Dynamics NAV 2017: Novedades destacadas
Hace apenas unos días Microsoft anunciaba la llegada inmediata del nuevo Microsoft Dynamics NAV 2017. La fecha oficial es dentro de, exactamente, dos semanas. El próximo lunes 24 de octubre tendremos entre nosotros la nueva versión de Dynamics NAV. Una versión mejorada del ERP Microsoft Navision, que en España estará disponible a través de Aitana.
Desde Microsoft ya nos han adelantado las nuevas funcionalidades del ERP, y nosotros queremos compartirlas con todos nuestros lectores. Entre todas ellas, destacan:
- Una mejora de los documentos entrantes con el apoyo de OCR para las líneas del documento, filtrado y demás características.
- Ya es posible personalizar las categorías. También es destacable el que se permita introducir atributos en los elementos que permita hacer las búsquedas mucho más sencillas entre los archivos.
- Microsoft Dynamics NAV 2017 permitirá además cancelar las facturas de ventas y de compras, editarlas y modificarlas, así como las notas de crédito.
- En cuanto a las mejoras funcionales, destaca la creación de categorías de cuentas, la reconciliación, el poder crear diferentes puestos de trabajo, señalar activos fijos o los llamativos informes financieros, que en principio solo estarán disponibles en Estados Unidos.
Todo esto, teniendo en cuenta que la instalación del CRM es mucho más sencilla y cuenta con unas características mejoradas de dicha operación.
Pero sin duda, lo más destacado de Microsoft Dynamics NAV 2017 es la mayor integración con Microsoft Office 365. En especial, la interacción entre el correo de Outlook, el calendario y el ERP.
Por último, y antes de pasar a describir las características de una manera más extensa, se debe señalar la mejora de la capacidad de las extensiones. Los usuarios podrán encontrar muchas nuevas, que les permitirán aumentar las funcionalidades del ERP.
Las novedades anunciadas de Microsoft Dynamics NAV 2017
Aunque aún quedarían bastantes por señalar, desde Microsoft, en su página oficial, han anunciado un buen número de novedades para la nueva versión del ERP.
Mejoras de los documentos que se introducen en la plataforma
Los usuarios de Microsoft Dynamics NAV demandaban mejoras a la hora de poder trabajar con los documentos que subían a la plataforma, y la empresa se ha puesto manos a la obra. Anuncian muchos cambios en esta área, entre los que destacan:
- Con Microsoft Dynamics NAV 2017 se pueden filtrar los documentos que se publican y así se facilitan las búsquedas entre los archivos que están en la plataforma. El usuario puede elegir entre ver todos los documentos o, si lo prefiere, asignar filtros y así encontrar de una manera más rápida el documento concreto que desea consultar.
- El OCR mejora y así se realiza un apoyo en las líneas de documentos. Gracias al potente procesador de archivos, ahora es posible crear facturas y otros documentos, además de extraer detalles concretos de las mismas, tales como el cliente, el coste o el concepto. Además, el nuevo OCR también permite la creación de las facturas multilínea, algo que los usuarios echaban en falta en las anteriores versiones de Microsoft Navision.
- Gracias a la validación visual, aquellos que usen Microsoft Dynamics NAV 2017 podrán corregir de manera sencilla los errores de OCR, evitando tener que repetir los documentos resultantes. Así mismo, la personalización del servicio ofrece la posibilidad de evitar los errores futuros en otros documentos.
- Siguiendo con la validación visual, otra característica reseñable de Microsoft Dynamics NAV 2017 en cuanto a los documentos entrantes es la de que se puede validar y vincular cada línea extraída de un documento con el registro de documentos: así se valida el resultado del reconocimiento a la vez que se puede activar el servicio de corrección.
- Además, con esta versión del ERP la validación de los documentos OCR podrá ser controlada.
Mejoras en los artículos de inventario
Y es que desde Microsoft han pensado en que el mejor tratamiento de los artículos de inventario supondría una optimización del rendimiento de su ERP.
- Los atributos de los artículos son una novedad de Microsoft Dynamics NAV 2017. Los usuarios podrán, a partir de ahora, añadir atributos a todos los artículos que tengan en su inventario. De esta manera, se hace mucho más sencilla la búsqueda de productos concretos dentro de la plataforma de ERP.
La definición de los tipos de atributos es totalmente personalizable, y se podrán definir clases prácticamente de manera ilimitada para asociarlas al producto que se está editando, como los colores, los países dónde se han fabricado los productos, el tamaño de cada uno de ellos y sus dimensiones.
- En el mismo sentido, Microsoft Dynamics NAV 2017 permite una mejor clasificación de los artículos, ya que se crearán jerarquías de categorías a las que se podrán asignar atributos de elementos. Por tanto, los usuarios podrán visualizar los artículos según los mismos atributos, y también se hace más rápido el asignar atributos comunes a elementos similares. Otra ventaja de ello es que la navegación entre artículos relacionados, así como el filtrado de los mismos es mucho más sencilla, puesto que estará basada en una única categoría.
Mejoras significativas en los documentos de compra y venta
Las facturas y demás documentos de venta ya pueden ser editados con Microsoft Dynamics NAV 2017.
- Los usuarios pueden corregir y cancelar facturas de compra y venta que están archivadas en los históricos, así como crear abonos correctivos desde las mismas.
- Cada vez que sea publicada una factura, esta mostrará un número de seguimiento (el que le corresponda) y un código de agente que le será asignado de manera automática y por defecto.
- Aparecen las nuevas categorías de cuenta para el plan de cuentas. Además de las categorías, se han introducido subcategorías en el libro de cuentas. Así, es más fácil que el sistema ERP se adapte a las necesidades financieras concretas de cada empresa u organización, y también se puede personalizar la presentación de informes de la manera que se crea más conveniente.
- La conciliación de pagos también incluye mejoras en Microsoft Dynamics NAV 2017, en concreto dos. Por un lado, ahora se muestran los totales de las operaciones y pagos pendientes, y de esta manera ya es posible consultar los documentos a los que no se han aplicado las conciliaciones, facilitando el trabajo de los responsables financieros y administrativos de las empresas.
La segunda mejora consiste en que Microsoft Dynamics NAV 2017 permite que el usuario elija entre incluir los pagos que tenga pendientes y toda la información relativa a las transacciones que aún no se hayan resuelto en el informe de conciliación de pagos.
Funcionalidades mejoradas del Administrador de Gestión de Proyectos
En el centro de funciones de Administrador de Gestión de Proyectos también se ha trabajado para ofrecer un mejor servicio y experiencia a los usuarios de Microsoft Dynamics NAV 2017.
- Ahora los usuarios pueden conocer quién tiene asignada una tarea, cuáles están finalizadas, y en su caso, el estado de las mismas gracias a un nuevo campo que ha sido añadido a esta área del ERP de Microsoft.
- Todos los usuarios asignados tendrán un acceso rápido al creador de facturas, lo que supone una optimización del rendimiento de los trabajadores, así como de la gestión de las empresas.
- Microsoft Dynamics NAV 2017 permite un mejor control de los costes del trabajo, ya que todos los usuarios asignados al mismo podrán visualizarlos de manera rápida.
- Los términos del contrato pueden ser modificados a través de una plantilla de Microsoft Word, según los cambios que se hayan señalado, o los de los cambios de los costes del trabajo, y después, enviar este documento modificado directamente al cliente a través del correo electrónico.
- Para los activos fijos se ofrece la posibilidad de configurarlos de manera estándar. Además en Microsoft Dynamics NAV 2017 también se pueden modificar para adecuarlos a la realidad presente de la empresa, así como registrar o crear entradas de manera automática.
Más funcionalidades
- La configuración para el uso de Dynamics CRM integrado con Dynamics NAV es mucho más sencilla. Y es que Microsoft Dynamics NAV 2017 incluye lo que se ha llamado gestión de oportunidades y gestión básica de relaciones con los clientes. También se ha simplificado la gestión de oportunidades en el módulo de CRM de Dynamics NAV.
- En este sentido, si el usuario necesita una configuración más específica de esta integración, es posible establecer una conexión completa con el software de Dynamics CRM. Así, se podrá beneficiar de las ampliadas capacidades del mismo con una sencilla configuración.
- El sistema de notificaciones es mucho más completo e inteligente en Microsoft Dynamics NAV 2017. Esto permite la optimización del rendimiento del trabajo: por ejemplo si se va a crear una factura para un cliente que ya tiene el saldo vencido, el sistema avisará de esta circunstancia. También es muy útil cuándo se supere el límite de crédito que se ha especificado para un cliente en concreto.
- Cuando se quiera mejorar o personalizar el sistema, se puede contar con extensiones. De esta manera, se evita el tener que desarrollar un código personalizado, ahorrando tiempo de desarrollo y los costes para la empresa que esto lleva aparejado.
Hay también una funcionalidad nueva que cabe destacar, a pesar de que solo estará disponible en la versión que utilizan en Estados Unidos de Microsoft Dynamics NAV 2017, y que son los informes financieros. En esta versión, se añaden informes predefinidos para ser utilizados por la Gerencia de Negocios, así como los diferentes Centros de funciones contables, y así optimizar su rendimiento y poder tomar decisiones en base a ello de manera más rápida y segura.
La integración con Office 365. Mayor rendimiento del trabajo
Se destaca esta posibilidad de Microsoft Dynamics NAV 2017 por todo lo que ello supone, sobre todo en optimización de los rendimientos del trabajo, y de la mejor integración de todas las herramientas de Microsoft.
La integración del ERP con Office 365 es un área que los profesionales y los usuarios han aplaudido en las primeras impresiones del NAV 2017.
Y es que ahora el sistema incluye un complemento gracias al cual se puede facturar a los clientes a partir de la base de entradas que están registradas en el calendario de Outlook: simplemente, y a partir de una cita de dicho calendario, se abrirá una pestaña de Dynamics NAV donde aparecerá toda la información relativa al cliente asociado a esa cita. A partir de ahí el usuario puede trabajar en ello, creando la factura por los servicios prestados, enviándola directamente o modificando los archivos que el correo electrónico tenga adjuntos.
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