Gestiona tu empresa con Microsoft Dynamics NAV: visión global y ejemplos prácticos
El crecimiento de las empresas siempre ha sido una excelente noticia. Sin embargo, existe una preocupación por parte de sus CEOs en tanto que su software de gestión no se adapta al crecimiento de su propia compañía. Incluso en muchos casos ni siquiera las empresas conocen la existencia de este tipo de soluciones que permiten de una manera fácil y sencilla no solamente mejorar su sistema de gestión empresarial, sino también reducir costes.
Debido a esto, en Aitana realizamos dos seminarios online gratuitos. Con ellos pretendíamos que las empresas y sus directores tuvieran una visión global y general de lo que es un ERP y pudieran comprobar, con ejemplos prácticos, cómo funciona Microsoft Dynamics NAV 2017.
Gestiona tu empresa con Dynamics NAV (parte 1: visión global)
En el primero de los seminarios, nuestro director técnico Alejandro Adelantado, explicó que el ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de planificación de recursos empresariales. Esto implicaría a todas las áreas de una empresa, desde la parte contable y de gestión de compras hasta las ventas, comercial, almacén, producción y gestión de proyectos.
Características de un ERP
- Dato único, homogéneo y de acceso “online”: no existe duplicidad de la información. En este sentido, muchas organizaciones disponen de un software de gestión, pero, a su vez, cada uno de los departamentos dispone de su base de datos o de sus ficheros Excel. Gracias a un ERP el dato será único y todos los departamentos tendrán la misma información en el mismo lugar.
Otra de las ventajas que tiene un ERP es que no tendríamos que esperar dos días para saber las ventas de hoy hasta que alguien unifique datos porque el propio sistema al registrar las ventas, ese dato está disponible para los distintos niveles de la organización.
- Optimizar los procesos empresariales: la comunicación de la información entre los distintos departamentos de la empresa se hace muy tediosa y complicada en muchas ocasiones. Con el ERP esto no sucede, ya que la información entre los departamentos se agiliza gracias a un software de gestión empresarial.
- Sistema modular: todas las empresas no tienen la misma casuística ni la misma problemática en cuanto a la complejidad de sus procesos de negocio. En Dynamics NAV, por ejemplo, se definen dos niveles de funcionalidad: Starter y Extended.
- Sistema configurable: el ERP puede configurarse de tal forma que nos sirva para gestionar un almacén básico o un almacén avanzado con mayores necesidades de transacciones en cada una de las operaciones.
Microsoft Dynamics NAV
¿Qué aporta Microsoft Dynamics NAV teniendo en cuenta el resto de ERPs que existen actualmente en el mercado? Las principales características de Dynamics NAV es:
- Acceso a la información desde el cliente de PC, Tablet, móvil o navegador web. Esta característica es fundamental porque tienes la información de manera inmediata estés en la oficina o estés de viaje realizando unas ventas.
- Solución estándar implantada en miles de empresas. Es un software muy reconocido en el mercado nacional e internacional.
- Solución personalizable (Lenguaje de programación). Muchas de las empresas no requieren esta peculiaridad que incluye Dynamics NAV porque el estándar ya cubre muchas de sus necesidades. No hay que olvidar que el objetivo de la implantación de un ERP es que la empresa se adapte a los procesos de negocio que ya cubre el software de gestión.
No consiste en realizar desarrollos a medida, sino en adaptar los procesos de negocio de una determinada empresa a los procesos de negocio que ya funcionan en miles de empresas.
También es cierto que siempre hay algunos pequeños ajustes que hay que realizar en algunas empresas, a nivel de formatos comerciales, etc. Esto también lo permite Dynamics NAV.
Apariencia de todos los departamentos que están incluidos dentro de Dynamics NAV
Roll Center de Microsoft Dynamics NAV, perfil de usuario: administrador empresarial
Microsoft Dynamics NAV 2017
- Sistema integrado en Microsoft Outlook tanto en versión de escritorio como online. A partir de la recepción de un correo electrónico, tengo un acceso directo a la información de dicho contacto en mi ERP.
- Sistema con diseño de informes personalizables desde Microsoft Word. Desde la propia aplicación Dynamics NAV se tiene la opción de mostrar, abrir y editar ciertos informes en Microsoft Word.
Modelos de licenciamiento: funcionalidad e infraestructuras
En Dynamics NAV hay dos tipos de licenciamiento:
- Perpetual: la licencia es propiedad de la compañía que la adquiere.
- Subscription: la compañía paga una suscripción por el uso que hace.
Dentro de esta casuística, si la licencia es en propiedad (Perpetual) se puede contratar tanto el paquete Starter como el Extended. El primero está orientado a empresas financieras o de distribución, que compran y venden productos, utilizan un almacén sencillo, o utilizan el módulo de proyectos, pero sin vincular funcionalidades desarrolladas con sistemas de producción avanzado o de almacén avanzado.
Además, existe la posibilidad de elegir entre usuarios completos (que tienen acceso a todas las áreas funcionales) o limitados (solo se tiene acceso a una parte del ERP). Este último tipo de usuario estaría destinado para aquellos que solo leen información. Es decir, aquello que quieren consultar información o que quieren hacer transacciones muy simples dentro de la aplicación.
Por otro lado, el ERP se puede tener dentro de la propia infraestructura de la empresa o en la nube (Azure en Microsoft)
El modelo Subscription o pago por uso es similar al Perpetual. Por un lado, se tienen los usuarios estándar, es decir, aquellos que tienen la funcionalidad incluida en el Starter Pack; los usuarios Extended cuya funcionalidad está incluida en el modelo Extended Pack; y, finalmente, los usuarios limitados.
Starter Pack
Ofrece funcionalidades esenciales de gestión financiera, distribución y servicios profesionales. La funcionalidad incluida en el Starter Pack está pensada para ayudar a los clientes a:
- Controlar y conocer su estado financiero.
- Comprar y vender materias primas y mercancías.
- Pagar y gestionar a sus empleados.
- Administrar sus ventas y facturación.
- Gestionar sus relaciones con los clientes y proveedores (CRM) y ofrecer la máxima calidad de servicio y soporte
Extended Pack
Aquellas empresas que necesiten funcionalidades más avanzadas pueden contratar este Extended Pack, que es opcional y aditivo. Permite integrar otras funciones de mayor alcance como:
- Producción para la asistencia y control del entorno de fabricación y producción de bienes y servicios
- Almacén para gestionar y apoyar las operaciones de almacén.
Cabe destacar que el Starter Pack es requisito previo para el Extended Pack. Aquí te dejamos una pequeña introducción del seminario online ‘Gestiona tu empresa con Dynamics NAV (parte 1: visión global). Si quieres ver el vídeo completo puedes hacerlo aquí.
Gestiona tu empresa con Dynamics NAV (parte 2: ejemplos prácticos)
En el segundo de los seminarios online sobre Dynamics NAV te explicamos las configuraciones iniciales necesarias para realizar un circuito básico de compras y de ventas. También presentamos la forma de integrar ambos circuitos para poder tener una visión más completa del ERP.
¿Cuáles son estas configuraciones iniciales?
- Datos de la empresa.
- Datos maestros de contabilidad. Plan de cuentas
- Datos maestros de gestión. Son los datos que necesita la empresa para poder empezar a trabajar. En este caso, serían clientes, proveedores, productos, bancos y activos fijos.
¿Cómo relacionar las dos partes, es decir, la financiera y la parte de gestión? Gracias a las tablas maestras llamadas grupos contables (de negocio, de producto y de registro general). Aquí te dejamos una pequeña introducción del seminario online ‘Gestiona tu empresa con Dynamics NAV (parte 2: ejemplos prácticos). Si quieres ver el vídeo completo también puedes hacerlo aquí.
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