Conceptos Básicos para el control de proyectos
Todos sabemos la dificultad de ejecutar un proyecto en tiempo, coste previsto y fechas. El seguimiento periódico sigue siendo la principal herramienta para asegurar un buen despliegue.
En nuestro caso, en la implementación de proyectos ERP/CRM/BI es fundamental tener un control en cada fase de la ejecución e incluso antes.
Momento 1: Preventa
Debemos asegurarnos cuál es el alcance de proyecto. Para ello es importante detallar dentro de la propuesta comercial y/o contrato que áreas, circuitos de negocio, reporting, etc. que se incluyen en la valoración de servicios.
Un mal detalle o inexistente nos generará problemas nada más comenzar el proyecto.
Momento 2: Ejecución
Una vez iniciado el proyecto debemos manejar varios conceptos para poder llevar un control exhaustivo del proyecto:
- Es fundamental tener desglosadas las diferentes tareas asociadas a la ejecución. Éstas tendrán una previsión de horas/jornadas y el objetivo es en ningún caso sobrepasar este esfuerzo para obtener margen positivo al cierre del proyecto. Esta previsión inicial es lo que se denomina BAC (Budget at Completion).
- Periódicamente, se recomienda mensualmente como máximo, se debe estimar el porcentaje de avance de cada tarea y el ETC de la misma ETC (Estimate to Complete). Realizando esta revisión controlaremos correctamente si el proyecto se está desviando o no.
- Otro concepto asociado es el EAC (Estimate at Completion). Este indicador es la suma del esfuerzo ya incurrido más el ETC, es decir, el pendiente según nuestra nueva revisión para completar la tarea/proyecto. Si el EAC es mayor a la estimación de esfuerzo inicial de la tarea/proyecto (BAC) tendremos detectada una desviación que habrá que gestionar.
En caso de que el ETC sea menor que el BAC, la eficiencia ha sido mejor de la esperada por lo que tendremos un margen extra del previsto o bien un colchón para futuras tareas.
- En todos los proyectos existen desviaciones y/o correcciones al esfuerzo inicial. Lo importante es llevar un buen control para poder gestionar con tiempo y margen posibles soluciones.
- Lógicamente el avance es un concepto que no sólo depende del control del esfuerzo realizado por cada recurso en las tareas correspondientes, sino también de su efectividad. De aquí la importancia en que un jefe de proyecto se involucre en el seguimiento “funcional” de las tareas y no sólo actúe como un administrativo de proyecto.
Fruto de esta efectividad, el cálculo del ETC puede ser diferente en función de si tenemos en cuenta este rendimiento hasta la fecha o bien no, es decir, se recalcula el ETC desde cero.
- El reconocimiento económico del avance del proyecto a nivel contable (REVENUE) a cierre de mes deberá ser en función del avance. Por tanto, será imprescindible este seguimiento por tarea y cálculo de ETC para poderlo calcular de forma correcta.
- Por último, otro concepto importante es el WIP (trabajo en curso no facturado). En función del modo de facturación del proyecto este WIP puede crecer en mayor o menor medida. Se debe monitorizar este indicador para no caer en un riesgo demasiado elevado para la compañía.
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