El control de las inversiones y los gastos, o la reducción y anticipación de riesgos son algunas de las necesidades más inmediatas de las empresas actuales. Cada vez son más las compañías que requieren de herramientas de gestión que les ayuden a llevar un control exhaustivo y una visión ejecutiva de sus presupuestos.
Ya no buscan un ERP con el que gestionar de forma superficial sus finanzas. Buscan, por ejemplo, poder gestionar presupuestos por proyecto, entidades, ejercicios o líneas presupuestarias. Así mismo, también precisan gestionar presupuestos operativos de forma anual o multianual, es decir, tener la posibilidad de crear presupuestos que durasen varios ejercicios. Y, por último, necesitan una herramienta que permita los flujos de aprobación de presupuestos a varios niveles.
Sage X3 es un software que va más allá, facilitando el cumplimiento de la normativa local y permitiendo la transferencia entre distintas entidades y los equipos de la compañía.
Uno de los términos más relevantes desde el punto de vista de los presupuestos operativos en Sage X3 es el de Entidad. ¿Qué puede ser una Entidad en Sage X3? Puede ser desde un servicio, un departamento, un país…
En este caso, nos encontraríamos ante una estructura jerárquica, que será encargada de repartir el presupuesto operativo dentro de la compañía. ¿Qué tipos de entidades hay y cuál es su función?
Dentro de la gestión de presupuestos operativos en Sage X3, como hemos comentado, la primera capa sería la de ‘Proyectos’. En un nivel inferior, encontraríamos las partidas plurianuales o partidas anuales. En el caso de las primeras, podríamos definir los diferentes ejercicios fiscales que tuviéramos dentro de esa partida. Por debajo de estas partidas, encontraríamos las distintas líneas del presupuesto. Como se puede observar en la imagen inferior, la partida presupuestaria dependerá del Proyecto.
La aprobación realiza la transmisión al siguiente firmante o bien logra la aprobación si es el firmante final. Cualquier rechazo devuelve el objeto al estado de “Introducido”.
Cualquier modificación que queramos realizar la tendremos que llevar a cabo mediante las solicitudes de ‘revisiones de los presupuestos’.
A la hora de cerrar un presupuesto son varios los pasos que deberemos seguir:
En este artículo te explicado cómo gestionar los presupuestos operativos y cuáles son los términos más comunes que se utilizan en Sage X3. Puedes ver el vídeo de nuestro último seminario online en el que hacíamos una demostración en directo sobre los presupuestos operativos. ¡Míralo en nuestra web!
Si hay algo más que quieras saber o estás interesado en implantar este ERP en tu empresa, ¡estaremos encantados de ayudarte!