Cómo gestionar extractos bancarios avanzados con Sage X3
El extracto bancario es un documento bancario que incluye tanto el saldo de una cuenta bancaria como todos los movimientos que se han realizado en ella en un periodo concreto de tiempo. Estos archivos cuentan con información útil para conocer el tipo de operación que se ha llevado a cabo. En este sentido, incluye datos como la fecha de la operación, la fecha valor de la operación, el concepto de la operación, el importe y el saldo disponible. Pero, ¿para qué sirven los extractos bancarios?
Los departamentos de tesorería de las empresas necesitan conocer en todo momento cuál es el estado de sus registros contables para poder garantizar la integridad de su tesorería y verificar que los movimientos están contabilizados de forma efectiva en sus sistemas de gestión. Es por ello que resulta imprescindible recibir información sobre el saldo y los movimientos de sus cuentas de forma periódica, lo que se consigue mediante el envío y la recepción de los extractos bancarios.
Este proceso de verificación es conocido como conciliación bancaria y ahora es posible optimizarlo con el módulo de Gestión Financiera de Sage X3. Como partner de Sage, queremos destacar cómo esta solución puede ahorrarte tiempo en la gestión de los extractos bancarios y proporcionarte información actualizada en tiempo real para conseguir un área financiera eficiente.
¿Qué incluye el módulo de Gestión Financiera de Sage X3?
El módulo de Gestión Financiera de Sage X3 permite gestionar múltiples aspectos que van desde la contabilidad general o analítica, los costes y los presupuestos hasta la elaboración de informes en tiempo real y los activos fijos. Además de crecer de forma funcional y flexible, este módulo ayudará a tu empresa a ampliar su presencia tanto a nivel nacional como internacional, ya que Sage X3 se caracteriza por ser un software multiplanta, multidivisa y multilegislación. Pero, ¿cómo puede ayudarnos en los extractos bancarios?
Y es que este módulo cuenta con la funcionalidad de extractos bancarios avanzados con el que podrás ahorrar mucho tiempo y dinero y observar un incremento de la eficiencia:
• Importa archivos de extractos bancarios. La estructura del archivo de extractos bancarios puede definirla el usuario con una función especializada
• Pone en marcha un proceso para emparejar automáticamente cada operación bancaria del extracto con los elementos abiertos en función de los criterios de búsqueda definidos por el usuario
• Revisa el resultado del emparejamiento manual y procesa emparejamientos o entradas manuales adicionales, si fuera necesario
• Genera pagos tras la finalización del emparejamiento
• Usa las funciones de pago estándar (introducción de pagos o generación de remesas) para publicar estos pagos
• Factoring
• Generación e impresión de recibos
• Contabilización de recibos
• Creación de archivos magnéticos
• Notificación de pagos
• Subcontratación de cobros de pagos de los clientes
En este sentido, Sage X3 permite trabajar de forma más rápida y ágil, ya que todas las consultas con las que tenemos que trabajar en el día a día se muestran en la pantalla principal, evitando así navegar por los menús. Además, este software automatiza los extractos bancarios:
- Para los movimientos contabilizados (remesas, giros domiciliados, etc.), se va a realizar un punteo entre ese movimiento y el movimiento de la contabilidad, lo que hará que se quede conciliado.
- Para los movimientos que no están contabilizados, el sistema es capaz de identificar el movimiento, marcarlo con la factura y crear un cobro o un pago – según sea el caso – y contabilizarlo de forma automática, dejando el movimiento conciliado.
Caso práctico
Conciliación de un vencimiento cobrado de una factura
Flujo: Tenemos una factura de un cliente sin cobrar. Vamos a ver cómo, al importar el extracto bancario y hacer el marcaje, el sistema es capaz de identificar que un cliente nos ha hecho una transferencia o ha llegado el vencimiento de un cheque, por ejemplo, para que el sistema genere de forma automática el cobro de esa factura, lo contabilice y haga el punteo entre el movimiento del extracto y el movimiento de la contabilidad.
Tenemos una factura que, en la parte de vencimientos, nos indica que no está pagada. Tenemos 5.000 dólares sin pagar.
Vamos a empezar a trabajar con los extractos bancarios.
Importamos el extracto bancario.
- La importación la vamos a poder hacer con distintos parámetros de importación. Esto significa que es posible tener distintas reglas, por sociedad o por banco, para que solo haga la conciliación o también cree los cobros o los pagos. El cliente decide qué quiere gestionar con el extracto bancario.
Parametrizamos por sociedad
- Esta parametrización nos va a servir para todos los bancos que se gestionan en dicha sociedad.
- Se pueden utilizar múltiples formatos de fichero
- Se puede parametrizar que el sistema sea capaz de importar un extracto bancario de forma automática. (desde el Servidor)
Gestión del extracto
- Me lleva a una ventana que muestra los extractos que no están totalmente finalizados. En la parte derecha, se pueden aplicar filtros para agilizar la búsqueda (nuevos extractos, extractos validados o sin filtros).
- Una vez empezamos a trabajar con un extracto, ya vamos a poder procesar todas las transacciones bancarias y ver la información del extracto (el código del extracto, qué entidad bancaria está contabilizando, cuál es el saldo de inicio y el saldo de fin, en qué estado se encuentra el extracto.
- Cuando le damos a “Marcar transacción”, en la parte del listado izquierdo aparecerá una línea con el registro. Por cada movimiento realizado, habrá una línea en el listado.
Directamente el sistema nos ha localizado el documento correspondiente e identifica todos los datos (el cliente, la divisa, el importe…)
Finalmente, le damos a “Validar extracto”
- Nos abre una ventana de trazabilidad que nos indica dos cosas: por una parte, nos informa de que ha creado un pago y, por otra parte, nos indica que ha creado un asiento de cobro.
El movimiento queda automáticamente conciliado
La factura ha quedado totalmente pagada:
- Por un lado, ha reducido la deuda del cliente
- Por otro lado, ha conciliado el movimiento del extracto bancario con el movimiento de la contabilidad.
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