La liquidez es uno de los indicadores financieros más importantes sobre los que se mide a una empresa. Por lo tanto, el conocimiento que se tenga en cada momento de la situación de cobros y pagos es fundamental para saber si la empresa tiene capacidad suficiente para cumplir con sus obligaciones en el corto plazo.
Los procesos de cobro y pago en Sage ERP X3 son sencillos y permiten conocer en tiempo real la situación global de la empresa o de un determinado tercero. Esto permitirá a la empresa anticiparse a situaciones futuras y tomar las medidas correctivas oportunas con la antelación suficiente.
Un aspecto que destacar de X3 es su flexibilidad, lo cual permite su adaptación a casi cualquier actividad empresarial.
En lo que respecta a la gestión de cobros y pagos, X3 se adapta perfectamente a las particularidades que pueda presentar cualquier medio de cobro o pago utilizado en la aplicación. Para que esto sea posible, se crea el concepto de transacción de entrada de pagos.
Una transacción de pago en X3 podría definirse como el proceso que ha de seguir un documento de pago desde el momento en que se crea hasta que es cobrado o pagado. En Sage X3 este proceso se define previamente y parametriza en función de las necesidades de cada cliente y teniendo en cuenta las particularidades de cada forma de cobro o pago.
Cada documento de pago habrá de seguir exactamente los pasos y en el orden establecido:
Definición y parametrización de una transacción de pago en X3.
La transacción definida en el ejemplo se llama SCEFE y será utilizada para cobros cuya forma de pago sea giro aceptado, giro no aceptado y letra de cambio.
La pestaña de captura indica cuales son los campos que se mostrarán al crear el documento de pago y si son obligatorios o no.
Se determina que, para este tipo de documentos se muestra el campo banco y el campo ccc y que además este último es obligatorio.
La pestaña de fases, indica los pasos que ha de seguir el documento de pago realizado bajo esta transacción desde que se crea hasta que se cobra.
Una vez definidas y parametrizadas todas las transacciones de pago necesarias, ya se podría llevar a cabo en X3 cualquier proceso de cobro o pago.
A continuación, se describen los pasos a realizar en X3 desde que se genera una factura, hasta que es cobrada o pagada.
Todo proceso de cobro o pago nace de una factura de compra o venta. En Sage X3 esa factura se puede generar de dos formas:
Un componente muy importante de la factura en X3 es la forma de pago. La forma de pago determina el/los vencimientos que se generarán de forma automática asociados a la factura.
En lo que respecta al estado de pago de la factura en el momento de su generación, su estado es Autorizado Pago.
Una vez registrada la factura se genera automáticamente sus vencimientos con el importe a pagar, la fecha y el modo de pago.
Otros datos importantes del vencimiento:
Una de las consultas más utilizadas en X3 es la consulta de vencimientos. En función de los filtros aplicados, nos muestra desde la deuda real de un tercero/s hasta todos los movimientos contables generados por un determinado documento.
Hay 2 formas de hacerlo:
Una vez generado el documento de pago asociado al vencimiento, este quedará de la siguiente forma:
En el momento en que se genera un documento de pago, su estado es tecleado
Este proceso realiza la contabilidad en cartera. Contablemente supone una reclasificación de la deuda, llevando el saldo de un cliente a la cartera de efectos.
En SAGE x3, hay la posibilidad de llevar hasta tres carteras diferentes.
Quitando el flag de Generación de apuntes y marcando fichero traza, el proceso hace una simulación de los documentos de pago que se van a procesar.
Una vez contabilizada la cartera el documento de pago pasa a estado En Cartera.
En este proceso se indica al documento de pago por qué banco va a ser gestionado el cobro/pago.
Hay 2 formas de asignación:
Una vez finalizado el proceso de asignación se muestra traza de los pagos asignados a banco
Hay 2 formas de realizar la remesa: manual y automática.
Una vez finalizado el proceso se muestra traza resultante donde se indica el número de remesa generado y los documentos de pago que la componen.
Cuando se genera la remesa, el estado del documento de pago pasa a Documento Introducido.
Hay 2 formas de generar el fichero de remesa, de forma manual y de forma automática.
El botón Fichero bancario genera el fichero a enviar al banco en el formato definido en su correspondiente transacción.
Los campos documento inicio y documento fin se muestran las remesas generadas que están en estado Documento Introducido
Hay 2 formas de realizar la contabilidad intermedia manual y automática.
Marcando fichero traza muestra el resultado de las remesas a procesar.
Resultado:
Una vez realizado este proceso, el documento de pago pasa a estado En Cuenta Intermedia.
Este proceso realiza el asiento contable de cobro. Hay 2 formas de realizarlo manual y automático.
Se puede realizar previamente una simulación de lo que va a realizar el proceso desmarcando el check de generación apuntes y marcando fichero traza.
Una vez realizado este proceso, el estado del documento de pago será En Banco.
Los vencimientos asociados a los documentos de pago cuyo estado es En Banco, ya no se muestran en la consulta de vencimientos debido a que ya han sido cobrados/pagados. Para poder visualizarlos será necesario marcar el check de vencimientos saldados en el criterio de consulta.
La consulta mostrará todos los procesos por los que ha pasado un documento de pago y que han supuesto algún tipo de movimiento contable.
Para remesas al descuento, hay que eliminar el saldo de la deuda por efectos descontados con los efectos comerciales descontados. Esto lo hace el proceso de desvalorización cartera.
A su vez, este proceso eliminará el importe de los documentos del riesgo del cliente.
Marcando la casilla de Fichero Traza, se muestra un resumen de los asientos realizados.
El proceso descrito se corresponde a un ciclo de cobro/pago completo con todos los posibles pasos contables a realizar.
Cada documento de pago tendrá sus procesos contables. Los procesos, serán definidos previamente por el usuario en función de las características de los documentos a cobrar/pagar.