Microsoft 365 ofrece herramientas de colaboración en un entorno de trabajo remoto para crear documentos, gestionarlos y colaborar con nuestros equipos. Aprender a utilizarlas es clave ya que nos ayudan a mantener la productividad y seguridad.
Para ello, nos apoyamos principalmente en dos herramientas: Microsoft Teams y OneDrive.
Por un lado, OneDrive nos permite trabajar en nuestros documentos desde cualquier parte, sincronizarlos a través de todos nuestros dispositivos, y gestionarlos de forma integral.
Por su parte, Teams complementa perfectamente OneDrive pues nos permite colaborar sobre un mismo documento a varias personas a la vez. Así evitamos las múltiples versiones “v1”, “v2” … y nos ahorramos tener que esperar a que nuestro compañero acabe de editarlo para poder empezar a hacerlo nosotros.
En primer lugar, una vez hayas iniciado sesión podemos encontrarnos en dos contextos:
Tras esto, la herramienta nos permite:
En los equipos de Microsoft Teams podemos acceder a un apartado llamado “Archivos” o “Files” (en caso de usar la herramienta en inglés). En este, la herramienta nos permite crear documentos de todo tipo y carpetas. Por supuesto, también es posible incluir cualquier tipo de archivo que consideremos que es importante para que empiece a colaborar todo nuestro equipo.
Por su parte, también podemos coger un archivo y arrastrarlo a la zona de la carpeta. Se cargará automáticamente y se encontrará disponible para todos los integrantes del equipo. Estos podrán tanto visualizarlo como trabajar sobre él.
Así pues, cuando abramos un archivo en Teams, siempre tendremos dos opciones:
Claramente, podemos abrirlo desde Teams si así lo preferimos.
Normalmente, cuando hay varias personas trabajando en un documento, veremos que aparece el símbolo de la(s) persona(s) que está(n) editándolo. Además, nos mostrará en qué casilla se encuentra cada usuario.
Por su lado, podemos añadir comentarios citando a una persona “@ejemplo”. De forma que se le comunique mediante un correo electrónico la invitación a colaborar en el documento junto a un vínculo para acceder directamente a este.
También, al igual de OneDrive, podemos sincronizar los archivos de forma local. Si añadimos un documento de forma local, se actualizará automáticamente en la nube.
Asimismo, se puede copiar el vínculo de la carpeta para darle acceso a alguien del exterior o descargar cualquier archivo que ya exista en esta.
Cuando creamos un documento en OneDrive local, este se sincroniza de forma automática. Tras esto, podemos compartirlo desde la plataforma online y desde la local.
Para ello, si lo hacemos desde la versión web: