Tutorial básico de Microsoft Teams
Actualizado a 26/12/2024
La manera en que trabajamos ha cambiado radicalmente. Y es que, las empresas cada vez más necesitan herramientas que no solo mantengan a sus equipos conectados, sino que también impulsen la colaboración y la productividad sin importar dónde se encuentren. Por ello, ante este panorama, Microsoft Teams responde a esta necesidad, ya que combina comunicación, organización y gestión de proyectos en un entorno unificado y fácil de usar.
En este artículo, te guiamos paso a paso para que descubras cómo aprovechar al máximo Microsoft Teams. Desde organizar reuniones virtuales hasta compartir archivos y automatizar tareas, aprenderás a dominar sus funciones más útiles. Si buscas simplificar procesos, mejorar la comunicación interna y potenciar el trabajo en equipo, este tutorial es para ti.
Tabla de contenidos
- Microsoft Teams
1.1. Menú izquierdo y sus opciones
1.2. Buscar a un usuario y abrir un chat
1.3. Crear un chat con múltiples usuarios
1.4. Botones dentro de un chat
1.5. Compartir la pantalla sin llamada
1.6. Compartir pantalla en una llama y ceder el control
1.7. Botones en la derecha en una llamada
1.8. Configurar auriculares en una llamada
1.9. Crear una reunión
Microsoft Teams
Microsoft Teams es una plataforma de comunicación empresarial diseñada para facilitar el trabajo en equipo. Con esta aplicación, incluida en el paquete de Office 365, los empleados pueden hacer videollamadas, chatear, realizar y grabar reuniones, compartir archivos e incluso crear equipos de trabajo.
Gran parte del éxito en las empresas se basa en el trabajo en equipo. Por ello, Microsoft ha diseñado esta plataforma donde las compañías pueden apoyarse para fomentar la colaboración y crear conversaciones fluidas entre los empleados.
Como Gold Partner de Microsoft, queremos mostrarte algunas de las características que incluye:
- Llamadas.
- Control remoto a través de una llamada.
- Videollamadas.
- Compartir archivos.
- Chats de múltiples usuarios.
Menú izquierdo y sus opciones
- Actividad: Al seleccionar esta opción se puede ver los comentarios y respuestas que han hecho los miembros de un equipo o llamadas perdidas.
- Chat: Al seleccionar esta opción se puede ver los comentarios y respuestas que han hecho los miembros de un equipo o llamadas perdidas.
- Equipos: Al seleccionar esta opción podremos ver nuestras conversaciones con otros miembros del equipo.
- Reuniones: En cada equipo en el que tengamos acceso, se pueden compartir recursos al resto de miembros del equipo de esta manera se puede organizar mejor el trabajo.
- Reuniones: Al seleccionar esta opción podremos crear reuniones con miembros del equipo o externos, aunque no tengan instalado Microsoft team.
- Archivos: Aquí podemos ver los archivos utilizados recientemente.
- Más: Podemos instalar aplicaciones externas desde la tienda.
Buscar a un usuario y abrir un chat
En la parte superior escribimos el nombre del miembro del equipo con el que queramos tener una conversación.
Una vez escribimos el nombre vamos a contactos y allí nos aparecerá:
Crear un chat con múltiples usuarios
En la parte superior izquierda hacemos clic en la opción crear nuevo chat, con la que podremos crear un nuevo chat con varios miembros del equipo. A continuación, añadimos un nombre para el nuevo chat e incluimos los miembros que queremos que integren el nuevo chat.
Botones dentro de un chat
En la parte superior derecha de un chat, podemos encontrar cuatro botones:
- Videollamada.
- Llamada de audio.
- Compartir la pantalla.
- Agregar personas.
Sugerencia: dentro de una llamada de audio también se puede hacer una vídeo llamada. La opción ‘agregar personas’ añade usuarios al chat del usuario con el que tengamos la conversación.
Compartir la pantalla sin llamada
Para compartir la pantalla no es necesario realizar una llamada. Simplemente pulsamos en el botón ‘Compartir pantalla’ dentro de un chat y elegimos la pantalla que queremos compartir:
Al otro miembro del chat le llegará la siguiente notificación. Al aceptarla, ya podrá ver la pantalla que le comparten.
Una vez tenemos compartida la pantalla tenemos estos botones, no podremos hacer videollamada ni sonido, solo podemos colgar o compartir otra pantalla diferente.
Compartir pantalla en una llamada y el ceder control
En Microsoft team, al igual que Skype empresarial, para poder compartir pantalla y hablar a la vez hay que realizar una llamada. Una vez realizada la llamada, en la parte inferior aparecerán los siguientes botones:
- Activar videollamada.
- Activar o desactivar micrófono.
- Compartir pantalla.
- Mas opciones.
- Colgar la llamada.
Para compartir pantalla hacemos clic en el botón central y seleccionamos la pantalla que queremos compartir, bien a través de escritorio o bien a través de las ventanas que tengamos abiertas.
Para poder ceder el control a otro miembro del chat, deberemos compartir escritorio. Una vez compartida, en la parte superior aparecerá un rectángulo con la opción de ceder el control a cualquier usuario de la llamada. Cabe destacar que en cualquier momento podremos quitar el control o detener la presentación.
Al pulsar el botón de los tres puntos, nos aparecen más opciones:
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Botones en la derecha en una llamada
Una vez realizada la llamada, en la parte superior derecha encontramos cuatro botones:
- Pantalla completa.
- Abrir un chat en la llamada.
- Invitar a alguien.
- Configuración del audio y micrófono.
Para invitar a otra persona solo debemos pulsar la opción y escribir el nombre para agregarlo a la llamada.
Configurar auriculares en una llamada
- Dispositivos de audio: Elegimos el dispositivo que usemos.
- Altavoz: Elegimos que el sonido salga por nuestros cascos.
- Micrófono: Elegimos que el micrófono sea el de nuestros cascos.
Crear una reunión
En el panel izquierdo, vamos a la opción reunión:
Hacemos clic en programar una reunión:
Se abrirá la siguiente ventana:
- Título: añadimos el título.
- Iniciar: añadimos día y hora de inicio y final de reunión.
- Zona horaria: añadimos la zona horaria en la que se va a realizar la reunión.
- Detalles: añadimos los comentarios que estimemos oportunos.
- Seleccionar un canal donde reunirse: añadimos un Team para organizar la reunión.
- Invitar a personas: añadimos el correo para agregar a los asistentes.
- Organizador: persona que organizar la reunión.
- Asistentes: personas que han aceptado la invitación a la reunión.
A las personas que invitemos les llegara un correo:
- Nueva reunión: nombre de la reunión.
- Podemos contestar a la invitación de la reunión con las opciones: aceptar, provisional o rechazar.
- Haciendo clic en ‘Join Microsoft Teams Meeting’ accedemos a la reunión.
Se abrirá otra pestaña y le daremos a la opción ‘Unirse por Internet’.
Pondremos un nombre para identificarnos:
Y ya estaría la reunión creada e iniciada. Si quieres saber más sobre las Reuniones en Microsoft Teams te recomiendo el post ‘Tutorial reuniones con Microsoft Teams‘.
Esperamos que este tutorial sobre Microsoft Teams te haya parecido interesante. Si te has quedado con ganas de más y quieres sacarle el máximo partido a tu Teams, no te pierdas los últimos tips y las últimas novedades que ha sacado Microsoft para celebrar su tercer aniversario. ¡Haz crecer la productividad de tus empleados desde ya y déjate ayudar por profesionales como Aitana!