Razones por las que hacer backup de datos de Office 365
En caso de un problema en la plataforma, Microsoft se ocupa de que nuestros datos estén siempre disponibles y no haya una pérdida de los mismos. Por otro lado, pone a nuestra disposición una Papelera de reciclaje, tanto para el correo, como para OneDrive o Sharepoint. Es importante saber que esta papelera guarda los elementos eliminados durante unos 30 días. Además, en OneDrive y Sharepoint se guardan hasta 128 versiones de los archivos, de forma que podemos recuperar un archivo en su estado anterior después de haberlo modificado.
Todos estos mecanismos nos pueden hacer pensar que tenemos nuestros datos totalmente protegidos. Sin embargo, existe la necesidad de crear un backup propio de los datos de Office 365. En la mayoría de los casos, tardamos más de 30 días en darnos cuenta de que un archivo fue eliminado o un correo modificado. Esto hace que no podamos recuperarlos a través de las opciones que nos ofrece Office 365.
A continuación, veremos cinco razones por las que es necesario el backup de nuestros datos al margen de las opciones de recuperación que ofrece Office 365:
- Borrado accidental: existen dos tipos de borrado en Office 365, borrado suave o duro. Por ejemplo, eliminar la carpeta “Elementos eliminados” puede ser un eliminado suave, ya que estos datos pueden recuperarse en los “Elementos recuperables” del buzón, si lo recuperamos antes de 30 días. Un eliminado duro se produce cuando un elemento se etiqueta para ser eliminado completamente de la base de datos del buzón. Recuperar un elemento de un borrado duro es imposible a no ser que se disponga de un backup independiente de los datos del buzón.
- Confusión o brechas en la política de retención: en muchas ocasiones, es complicado gestionar y mantener de forma adecuada las políticas de retención. En caso de la restauración a un momento concreto del tiempo de los elementos del buzón no está dentro del alcance de las herramientas que nos proporciona Office 365. Una solución de backup adecuada nos permitiría, de forma flexible, programas de backup a corto plazo o archivo de los mismos a largo plazo, de forma que la recuperación de elementos se hace más rápida, cómoda y confiable.
- Amenazas internas de seguridad: una amenaza interna de seguridad no sólo se refiere a hackers o virus, puede ser un empleado que manipule los datos tanto intencionalmente, como accidentalmente. Un correo podría ser manipulado, y con las herramientas de Office 365 es imposible recuperarlo a su estado original.
- Amenazas externas de seguridad: a pesar de las protecciones que ofrece Office 365 ante malware y virus, y la educación que podamos dar a los empleados sobre las precauciones que deben tomar ante mails o archivos sospechosos, no existe la protección perfecta. En caso de un problema de seguridad grave las herramientas de Office 365 resultan muy limitadas, por lo que se hace necesario un backup independiente.
- Requisitos legales y de cumplimiento: pueden darse la necesidad de recuperar mails, archivos u otros elementos por requerimiento de una acción legal, y aunque Office 365 ofrece la funcionalidad de “Retención por juicio”, una vez más puede no ser suficiente en muchos casos para cumplir con el requerimiento legal.
Como conclusión, a pesar de que Office 365 es un servicio de colaboración seguro, estable y fiable, esto no quiere decir que no siga existiendo la necesidad de realizar backups independientes de la plataforma. Y es que, en el momento menos esperado, esto puede sacarnos de un aprieto.
Víctor Camacho
Sistemas