera de cualquier empresa. La validación de facturas, la conciliación con pedidos y la verificación del cumplimiento normativo son procesos que, cuando se realizan de forma manual, pueden consumir mucho tiempo y ser propensos a errores.

Sin embargo, con Copilot es posible automatizar la verificación y conciliación de facturas electrónicas, optimizando su procesamiento y garantizando mayor precisión en la gestión financiera.

Optimización del proceso de gestión de facturas

Copilot automatiza este proceso al:

• Analizar y comparar automáticamente las facturas con los pedidos de compra registrados en Business Central.
• Detectar discrepancias en montos, fechas o productos sin necesidad de intervención manual.
• Priorizar facturas que requieren revisión, evitando retrasos en la aprobación y pago.

Validación automática y reducción de tareas manuales

Con Copilot, las empresas pueden beneficiarse de la validación automática de facturas electrónicas, lo que permite:

• Verificar de forma instantánea la coincidencia entre las facturas recibidas y los documentos asociados (órdenes de compra y albaranes).
• Identificar discrepancias en precios, cantidades o impuestos sin necesidad de intervención manual.
• Reducir significativamente la carga administrativa, permitiendo que los equipos financieros se centren en tareas de mayor valor.

Además de todo ello, Copilot es capaz de facilitar el cumplimiento normativo de la facturación electrónica al validar automáticamente que las facturas cumplan los requisitos y al generar los registros de manera detallada.

Automatización de la conciliación bancaria con Copilot

Copilot optimiza esta tarea al automatizar la verificación y el emparejamiento de transacciones, permitiendo que el proceso sea más rápido y preciso. Sus principales funcionalidades incluyen:

• Reconocimiento inteligente de transacciones: la IA analiza los movimientos bancarios y sugiere automáticamente las coincidencias con los registros contables en Business Central.
• Emparejamiento automático de pagos y cobros: identifica y asocia los pagos recibidos de clientes y los pagos realizados a proveedores sin necesidad de intervención manual.
• Detección de discrepancias: alerta sobre diferencias en montos o fechas para su revisión y resolución inmediata.

Con estas capacidades, las empresas pueden simplificar la conciliación bancaria y reducir el tiempo invertido en esta tarea, permitiendo un cierre contable más eficiente y confiable.

Beneficios para el equipo financiero

Entre los principales beneficios para el equipo financiero se encuentran:

• Mayor productividad: al reducir el tiempo dedicado a la conciliación bancaria, los responsables financieros pueden centrarse en el análisis y planificación económica.
• Mejor control del flujo de caja: al disponer de información financiera actualizada con mayor rapidez, la empresa puede gestionar mejor su liquidez.
• Optimización del cierre contable: al automatizar la conciliación de transacciones, se facilita el proceso de cierre mensual y anual, reduciendo la carga de trabajo en períodos críticos.

Más posibilidades con Copilot

• Copilot como asistente

Gracias a las funciones de IA, Copilot como asistente te permite mantenerte organizado, colaborar mejor y mejorar las comunicaciones para centrarte en el trabajo más importante.

Además, esta funcionalidad te ayuda a tener unas reuniones más productivas. Para ello, te proporciona una lista de todos los elementos de acción de esa reunión, te resume todas las conversaciones de los equipos, te destaca los puntos clave…

• Copilot como asesor

Analiza conjuntos de datos complejos y te proporciona recomendaciones para superar retos, predecir tendencias y tomar decisiones más informadas para obtener resultados empresariales óptimos.

Además, es capaz de crearte una presentación de PowerPoint para poner al día a la empresa sobre los resultados financieros del último trimestre.

• Copilot como orquestador

Optimiza tareas rutinarias para conseguir una finalización de procesos más rápida en toda tu empresa.

Gracias a Copilot, puedes conseguir un resumen, por ejemplo, del último documento de actualización de cumplimiento. Además de esto, es capaz de enumerarte cualquier cambio que puedan afectar a tus datos y protocolos de seguridad.

Fases de implantar Copilot en Dynamics 365 Business Central

• Consulta inicial: Nuestros expertos se reunirán contigo para comprender tus retos, objetivos y soluciones actuales para saber cómo modernizar y optimizar tu negocio de la mejor manera.
• Analizar el ecosistema de TI: Trabajaremos con el equipo de TI y los líderes empresariales para documentar la infraestructura de TI y las aplicaciones existentes, incluidas las dependencias, las necesidades de seguridad, el uso y el contenido empresarial.
• Definir y priorizar: Identificaremos las plataformas empresariales que deseas abordar y los resultados que pretendes conseguir.
• Planificar la migración: Crearemos un plan integral sobre qué apps migrar, cómo y en qué orden para evitar interrupciones en el negocio. También podemos esbozar el coste total de propiedad del plan propuesto y obtener el apoyo de otros directivos de la empresa.

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