Cómo gestionar los activos fijos en Dynamics 365 Business Central
Gracias a la funcionalidad Activos fijos de Dynamics 365 Business Central vas a poder contar con un resumen de tus activos. Además, podrás asegurar una correcta amortización periódica y realizar un seguimiento de, por ejemplo, los costes de mantenimiento.
En este post, quiero enseñarte a gestionar los activos fijos en el ERP de Microsoft. ¡Sigue leyendo y ponlo en práctica!
Configuraciones básicas
En primer lugar, tenemos que establecer las configuraciones necesarias para el correcto funcionamiento del módulo. Para ello accederemos al apartado de configuración A/F y libro de amortización.
Configuración de activos fijos
En Configuración A/F se rellena el Libro amortización Genérico para que se ejecuten procesos y se generen informes y el nº serie activo que previamente se ha configurado para crear activos fijos.
Libro de amortización
Es necesario crear el Libro de amortización para definir los términos y las condiciones de la amortización y su integración con la contabilidad.
Para la carga inicial en Business Central de activos fijos, hay que desactivar las casillas de la ficha integración con contabilidad en la configuración de los libros de amortización. Una vez que se registran en A/F diario, se deben activar de nuevo todos esos tics de integración con la contabilidad para realizar las amortizaciones de los activos fijos.
Clases y subclases de activos fijos
Tanto las clases como las subclases son códigos de clasificación que sirven para desglosar más el activo. Son meramente informativos y deben configurarse antes que las fichas de activo.
El A/F Cód. clase puede utilizarse para hacer grupos de activos grandes. Por ejemplo, activos tangibles y activos intangibles.
A/F Cód. subclase puede utilizarse este código para agrupar los activos en las principales categorías. Por ejemplo, edificios, vehículos, mobiliario y maquinaria.
Grupos contables de activos fijos
En la página de Grupos de registro A/F es donde se especifican las cuentas para realizar transacciones de activos fijos.
Para cada grupo contable se define un código y distintos números de cuenta. Una vez configuradas las cuentas, se asignan a los activos pertinentes.
Ficha de activos fijos
Para crear un activo, son obligatorios los siguientes campos de la pestaña general:
- Nº
- Descripción
El resto de los campos de las pestañas de registro y mantenimiento son meramente informativos para hacer un mayor desglose del activo fijo, como las clases y subclases de las que ya se ha hecho referencia en el punto anterior.
- Líneas:
En las pestaña Líneas de la ficha del activo, es necesario informar de los siguientes campos:
- Cód. libro amortización
- A/F grupo contable
- Método de amortización (normalmente lineal)
- Fecha inicio amortización y/o Fecha final amortización-nº años. Si se indica nº años amortización y la fecha de inicio, el sistema te calcula automáticamente la fecha fin de amortización. Si, por el contrario, se indica la fecha de inicio y fin de amortización, el sistema te calcula automáticamente el nº de años
- % lineal: en caso de que el activo se amortice porcentualmente. En este caso es necesario indicar necesariamente la fecha de inicio de amortización, siendo potestativo informar de la fecha fin o nº de años.
Diarios generales A/F y A/F diarios
En Business Central existen 2 diarios de activos fijos con distintas funcionalidades, que son los siguientes:
- Diarios generales A/F: para operaciones de activo que generen movimientos de contabilidad, como son las amortizaciones o ventas y bajas.
- A/F Diarios: para operaciones de activo que no muevan contabilidad, como por ejemplo una carga inicial de activos fijos.
Cálculo de amortización
El proceso de cálculo de amortización se puede realizar desde tareas ejecutándolo para todos los activos fijos o se puede calcular desde la propia ficha del activo fijo. (Si se quiere hacer una amortización masiva de activos, es mejor hacerlo desde Actividades periódicas de AF porque, si se hace desde la ficha, se debe quitar el filtro del activo para amortizar todos los activos).
Campos:
- Indicar fecha de registro de la amortización del/los activo/s. se puede calcular activo por activo, si se indica el nº en los filtros, o calcular la amortización de todos los activos que se deben amortizar en la fecha propuesta si no se indica el número del activo.
- La fecha de registro y a/f fecha registro deben ser la misma.
- Se selecciona el campo «insertar contrapartida» si queremos que nos lleve la cuenta de amortización que se ha indicado en la configuración de grupos contables de activo (680*). si la queremos indicar manualmente, no se selecciona.
- Al aceptar, te propone la amortización en el diario general a/f.
- Registrar.
Factura de compra
Para realizar la compra de un activo, es necesario crear primero la ficha del activo fijo. Una vez indicados los campos necesarios de la ficha, se genera una factura de compra contra el proveedor que corresponda. Lo único que varía con respecto a una factura de compra normal son los campos:
- Tipo, donde se indicará “Activo”
- Nº, donde se indicará el número del activo que se ha creado
Venta/Baja por diario A/F
La venta o baja del activo se puede hacer de dos maneras:
- A través de factura de venta: es como una factura normal pero tipo activo y es la forma más utilizada por los usuarios
- Por diario contable A/F: campos a cumplimentar con importe 0 y con importe de venta que corresponda:
- A/F tipo registro: venta/Baja
- A/F Amortización hasta fecha registro: se selecciona para que te calcula la amortización hasta la fecha que se ha vendido el activo si éste no estuviese totalmente amortizado.
Espero que este pequeño tutorial te haya ayudado a ver con otros ojos esta funcionalidad de Business Central. Desde Aitana somos expertos en el ERP de Microsoft. ¿Hablamos?
Andrés Martínez-Conde
Dynamics